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Change Management
Change Manager Definition & Tipps: Wie Sie Change erfolgreich führen!

Inhaltsverzeichnis

Change Manager:

Definition, Hintergründe, Tipps

Wie Sie Change erfolgreich führen

 

Wie Sie Change managen

Change Manager – aber wie? Sie haben die Aufgabe eine Veränderung in Ihrem Unternehmen zu begleiten – als Change Manager, Projektleiter oder Mitarbeiter? Sie fragen sich, worauf Sie achten sollten? Wie Sie die Kollegen mitnehmen? Wie Sie dafür sorgen, dass der Veränderungsprozess möglichst gut und leicht durchläuft? Na, dann sind Sie richtig hier: In diesem Artikel geben wir Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie Ihre Transformation oder Ihren Change Prozess als Change Manager erfolgreich steuern.

 

Change ist überall – unsere VUCA- Welt

Changemanagement braucht es auf die ein oder andere Art in allen Lebensbereichen. Denn: Das Leben ist Veränderung! Da gibt es nun mal kein Entrinnen. Auch wenn wir uns häufig verzweifelt bemühen, die Dinge stabil zu halten – auf Dauer wird uns das nicht gelingen. Ob wir wollen oder nicht – Change ist überall: unsere Kinder werden erwachsen, unsere Stadt wandelt sich, unsere Umgebung verändert sich im Laufe der Zeit. Das können wir nicht verhindern; damit müssen wir umgehen können.
Ganz besonders trifft dies im unternehmerischen Kontext zu: Wie schnell verändern sich heute Gegebenheiten wie zum Beispiel die Technik, die Marktanforderungen oder die Wettbewerbssituation. Darauf müssen Unternehmen reagieren können – und zwar schnell! Denn wenn Sie nicht mithalten können, ergeht es Ihnen unter Umständen wie den ehemaligen Marktführern Nokia und Kodak. Diese hatten entscheidenden Wandel ignoriert und sind jetzt weg vom Fenster…

 

Permanenter Wandel

Es kommen allerdings nicht bloß ein oder zwei Changes auf Sie zu; Sie dürfen derzeit damit rechnen, sich dauerhaft mit Change auseinandersetzen zu müssen. Denn die Welt verändert sich permanent und dies tut sie immer schneller. Es gibt sogar einen eigenen Begriff für dieses Phänomen: VUCA . Das Englische Akronym VUCA bedeutet zu deutsch: Volatil, Ungewiss, Komplex, Mehrdeutig. Zusammengefasst bedeutet VUCA, dass sich ständig alles ändert und keine Voraussage möglich ist, was als nächstes passiert.
Lesen Sie dazu unseren ausführlichen Artikel VUCA: Change Management in unserer VUCA Welt – Die Erfolgsfaktoren
Das bedeutet, dass immer mehr Changes auf Sie und Ihr Unternehmen zukommen.
Die Fähigkeit als Change Manager zu agieren, also Veränderung zu führen und zu begleiten, ist somit eine der grundlegenden Anforderungen an eine Führungskraft.

 

Planung Change

 

Definition Change Manager – Welche Aufgaben hat ein Change Manager?

Ein Change Manager ist zunächst einmal die Person, die sich aktiv mit der anstehenden Veränderung im Unternehmen auseinandersetzt: Sie hat die Aufgabe die Transformationsprozesse zu planen, zu begleiten, zu überwachen und permanent zu optimieren. Sie steht Führungskräften und Top Management in Sachen Change und Organisationsentwicklung beratend zur Seite.
Der Change Manager überblickt den gesamten Veränderungsprozess, kann auch komplexe Situationen einschätzen und versteht es die Menschen im Unternehmen von Top Management bis zu den Mitarbeitern zu erreichen. Er gestaltet die Kommunikation im Change Prozess, so dass wichtige Informationen zum richtigen Zeitpunkt und auf bestmögliche Art kommuniziert werden. Wichtig ist, dass es ihm gelingt sämtliche Beteiligten zur Veränderung zu ermutigen.
Ihm stehen verschiedene Methoden des Change Management zur Verfügung, beispielsweise das  3 Phasen Modell von Kurt Lewin oder das  8 Phasen Modell nach John P. Kotter.
Bei Konflikten oder Krisen während eines Changes interveniert der Change Manager und ist in der Lage emphatisch, klar und lösungsorientiert zu kommunizieren und zu agieren. Er hält auch starkem Druck und emotional aufgeladenen Situationen stand.
Das Change Management kann ein interner oder externer Consultant übernehmen, oft werden auch Führungskräfte mit dem Veränderungsmanagement betraut.
Der Begriff Change Manager ist nicht geschützt, deshalb lohnt es sich bei der Wahl eines Change Managers dessen Berufserfahrung zu prüfen.

 

Change Manager in Kommunikation

Wozu braucht es Change Management?

Wir wissen: Wandel ist für Unternehmen existenziell wichtig. Doch Unternehmen bestehen aus Menschen. Und Menschen mögen Veränderungen meist leider nicht besonders gerne.
Das Altbewährte, Wohlvertraute steht hoch im Kurs. Wer kann schon wissen, was das Neue bringt? Und außerdem müsste man für Neues in Bewegung kommen… Da bleibt der Schuster lieber bei seinen Leisten.
Was nutzt also der gut durchdachte Change, wenn die Menschen, die ihn letztlich umsetzen müssen, nicht mitziehen?
Hier braucht es Change Management – das heißt eine Führung, die nicht einfach neue Gegebenheiten schafft, mit denen sich ihre Mitarbeiter dann Wohl oder Übel auseinander setzen müssen, sondern die ihren Mitarbeitern auch mental und psychologisch zur Seite zu steht. Denn werden Mitarbeiter von der Führung alleine gelassen, so ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass dauerhafte Widerstände entstehen und die Veränderung nicht wie gewollt stattfindet.

 

Was verstehen wir unter Change?

Changes in Unternehmen haben viele Gesichter: Eine Veränderung der kleineren Art könnte die Einführung eines neuen Programmes sein oder der Beschluss, dass bestimmte Tätigkeiten fürderhin outgesourct werden. Die Einführung eines neuen Prozesses oder einer agilen Methode wie Scrum verändern den Alltag Ihrer Mitarbeiter schon deutlich mehr.
Besonders herausfordernd ist ein größerer Change im Unternehmen – das kann ein Umstrukturierung der ganzen Organisation sein oder gar die Übernahme durch ein anderes Unternehmen, bei dem sich alles grundlegend ändert: das Logo, der Name, die Teams, die Führungskräfte.
Und je mehr sich ändert, desto mehr kann schief gehen…
Was also können Sie tun, um eine Veränderung in Ihrem Unternehmen zu begleiten und es Ihren Mitarbeitern leichter zu machen?

 

Video Change Management: Wie begeistere ich Mitarbeiter für einen Change?

In 4 Minuten erzählt Susanne Grätsch vom berliner team wie Sie es schaffen Ihr Team zu begeistern und mit auf die Reise in Richtung Change zu nehmen.

Die 8 Praxis-Tipps für Change Manager

Wir geben Ihnen hier Tipps an die Hand mit denen sich ein Wandel einfacher gestalten lässt.
Diese Tipps sind eine Kombination aus Hintergrundwissen, verschiedenen Theorienmodellen, die Sie in Lehrbüchern finden – und vor allem Erfahrungen aus unserer langjährigen Zeit als Change Manager, in der wir beobachtet haben, was gut funktioniert und womit es schneller und leichter geht.

Change Manager Tipp 1: Kommunizieren Sie die Veränderung glasklar – und das so früh wie möglich!

Halten Sie Informationen nicht zurück!

Im Laufe der Jahre sind uns viele Menschen begegnet, die in Veränderungsprozessen lange mit Informationen zurückgehalten haben. Das hat sich nie positiv auf den Veränderungsprozess ausgewirkt. Aber warum tun Menschen es dann?
Die Gründe liegen auf der Hand: die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass die Ankündigung einer Veränderung Unruhe und Probleme mit sich bringen wird, dass die Betroffenen nicht mögen werden, was sie hören und dass dadurch Konflikte entstehen. Zwar ist bei Veränderungen durchaus mit Konflikten zu rechnen, jedoch schützt das Zurückhalten von Informationen nicht vor Unruhe. Im Gegenteil: Verschweigen und Verschleppen verschlechtert die Situation. Irgendwann muss die Katze sowieso aus dem Sack.
Ein Beispiel ist der Kunden-Berater, der seinem Kunden lange Zeit vorenthält, dass sich dessen Rechnung erhöht. Natürlich ist mit Begeisterung seitens des Kunden kaum zu rechnen – jedoch wäre es für alle Beteiligten besser, diesen Umstand zeitig zu kommunizieren, denn je später der Kunde von seinem Glück erfährt, desto ungehaltener wird er vermutlich sein… Zu recht.

 

Kommunizieren Sie nicht bröckchenweise!

Wichtig ist es, dass Sie für Transparenz sorgen. Wenn Sie Informationen nur teilweise in die Welt setzen, dann ist dies ein überaus fruchtbarer Boden für Gerüchte.
Auch hier ein Beispiel: ein Unternehmer trägt sich mit der Absicht eine Abteilung zu verkaufen und outzusourcen. Die Geschäfte sind soweit in Sack und Tüten. Jedoch fürchtet der Unternehmer die Reaktionen von Mitarbeitern und Kunden. Um Konflikte zu vermeiden, verschließt er die Augen vor der Realität und kommuniziert lieber nur noch bröckchenweise. Mitarbeiter und Kunden werden im Unklaren darüber gelassen, dass die Veränderung bereits vor der Tür steht. Zwar wissen sie, dass „da was im Gange ist“ – was jedoch nun Phase ist weiß keiner so genau. Die Hoffnung, dass es doch beim Alten bleibt hält sich hartnäckig. Gerüchte und Vermutungen haben Konjunktur. Die Menschen sind verunsichert.

 

Change Manager keine Gerüchte klare Kommunikation

 

Kommunizieren Sie klar, wo die Veränderung im Moment steht!

Wir haben es eingangs schon erwähnt: Menschen mögen keine Veränderungen.
Sie neigen dazu, Veränderungen schlichtweg zu ignorieren. In dem Moment, in dem es nur den leichten Hauch einer Chance gibt, dass es beim Altbewährten bleiben könnte, tendieren Menschen dazu, daran auch festzuhalten – und zu glauben, dass es keine Veränderung geben wird. Typische Aussagen sind dann: „Ach, das wird schon nicht“ oder „Das wird mich nicht betreffen“ oder „Kann ich gar nicht glauben; das kann gar nicht sein.“
Diese Haltung ist natürlich nicht das, was einen Veränderungsprozess voran treibt. Vielmehr ist sie eine hervorragende Grundlage für eine Phase der schleichenden Verunsicherung. Ist es zu einer solchen gekommen, dann gieren die Betroffenen nach Informationen. Das was an Information fehlt wird kreativ hinzugedichtet und Gerüchte verbreiten sich. Diese verzögern die Arbeit; keiner geht mehr motiviert zu Werke. Die Mitarbeiter verwenden viel Energie auf Gerüchte und Vermutungen. In einer Verunsicherungsphase arbeiten die Menschen meist deutlich weniger effizient miteinander. Es entstehen Spannungen, es tauchen Konflikte auf.
Deshalb: Kommunizieren Sie klar, wo die Veränderung im Moment steht!

 

Ganz oder gar nicht: Kommunizieren Sie keine halben Sachen!

Es gibt natürlich auch Veränderungen, die aus rechtlichen Gründen noch nicht bekannt gegeben werden dürfen. In diesem Fall ist es enorm wichtig, dass gar nichts nach außen dringt und Sie die Information so gut wie möglich abgeschirmen.
Und was wenn doch?
Falls dennoch Gerüchte nach außen dringen sollten, dann klären Sie die Mitarbeiter auf. Wenn Sie versuchen zu vertuschen, was sowieso jeder weiß, lösen Sie damit nur noch negativere Gefühle bei ihren Mitarbeitern aus und machen sich obendrein unglaubwürdig.
Es ist durchaus legitim zu sagen, dass man im Moment noch nichts sagen kann. Wenn Sie den Mitarbeitern einen Termin nennen können, wann Informationen kommuniziert werden können, dann tun Sie das, das hilft den Menschen die unsichere Wartezeit zu überstehen.

 

Besprechung Change Management

 

Change Manager Tipp 2: Verändern Sie konsequent!

So sind wir Menschen nun mal: wenn wir die Möglichkeit haben zwischen Vertrautem und Neuem zu wählen, dann wählen wir den bequemeren Weg: unsere Routinen. Wir lieben unsere Komfortzone eben. Wenn wir die Möglichkeit haben uns in unserer Komfortzone zu bewegen, dann tun wir das auch. D.h. wir benutzen lieber das uns bekannte Computer-Programm und die bekannten Kommunikationswege, wir halten uns lieber an die bisherigen Regeln und lassen das Alte weiterhin leben. So allerdings hat das Neue keine Chance!
Auch wir im berliner team haben lange gebraucht, um unseren neuen Sharepoint zu akzeptieren. Bis zur letzten Minute haben wir an der alten Ablage festgehalten. Erst als die alte Ablage gelöscht und abgeschaltet wurde, haben wir damit begonnen uns mit dem neuen Sharepoint auseinander zu setzen. Und zwar zähneknirschend. Das kennt jeder von uns, es würde vermutlich den meisten von uns so ergehen. Erst nach einer Weile wurden auch die Vorteile für uns sichtbar und wir konnten das Tool annehmen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei einer Veränderung konsequent dafür sorgen, dass Alte unmöglich zu machen!

  • Sollten Sie aus betrieblichen Gründen eine Übergangsphase benötigen, dann halten Sie diese kurz und knapp.
  • Schaffen Sie Fakten und schneiden sie den alten Zopf so schnell wie möglich ab!
  • Sobald Sie die Änderung kommuniziert haben, geht es darum, das Alte möglichst schnell unmöglich zu machen!

 

Meeting Change Manager

 

Change Manager Tipp 3: Planen Sie Ihre Kommunikation aktiv!

Unterschätzen Sie den Kommunikationsaufwand nicht! Wenn Sie in Phasen der Veränderung zu wenig kommunizieren, dann leiten Sie die oben erwähnte Phase der Verunsicherung ein. Bedenken Sie: Gerüchte und Verunsicherung gehen immer einher mit negativen Emotionen. Und diese wiederum lähmen die Produktivität Ihres Unternehmens, denn sie machen Menschen unzufrieden bis ineffizient – und können sogar zu einem Orientierungswechsel führen.
Deshalb: planen Sie genau, welche Art der Kommunikation es in Ihrem Unternehmen braucht.
Wie können Sie alle anliegenden Themen aufnehmen, Unsicherheiten zerstreuen und die Veränderung gut begleiten?

 

Top Down Kommunikation

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter über die Fortschritte, die der Change macht. Sowohl die Erfolge, als auch Themen bei denen es noch offene Fragen gibt sollten in dieser Top Down Kommunikation platziert werden. Sehr wichtig ist die Art und Weise dieser Kommunikation:
Ihre Art der Ansprache sollte positiv und bestätigend sein und zugleich klar, unmissverständlich und vor allem ehrlich, authentisch und glaubwürdig.
Weder sollten Sie Spielraum für fantasievolle Interpretationen lassen, noch sollten die Mitarbeiter auf die Idee kommen, dass Sie unehrlich mit ihnen sind und die negativen Seiten des Wandels verheimlichen. Ihre Mitarbeiter werden sich erst dann ernst genommen fühlen, wenn Sie transparent kommunizieren!
Wenn es an manchen Stellen nicht so gut funktioniert hat, wie Sie ursprünglich beabsichtigt hatten – dann geben Sie das ruhig auch zu!
Es ist deutlich besser auszusprechen: „Wir müssen an dieser Stelle Mitarbeiter freisetzen“, als zu versuchen dies schön zu reden oder unter den Teppich zu kehren. Ihre Mitarbeiter werden ohnehin darüber reden. Besser die Kommunikation bleibt offen, als dass die Mitarbeiter heimlich reden müssen und Unmut im Unternehmen unsichtbar aber spürbar vor sich hin schwelt.
Und mit welchen Methoden sollte die Kommunikation laufen? Bei positiven Botschaften ist es auch mal ok, elektronisch zu kommunizieren. Je sensibler die Nachrichten sind, desto wichtiger ist es, eine persönliche Ansprache zu wählen, da der Klang der Stimme und die Körpersprache die richtige Interpretation der Aussagen erleichtert. Manche unserer Kunden kommunizieren per Videokonferenz mit dem ganzen Unternehmen oder nehmen sogar eine Videobotschaft auf. Auch das Town Hall Meeting ist für viele das Medium der Wahl, wenn es um die Verkündung wichtiger Veränderungen geht.

 

Kommunikation Change Management

 

Dialog

Die zweite Art der Kommunikation, der Dialog, ist mindestens genauso wichtig.
Gehen Sie in den Dialog mit ihren Mitarbeitern!
So haben diese die Gelegenheit ihre Sorgen, Wünsche und Themen zu benennen. Solche Dialoge können beispielsweise im Rahmen von Workshops und Meetings stattfinden. Auch das Intranet ist eine geeignete Plattform. Jedoch reicht so etwas wie ein Kummerkasten –  sei er analog oder digital – nicht aus! Sie brauchen die Möglichkeit des Dialogs, also Frage und Antwort. Je persönlicher die Kommunikation stattfindet, desto besser.
Jede Veränderung und jedes Unternehmen braucht seine eigenen Formen des Dialogs. Um ein paar mögliche Formen zu nennen:
Es gibt zum Beispiel den Dialog aller Führungskräfte mit ihren Mitarbeitern. Dieser kann mit Hilfe eines Moderationsleitfadens für die Führungskräfte unterstützt werden, damit die Kommunikation abgestimmt passiert. Oder man nutzt zum Beispiel Workshopformate, in denen Menschen zunächst in kleinen so genannten Murmelgruppen ihre Bedenken, Themen und Fragen äußern können, so dass der Chef des Unternehmens darauf reagieren kann.
Die Wahl der optimalen Kommunikationsform hängt immer davon ab, wie groß das Unternehmen ist und welche Bereichsgröße vom Change betroffen ist.

 

Die besondere Rolle der Führungskräfte

Ganz wichtig ist es, dass die betroffenen Führungskräfte sich die Veränderung zu eigen machen und deutlich signalisieren, dass sie für die Belange der Mitarbeiter immer offen und ansprechbar sind, so dass auch die Mitarbeiter einen Dialog initiieren können. Deshalb würden wir die Change Konzepte immer mit den Führungskräften eines Unternehmens gemeinsam erarbeiten.

 

Widerstand im Change Management

 

Change Manager Tipp 4: Akzeptieren Sie Widerstand und lernen Sie konstruktiv damit um zu gehen!

Widerstand ist normaler Teil des Veränderungsprozesses

Wir sagen es ganz klar: es wird Widerstand geben. Definitiv.
Darum werden Sie einfach nicht herumkommen. Change geht immer mit Widerstand einher, weil Menschen Veränderungen einfach nicht mögen.
Steht Veränderung ins Haus, dann wird der alte Zustand überaus gerne glorifiziert: „Mensch, vorher war doch alles viel besser“. Das ist völlig normal.
Verabschieden Sie sich bitte von dem Gedanken, dass Sie den Widerstand Ihrer Mitarbeiter gegen Veränderung irgendwie umgehen oder austricksen könnten! Sie brauchen auch nicht zu hoffen, dass Ihr Change Management einfach nur unglaublich gut sein muss und dadurch kein Widerstand entsteht. Egal wie Sie es angehen: es wird Widerstand geben.

 

Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu!

Wir haben viele Führungskräfte erlebt, die ärgerlich wurden, sobald Widerstand aufkam. Sie sprachen ihren Mitarbeitern sämtliche intellektuelle Fähigkeiten ab und Schlimmeres.
Allerdings, Sie ahnen es schon, ist dies keine konstruktive und somit keine wirklich kluge Haltung während eines Change Prozesses.
Akzeptieren Sie, dass es Widerstand gibt!
Hören Sie Ihren Mitarbeitern zu! Erst wenn diese sich ernst genommen fühlen, können sie vom Widerstand wieder ablassen und Neugier auf das Kommende entwickeln.
Der Ball ist bei Ihnen: gehen Sie auf Ihre Mitarbeiter zu und lauschen Sie ernsthaft deren Bedenken!

 

Stellen Sie Plattformen zur Verfügung!

Zwar sollte man für jeden Change Prozess die Plattform finden, die im Kontext des Unternehmens und für die Mitarbeiter die passendste ist, jedoch sei Ihnen hier grundsätzlich eine Art „Auskotz-Workshop“ ans Herz gelegt. In einem solchen muss Widerstand erlaubt sein. Hier hat der Widerstand Raum.
Und nicht nur das. Der Widerstand ihrer Mitarbeiter kann durchaus wertvolle Informationen für Sie enthalten!
Natürlich gibt es in einem Change Prozess auch viele Bedenken, die schlicht und einfach dem Unwillen zur Veränderung, dem Widerstand geschuldet sind. Doch wäre es töricht die Bedenken ihrer Mitarbeiter pauschal abzutun, denn oft haben Mitarbeiter wertvolle Hinweise, die in eine Veränderung eingearbeitet werden sollten. Prüfen Sie also ernsthaft was an den Bedenken dran ist. Womöglich tauchen Argumente auf, denen Sie in Ihrem Change Prozess unbedingt Beachtung schenken sollten.
Deshalb: Nehmen Sie den Widerstand ernst: hören Sie sich Ideen und Vorschläge ihrer Mitarbeiter an!

 

 Change-Manager belohnen wer mitmacht

 

Change Manager Tipp 5: Belohnen Sie die Mitarbeiter, die mitmachen!

Steht ein Veränderungsprozess ins Haus, so teilt sich die Belegschaft recht schnell in drei verschiedene Lager ein:
  1. Die Begeisterten

10 % der Mitarbeiter und Führungskräfte sind sofort Feuer und Flamme. Sie gewinnen der Veränderung Positives ab und sehen die Chancen, die sich bieten.
Sie sind neugierig auf die Veränderung und in obendrein in der Lage sich auf etwas Neues einzulassen, das Neue umzusetzen.
  1. Die Blockierer

Den Begeisterten diametral gegenüber befinden sich 10 % der Mitarbeiter und Führungskräfte, die augenblicklich vehement in den Widerstand gehen und Veränderung generell ablehnen. Egal womit Sie auch kommen, diese unverbesserlichen Blockierer werden in allem Probleme sehen und widersprechen und das Ganze mit muffeliger Stimmung garnieren.
  1. Die Abwartenden

Die restlichen 80 % warten erst einmal ab, wie sich die Sache anlässt. Man nennt sie Fence Sitter (engl. Zaunsitzer). Das sind Leute, die quasi auf dem Zaun zwischen zwei Parteien sitzen und wie bei einem Tennismatch beobachten, was passiert, welches Verhalten sich lohnt, wie es der einen und der anderen Partei ergehen wird. Die Devise: Erst mal schauen, abwägen, was sich lohnt – und dann dabei mitmachen.
Deshalb: zeigen Sie, dass es sich lohnt es sich auf die Veränderung einzulassen, in dem Sie diejenigen belohnen, die mitmachen.
Denn wenn Sie Ihre Bemühungen ausschließlich auf die Widerständler konzentrieren und diese dauernd zu Workshops und Gesprächsrunden in schicke Hotels einladen, dann gewinnen die 80 % Fence Sitter den Eindruck, dass es sich lohne im Widerstand zu sein und kippen womöglich eher in die Negativ-Ausrichtung.
Doch ist das Gegenteil der Fall und die Begeisterten bekommen Aufmerksamkeit, Erfolge werden sichtbar und es scheint Spaß zu machen, dann werden sich die 80 % eher in Richtung Veränderung orientieren.

 

Was Sie tun können

  • Geben Sie denen, die vorausgehen spannende Projekte und Aufgaben!
  • Loben und würdigen Sie deren Leistungen öffentlich, zeigen Sie deren Erfolg!
Natürlich sollten Sie  – wie bereits beschrieben –  Widerständen durchaus ihr Ohr schenken, doch konzentrieren Sie Ihre Aufmerksamkeit nicht vorwiegend auf den Widerstand, sondern auf die, die konstruktiv zur Veränderung beitragen. Zeigen Sie, dass dieses Verhalten sich lohnt!

 

Austausch während Changeprozess

 

Change Manager Tipp 6: Lassen Sie den Menschen Zeit, die Veränderung zu verdauen!

Wir haben das Change Management eines Unternehmens begleitet bei dem es darum ging, eine IT- Abteilung aus einem großen Konzern outzusourcen. Der Führungskraft war die Veränderung schon ein dreiviertel Jahr bekannt bevor die Mitarbeiter davon erfuhren. Die Mitarbeiter hatten, wie erwartet, Bedenken, Sorgen, Trennungsschmerzen. Die Führungskraft hatte diese Phasen auch durchlebt, ein dreiviertel Jahr früher, und zu diesem Zeitpunkt hatte sie die neue Situation bereits akzeptiert und wollte loslegen. Sie wurde den Mitarbeitern gegenüber ungeduldig und kommunizierte abwertend gegenüber den Bedenkenträgern. Das trug nicht positiv zum Change Prozess bei.
Wir können häufig beobachten, dass Führungskräfte, die eine Veränderung angehen, vergessen haben, dass sie selbst sich schon über einen langen Zeitraum mit dem kommenden Change auseinandergesetzt haben. Dadurch hatten sie die Zeit Widerstände zu verdauen, sich an das Neue zu gewöhnen, sich damit auseinander zu setzen und es zu akzeptieren. Dieser Prozess braucht seine Zeit. Und die werden Ihre Mitarbeiter ebenfalls brauchen.
Diese Zeit sollten Sie Ihren Mitarbeitern auch geben. Es dauert bis sie die Botschaft verdaut haben, die unangenehmen Seiten der Veränderung akzeptiert haben und einsehen, dass die Veränderung unvermeidlich kommen wird.
Deshalb: Seien Sie geduldig mit Ihren Mitarbeitern!
Geduldig sein bedeutet allerdings nicht, einen Rückzug zu machen; gehen Sie konsequent und klar mit den Emotionen Ihrer Mitarbeiter um!

 

Teammeeting Changeprozess

 

Change Manager Tipp 7: Leben Sie eine konstruktive Fehlerkultur!

Früher oder später im Change- Prozess kommt der Zeitpunkt an dem Ihre Mitarbeiter anfangen erste Versuche mit dem Neuen zu wagen. Beispielsweise probieren Sie das neue Programm aus, finde neue Kommunikationswege, leben die neuen Prozesse oder lassen sich auf die neue Organisation ein.

 

