Recruiting-Tools: Wie Sie das passende Werkzeug finden

Sicher kennen Sie das Problem:
Sie suchen einen neuen Mitarbeiter. Sie haben annonciert. Unzählige Bewerbungen gehen bei Ihnen ein. Die einen kommen per Post, die anderen per Mail und so mancher bewirbt sich über Ihre Webseite. Schön, dass so viele Menschen Interesse an der Zusammenarbeit mit Ihnen haben. Wie jedoch unter hunderten Bewerbern den passenden Mitarbeiter heraus fischen? Dieser verbirgt sich hinter einer Bewerbung. Und diese Bewerbung verbirgt sich unter hunderten anderer Bewerbungen. Jede Bewerbung will geöffnet, gelesen und beurteilt werden. Ein Berg von Arbeit türmt sich vor Ihnen auf.
Will man die Bewerbungen lediglich überfliegen und höchstens 2 Minuten pro Bewerbung aufwenden, so braucht man pro 100 Bewerbungen einen halben Tag. – Und das nur für eine erste Übersicht. Sie wissen schon von vorne herein, dass gut 50% der Sich- Bewerbenden nicht die fachlichen Qualifikationen für die Stelle mitbringen. Auch sie verbergen sich hinter Bewerbungen, die wir erst öffnen und bearbeiten müssen. Vertane Zeit. Zudem gibt eine Bewerbung am ehesten Auskunft darüber, ob der Bewerber oder jemand in seinem Umfeld schöne Bewerbungen verfassen kann; nicht aber ob er oder sie tatsächlich zur vakanten Stelle passt. Übrigens kann man heute schon für ca. 50 Euro einen sehr professionellen CV erwerben, ohne die entsprechenden Fähigkeiten zu besitzen.

Was hilft hier? – Das richtige Recruiting-Tool und ein guter Prozess.

Wäre es nicht schön, ein Tool zu haben, das das tatsächliche Potential eines Bewerbers erkennt? Und das den Wust an Bewerbungen selbstständig durchsortiert – ja, unpassende Bewerbungen sogar ausfiltern kann, ohne dass Sie eine einzige Bewerbung in die Hand nehmen müssen? Und das dabei sowohl auf fachliche Qualifikationen als auch auf Soft Skills prüft?
Gute Nachrichten! Es gibt eine große Fülle von Recruiting Tools am Markt und einige wenige können sogar das. Allerdings es ist nicht leicht, im Dschungel der Tools das Richtige zu finden und den Recruiting Prozess gut aufzusetzen. Denn was alle Tool- Anbieter gemein haben: Sie versprechen die optimale Unterstützung im Recruiting. Ansonsten könnten sie in Qualität und Leistungsumfang unterschiedlicher nicht sein. Für eine erste Orientierung lassen sich die Tools in drei Schwerpunktgruppen unterteilen: Es gibt Plattform-Tools, Administrations-Tools und Diagnostik-Tools. Auf die Besonderheiten jedes Schwerpunktes werden wir hier eingehen.

>> Lesen Sie hier:
Unternehmenswachstum: Erkennen Sie rechtzeitig, dass Sie handeln sollten.

• Plattform- Tools

  Hier ist das Recruiting-Tool eingebettet in eine umfangreiche Lösung, die oft auch Funktionen wie Personalverwaltung, Entlohnung, Wissensmanagement, Talentmanagement und Onboarding Prozesse beinhaltet. Die Funktionspalette ist sehr umfangreich, ähnlich umfangreich ist natürlich auch der Preis. Wenn Sie ein Plattform-Tool verwenden möchten, so sind Sie mit dem Tool von IBM Kenexa für die Unterstützung Ihres Recruitings mit Sicherheit am besten aufgestellt. Es lässt sich auch gut mit dem Talent Management von SAP kombinieren. Ebenfalls zu nennen ist das Rexx System, das in Verbindung mit Cut-e Diagnostik ein breites Angebot an Funktionen hat.

