Lean Recruiting – wie Sie den perfekten Mitarbeiter in nur 3 Wochen finden.

Stellen zu besetzen bedeutet immer enormen Aufwand: Viele – mitunter mehrere 100 Bewerbungen wollen gesichtet, bewertet, sortiert und bearbeitet werden. Recruiting-Entscheidungen müssen getroffen, Absagen versandt und Interviews vereinbart werden. Das nimmt sehr viel Manpower in Anspruch. Letztlich wird nur die Qualität der Bewerbung, nicht aber die Qualitäten der Sich-Bewerbenden geprüft. Für effizientes und zeitgemäßes Recruiting empfiehlt es sich, den Prozess der Personalbeschaffung durch eine Recruiting-Software unterstützen zu lassen. Dies spart sehr viel Zeit, Aufwand und Kosten. Jedoch: Das Angebot an Recruiting-Tools ist unüberschaubar.
Im Artikel „Wie Sie das passende Recruiting-Tool finden“ haben wir uns ausführlich damit beschäftigt, welche Ansprüche Recruiting-Tools erfüllen sollten: Ein optimales Tool ist sowohl in der Lage, administrative, sowie diagnostische Aufgaben zu erledigen. Das heißt, es übernimmt das Bewerbermanagement; kann also die Bewerbungen sowohl verwalten, sortieren und beantworten, als auch eine Analyse des Bewerber- Potentials und ein Ranking erstellen. Wir haben eine große Anzahl von Tools, die bei der Personalbeschaffung unterstützen auf ihre Tauglichkeit geprüft. Das Ergebnis: Das breiteste Leistungsspektrum bei hoher Qualität bietet Lean Recruiting. Auf die Arbeitsweise dieser smarten Software wollen wir in diesem Artikel eingehen.

In 14 Minuten zum optimalen Mitarbeiter

Ein ideales Szenario für einen Recruiting- Prozess könnte so aussehen: Auf Ihre Stellenausschreibung erhalten Sie 76 Bewerbungen. Sie verwenden 14 Minuten auf deren Bearbeitung und haben sodann ein Ranking der 5 besten Kandidaten. Alle weniger passenden Bewerber haben respektvolle Absagen erhalten – und Sie haben für jedes der 5 Interviews einen individuellen Gesprächsleitfaden in der Hand. Klingt unwahrscheinlich? Ist es aber nicht. So hat sich der Recruiting-Prozess einer unserer Kunden mit Unterstützung von Lean Recruiting gestaltet. Es ist nicht die einzige Erfolgsgeschichte: Einer unserer Kunden schaffte es in nur 3 Wochen von der Annoncenschaltung zum unterschriebenen Arbeitsvertrag. Und auch wir, das berliner team haben intern damit die perfekte Schwangerschafts-Vertretung für unser Backoffice gefunden – aus 72 Bewerbungen gingen 3 gehaltvolle Job-Interviews hervor. Wir mussten uns lediglich alle 2 Tage für 5 Minuten mit dem Bewerbungsprozess beschäftigen und konnten nach einem Monat die Stelle besetzen.
Wie also arbeitet dieses Tool?

So funktioniert Lean Recruiting – Der Prozess in 7 Schritten:

Anhand verschiedener Recruiting-Prozesse unseres Kunden EagleBurgmann Espey illustrieren wir die Arbeitsweise des Tools.

Vorbereitung

Bevor der Recruiting-Prozess startet, sind folgende Vorbereitungen zu treffen:
Die Voraussetzungen, die Bewerber mitbringen sollten, müssen definiert und eingegeben werden.
Die Annonce – der sogenannte „Verstärkungswunsch“ – wird verfasst. Der Unterschied zur herkömmlichen Stellenanzeige ist groß: Der Verstärkungswunsch spricht auf attraktive Weise die Zielpersonen an, hier ist Raum für Employer Branding. Diese Art des Personalmarketing zielt darauf ab, möglichst viele Kandidaten in den Prozess zu schleusen.

1. Jobinserat 3.0 / Verstärkungswunsch kommunizieren

Auf der Firmen-Webseite erscheint die interaktive Stellenanzeige, der Verstärkungswunsch der zukünftigen Kollegen. Hier bekommen Bewerber zuerst Informationen zu Stelle und Unternehmen, um dann online den Recruiting-Prozess zu beginnen. Auf relevanten Plattformen im Netz wird auf den Verstärkungswunsch hingewiesen, einige potentiell interessante Bewerber werden z.B. über Xing direkt angeschrieben. Auch hier liegt der Fokus darauf, eine große Anzahl von Bewerbungen zu erhalten. Die Mehrarbeit übernimmt Lean Recruiting!

2. Filter A) Elektronisches Interview prüft Grundvoraussetzungen

Die Bewerber starten den Prozess mit einem Klick auf den Link. Im ersten Schritt prüft Lean Recruiting Grundvoraussetzungen wie zum Beispiel erforderliche Ausbildungen, Studium, Erfahrungen fachliche Expertise sowie Mobilität. Bereits hier werden ca. 50 % der Bewerbungen aussortiert:
Ein elektronisches Interview stellt Fragen, die mit dem Kandidaten prüfen, ob sich dessen Grundvoraussetzungen mit denen der Stelle decken – zügig, fundiert und ohne Aufwand,
Etwa 30 % brechen den Prozess von selbst ab, weitere 20 % bringen die wichtigsten Voraussetzungen nicht mit. Das Bewerbermanagement des Systems bedankt sich respektvoll, und wünscht viel Erfolg an anderer Stelle.