Lernen heißt Fehler machen

Natürlich ist es so, dass man, wenn man etwas Neues beginnt zunächst Versuche anstellen muss – und dabei natürlich Fehler macht. Wie heißt es doch so schön: es ist noch kein Meister vom Himmel gefallen. Es braucht Zeit und vor allem viele Fehlversuche, bis man einen guten Umgang mit dem Neuen gefunden hat.
Auch in einem Change Prozess wird das so sein: es wird Fehler und Rückschläge geben, neue Schwierigkeiten tauchen auf, Ihre Mitarbeiter werden Umwege gehen. Das ist normal und das dauert seine Zeit. Wichtig für Sie als Führungskraft ist es, dass Sie auch angesichts solcher Rückschläge und Schwierigkeiten weiterhin konstruktiv bleiben!
Reagieren Sie also keinesfalls kritisch oder gar mit Unmut auf Fehler, suchen Sie keine Schuldigen! Wenn Sie Ihre Mitarbeiter dafür gängeln und triezen, weil sie Neues ausprobieren und damit noch nicht perfekt umgehen können, dann werden die Gegängelten sehr bald die Lust auf das Neue verlieren. Das kann nicht in Ihrem Sinne sein.
Deshalb: Sprechen Sie ruhig und konstruktiv über die entstandenen Fehler und darüber wie die Situation sich verbessern lässt und welche Schritte man in Zukunft gehen kann.

 

Begrüßen Sie Trial and Error!

Etablieren Sie einen Prozess, in dem regelmäßig konstruktiv reflektiert wird!
Ein Beispiel ist die Einführung von Scrum.
Die Umstellung auf das agile Prozess und Projektmanagement Scrum ist eine sehr große Veränderung für eine Abteilung oder Organisation.
Sie können ganz sicher davon ausgehen, dass ein solcher Prozess nicht sofort rund läuft. Die Methode Scrum erachtet es als gegeben, dass Fehler und Hindernisse auftauchen; die Reflexion und Verbesserung des Prozesses wird als fester Bestandteil des Prozesses eingeplant. In einem Scrum-Prozess werden nach jedem Arbeitsabschnitt (Sprint) Meetings zur Reflexion veranstaltet, in denen man die Fortschritte auswertet. Zum einen wirft das Team einen Blick auf die Ergebnisse, also auf das was das Team geschafft hat (Sprint Review); zum anderen gibt es ein Sprint Retrospective Meeting, in dem der Prozess und die Zusammenarbeit ausgewertet wird.
In dieser werden die Fragen gestellt :
  • Wie haben wir den Prozess erlebt?
  • Was hat gut funktioniert?
  • Was hat nicht funktioniert?
An dieser Stelle dürfen die Mitarbeiter ganz offen und konstruktiv über den Prozess beziehungsweise die Veränderung sprechen.
Danach schauen sie gemeinsam, was konkret sie im nächsten Arbeitsabschnitt verbessern können.
Verteufeln Sie Fehler nicht, sondern analysieren Sie sie und finden Sie gemeinsam bessere Lösungen!

 

Erfolge feiern in Transformation

 

Change Manager Tipp 8: Feiern Sie Erfolge!

Hirnforscher Dr. Christian Hoppe bringt es auf den Punkt:
„Motivation ist eine begründete Erfolgserwartung.“
Deshalb ist es wichtig, Erfolgen Zeit einzuräumen und ihnen Aufmerksamkeit zu schenken.

Nehmen Sie Erfolge wahr, machen Sie sie sichtbar – und feiern Sie sie!

Wenn etwas gut funktioniert hat, kommunizieren Sie dies! Wertschätzen Sie diejenigen, die erfolgreich waren und hängen Sie deren Erfolg ruhig an die große Glocke! Das darf ruhig jeder wissen. Kommunizieren Sie auch, was genau zum Erfolg geführt hat. So ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter und zeigen, dass Sie an der Veränderung dranbleiben. Es sollen schließlich alle sehen, dass sich die Veränderung gelohnt hat!

 

Externe Change Manager

Ein Veränderungsprozess will also gut geplant sein, damit er erfolgreich läuft. Das wichtigste ist die Menschen mitzunehmen. Wenn Sie wenig Zeit haben, diesem Prozess die nötige Aufmerksamkeit zu widmen, oder wenn Sie sich unsicher sind, holen Sie sich professionelle Unterstützung. Wir vom berliner team begleiten Sie gerne dabei die richtigen Schritte zu gehen, damit Ihr Change Prozess erfolgreich wird.

 

Lektüre zum Thema Change Management:

Aus unserem Blog

Aus unserem Pressespiegel

Die Autorinnen

Kassandra Knebel
Susanne Grätsch
Berliner Team