• Administrations-Tools

  Die meisten Unternehmen verfügen über Administrations-Tools: Die Bewerber bewerben sich über ein Eingabetool auf der Webseite. Auf diese Weise lassen sich sämtliche Bewerbungen gut nach dem selben System verwalten. Das Tool sorgt dafür, dass alle benötigten Inhalte eingegeben werden und dass die Bewerbungen nicht in verschiedenen Medien – z.B. E-mail und Papier – eingehen. Es sortiert die gemachten Angaben – ungeprüft – nach fachlichen Gesichtspunkten. Sämtliche Tools haben eine automatisierte Korrespondenz, die Eingangsbestätigungen, Einladungen oder auch Absagen versendet. Einige Administrations-Tools prüfen, ob der Bewerber die Grundvorraussetzungen mitbringt und schicken gegebenenfalls direkt eine Absage. Nur wenige Tools bieten eine zusätzliche Potential-Analyse mit einem Potential-Ranking an. Trotz guter Vorarbeit und Systematisierung bleibt einem meist also dennoch nicht erspart viele Bewerbungen durch zu arbeiten und zu entscheiden, ob man einen Bewerber für geeignet hält und ihn einladen möchte.

• Diagnostik- Tools

  Hierbei handelt es sich um Tools, die für Potenzialdiagnosen gestaltet wurden: Mittels eines Fragebogens wird das Potential der Bewerber ermittelt. Je nach Qualität des Tools kommen dabei repräsentative Ergebnisse heraus. Ein Beispiel hierfür ist das PEP 360 ° – ein wirtschaftspsychologisch fundiertes Diagnostik-Tool, das Arbeits- und Leistungsstil sowie Führungs- und Teamverhalten analysiert. In den meisten Fällen erhält man zwar eine Auskunft über das Potential der Bewerber, wird jedoch nicht durch ein Administrations-Tool im Bewerbermanagement-Prozess unterstützt. Das heißt auch hier müssen Sie sich durch Bewerbungen durcharbeiten.

 

>>> Lesen Sie hier:
Das Geheimnis disruptiver Technologien. Was erfolgreiche Unternehmen anders machen.

8 Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie das Recruiting-Tool für Ihren Bewerbermanagement-Prozess auswählen.

Es gibt Tools, die sehr hohen Ansprüchen gerecht werden und sämtliche Anforderungen erfüllen. Um diese zu finden, lohnt es sich die folgenden Punkte abzufragen.

1. Unterstützt es der Prozess, Bewerber zu finden, die bis zu diesem Zeitpunkt noch gar keine Bewerbung erwogen haben?

Im Durchschnitt sind 20 % der Mitarbeiter eines Unternehmens mit ihrem Job unzufrieden und würden wechseln, wenn sie eine Gelegenheit hätten. Die meisten von ihnen sind noch keine Bewerbungsaktivitäten angegangen, würden aber aktiv werden, wenn man sie anspräche. Im Recruiting-Prozess von Lean Recruiting gibt es die Möglichkeit nach solchen potentiellen Bewerbern suchen zu lassen.

2. Prüft das Tool die Grundvoraussetzungen ab?

Idealerweise prüft ein Tool zu Beginn des Bewerbungsprozesses, ob ein Bewerber die Grundvorraussetzungen erfüllt. Das kann die nötige Berufserfahrung sein oder die Bereitschaft an einem bestimmten Standort zu arbeiten. Sind diese Vorraussetzungen nicht gegeben, so gelangt der Bewerber nicht zum nächsten Bewerbungsschritt. Durch direktes Abfragen merken viele Bewerber auch von selbst, dass sie für die Stelle nicht geeignet sind und brechen den Bewerbungsprozess ab.

3. Werden die Daten gesammelt und sortiert ?

Bei Administrations-Tools ist das immer der Fall, denn das ist deren Grundfunktion. Jedoch kann man nicht mit jedem Diagnose-Tool die Bewerberdaten auch sortieren, sondern muss oft händisch vorgehen.

4. Gibt es ein Ranking der Bewerber?

Das Ranking ist die wesentliche Voraussetzung für Zeitersparnis: Wenn ein Recruiter nicht jede Bewerbung durchgehen muss, sondern mittels eines Rankings die besten Bewerber einladen kann bis die Stelle besetzt ist, spart er enorm viel Zeit. Mit hunderten wenig oder gar nicht passenden Bewerbungen braucht er sich nicht beschäftigen. Wichtig ist es hier, dass das gewünschte Tool das Ranking auf Basis von sehr objektiven, klaren Kriterien vornimmt. Dies ist unter anderem auch deshalb entscheidend, um einer Klage wegen Benachteiligung vorzubeugen.

 

5. Ist eine automatisierte Korrespondenz enthalten?

Übernimmt das Tool den Schriftverkehr mit den Bewerbern, so ist abermals viel Zeit gespart, denn es fallen enorm viele Schreiben an. Das perfekte Tool bedankt sich für die Bewerbung, sendet freundliche Absagen im Falle der Nichterfüllung der Grundvorraussetzungen, es lädt zu den nächsten Schritten des Recruiting-Prozesses ein, bedankt sich für deren Absolvierung und hakt nach, falls noch Unterlagen fehlen, per Mail und per SMS.

6. Liefert es fundierte Potentialdiagnostik als Grundlage für Ihre Entscheidung?

Ein heikles Thema! Viele Anbieter bieten unter dem Stichwort „Recruiting-Tools“ Instrumente zur Potentialanalyse, obwohl diese keine Prozess- Unterstützung, sondern lediglich einen Online-Fragebogen mit Auswertung bieten. Es lohnt sich genau hinzuschauen. Prüfen Sie, ob die Potentialanalyse statistisch untermauert ist! Basiert die Empfehlung auf empirischen Erkenntnissen oder ist sie anhand eines theoretischen Modells „ausgedacht“? Bevorzugen Sie Tools die auf Grund von Beobachtungen und Evaluation entstanden sind!

7. Lässt sich die Potentialdiagnostik austricksen?

Was bringen die Fragebögen der Potentialanalyse, wenn der Bewerber von vornherein absehen kann, welche Antwort der potentielle Arbeitgeber wohl hören möchte? Nichts. Zumindest keine verlässlichen Daten zum realen Potential des Bewerbers. Leider gibt es viele Tools am Markt, die darauf bauen, das der Bewerber ehrlich antwortet, was – Sie ahnen es – durchaus nicht immer der Fall ist. Beim Antworten sollte nicht ersichtlich sein, welches die „richtige“ Antwort ist. Ein gutes Tool checkt die Antworten mehrfach gegen, so dass der Recruiter die Realitätsnähe der gemachten Angaben einschätzen kann.

8. Ist ein individueller Interviewleitfaden für das Bewerbungsgespräch enthalten?

Gute Tools geben auf Basis der ermittelten Daten einen Interviewleitfaden heraus. So bleibt die Vorbereitungszeit für das Gespräch minimal: 10 Minuten sollten genügen. Gute Tools liefern für jeden Bewerber einen auf ihn zugeschnittenen Interviewleitfaden, der dem Gegenüber hilft, die richtigen Fragen zu stellen.

Unser Fazit:

Nach sorgfältiger Prüfung vieler Recruiting-Tools am Markt, gelangten wir zu der Entscheidung, dass „Lean Recruiting“ das beste Werkzeug ist, da es sämtliche Anforderungen in hoher Qualität erfüllt: Jede der 8 Fragen konnte mit einem klaren Ja beantwortet werden! „Lean Recruiting“ lässt keine Wünsche offen.
Einer unserer Kunden suchte mit „Lean Recruiting“ einen neuen Mitarbeiter für den Bereich Logistik. 39 Personen bewarben sich. Viele Bewerbungen wurden bereits beim Check Up auf die Grundvoraussetzungen aussortiert. Nach Abgleich mit dem Ranking wurde 9 Personen angeboten, den vollständigen Fragebogen zur Potenzialdiagnostik zu beantworten. Auf Basis dieser Ergebnisse fanden Gespräche mit 3 Personen statt. Am liebsten hätte man alle drei Personen eingstellt. Der gesamte Recruiting- Prozess – von der Annonce zum Vertag – war bereits in 3 Wochen komplett abgeschlossen. Statt täglich anderthalb Stunden, musste sich nur alle zwei Tage ca. 5 Minuten mit den Bewerbungen beschäftigt werden.

>>> Lesen sie Hier:
Wie Sie den besten Mitarbeiter in nur 3 Wochen finden.

Haben Sie Fragen? Wir beraten Sie gerne! Lassen Sie uns einen Termin ausmachen! Gerne organisieren wir auch einen HR-Workshop für Ihr HR-Team, bei dem Sie Ihre Bedürfnisse und Anforderungen mit den unterschiedlichen Tools matchen können.

Sie interessieren sich für Recruiting-Tools und Lean Recruiting? Dann sprechen Sie uns an – wir freuen uns!
Change und Talent Management: www.berlinerteam.de