3. Filter B) Potenzialprüfung und Ranking der Bewerber

Direkt im Anschluss durchlaufen die verbliebenen 50 % eine fundierte Potenzial-Analyse – de facto ein empirisch basiertes Bench-Marking mit den Besten. Für Bewerber, die eine ausreichende Menge der Fragen zu den Grundvoraussetzungen auf gewünschte Art beantwortet haben, geschieht das nahtlos. Mogeln klappt hier nicht: Lean Recruiting prüft die Realitätsferne / Glaubwürdigkeit der gemachten Aussagen.
Als Ergebnis erhält das Unternehmen ein Ranking der Bewerber:
Nach Qualität der Grundvoraussetzungen und auf Basis einer Potenzialeinschätzung von A+ bis E.

Die Rückmeldungen

auf diese Art des Sich-Bewerbens sind interessiert bis begeistert.
Hier die Reaktion eines Bewerbers:

4. Filter C) Potential-Analyse / Recruiter Fragebogen

Auf Basis des Rankings wird der Personaler erstmals aktiv.
Nachdem als nach Grundkompetenzen schon gefiltert worden war, hat er die Auswahl, nachdem nun im nächsten Schritt zusätzlich nach Potenzial gefiltert wurde.

5. Einladung zum persönlichen Gespräch

Noch 5 % der Sich-Bewerbenden sind nun noch aktiv in der Auswahl. Ihre Analyse- Ergebnisse und Unterlagen werden ausgewertet. Lean Recruiting schlägt besonders geeignete Kandidaten oder Kandidatinnen vor. Nach Sichtung der vorliegenden detaillierten Resultate zu Grundvoraussetzungen und Potenzial entscheidet HR, wer eingeladen wird, sich zu einem kurzen Telefonat für eine Terminvereinbarung zu melden.
Der Personaler entscheidet, die Kommunikation erfolgt dazu automatisch aus dem System heraus,
Es folgt das Telefonat. Die erfolgversprechendsten Personen werden zum persönlichen Gespräch eingeladen, das mehr dem gegenseitigen Kennenlernen dient, als dass es den Charme eines hochnotpeinlichen Interviews hat.

6. Gesprächsleitfaden

Lean Recruiting stellt Ihnen für das Bewerbungsgespräch neben dem Profil des Bewerbers und der Auflistung seiner/ihrer Grundvoraussetzungen einen individuellen Gesprächsleitfaden mit Fragen zur Verfügung, die sich auf gemachte Angaben beziehen oder diese vertiefen. Auf diese Weise ist der Interviewende bestens für das Gespräch gerüstet. Hier ein Beispiel:

7. Bewerbungsgespräch/ First Date

Im Bewerbungsgespräch geht es nur noch darum heraus zu finden, ob die Chemie stimmt. In lockerer Atmosphäre findet ein Kennenlernen statt. Der Vorgesetzte / HR erzählt von Unternehmen und Erwartungen an den Bewerber, der Bewerber spricht über seine Erfahrungen und seinen Veränderungswunsch. Passt das – so gibt es eine Führung durch den Betrieb, bei dem Kontakt mit den Mitarbeitern aufgenommen werden kann und soll.

Beispiel-Ablauf eines Recruiting-Prozesses im Hause Espey:

09.06. Der Verstärkungswunsch wird veröffentlicht.
11.06. 150 Potentielle Kandidaten werden per Xing angeschrieben.
18.06. Es erfüllen 57 Personen die Grundvoraussetzungen.
01.07. 5 Telefonate finden statt.
07.07. Das entscheidende Bewerbungsgespräch wird geführt.
01.08. Arbeitsbeginn für den neuen Mitarbeiter

Warum wir finden, dass Lean Recruiting das beste Recruiting – Tool ist

• Eine gute Bewerbung macht noch keinen guten Mitarbeiter. – Lean Recruiting überprüft das tatsächliche Potential.
• Es minimiert deutlich die Antwortzeiten in denen Potenzialträger an anderer Stelle zusagen könnten.
• Durch die Zeitersparnis bleibt Ihren Mitarbeitern mehr Zeit für andere Arbeiten.
• Keine Bewerbungs- Gespräche mit nur mittelmäßig passenden Bewerbern.
• Dafür optimale Gesprächsvorbereitung bei minimaler Vorbereitungszeit – für Gespräche mit den besten Bewerbern.
• Die Verteilung der Zeit-Aufwände wird vom Kopf auf die Füße gestellt: Minimaler Zeitaufwand für Ungeeignete, 90% des Zeitaufwands wird auf die interessanten Kandidaten verwand – bei enormer Zeitersparnis.
• Personaler beschäftigen sich mit Menschen, anstatt mit der Bearbeitung von kunstvoll gestalteten Bewerbermappen oder den Massenmailings wenig qualifizierter Bewerber.
• Weniger Fehl-Besetzungen – dadurch hohe Kostenersparnis.
• Holt selbstständig fehlende Unterlagen ein und erledigt Korrespondenzen.
• Erfüllt alle Anforderungen an Admin- Tools UND an Diagnose- Tools. (Siehe Artikel „Wie Sie das passende Recruiting Tool finden“)

Sie interessieren sich für Recruiting-Tools und Lean Recruiting oder suchen Unterstützung bei der Suche nach dem perfekten Mitarbeiter? Dann sprechen Sie uns an – wir freuen uns!

Hier ein Video wie Recruiting mit einem guten Tool aussehen kann: