Hybrides Arbeiten ist nicht mehr weg zu denken. Die Homeoffice-Pflicht ist aufgehoben. Die einen wollen im Homeoffice bleiben, die anderen arbeiten lieber im Büro. Geht beides zusammen? Wie kann hybrides Arbeiten funktionieren? Und vor allem: wie soll man im Team zusammen arbeiten, wenn jeder woanders arbeitet?
Lockdown und Kontakteinschränkungen sind vorbei. Wollten wir nicht alle bloß so weiter machen können wie zuvor? Ja, eigentlich schon, aber: Es haben sich einige Dinge grundlegend verändert. Hieß es vorher noch in vielen Unternehmen „Homeoffice? Nö, machen wir nich!“, so sind in Krisenzeiten notgedrungen Homeoffice-Möglichkeiten geschaffen worden, wo schon seit Jahren argumentiert wurde, dass das völlig unmöglich sei. Und wir sehen: Voilá, es geht doch! Und funktioniert gar nicht mal so schlecht. Wir alle haben unsere Arbeits-Möglichkeiten erweitert und nun stellt sich die Frage, wie wir sie weiter nutzen wollen.
Homeoffice, Präsenz oder hybrides Arbeiten – das Thema wird heiß diskutiert. Viele Unternehmen wenden sich derzeit an uns und suchen Lösungen: Wie machen wir denn jetzt weiter?
Hybrid arbeitet man, wenn man 25 % – 75% der Arbeitszeit mobil oder im Homeoffice arbeiten kann und den Rest im Büro. Hybride Modelle, also wann wo gearbeitet wird und wie oft Kolleg*innen sich persönlich treffen , sind sehr unterschiedlich.
Angela, Malte und Mareike, drei Freunde, sitzen zusammen. Endlich! In den Jahren der Kontaktbeschränkung haben sie sich nicht getroffen. Sie haben einmal per Zoom zu dritt zusammen gesessen, aber das war nicht halb so lustig und entspannt wie live. Jetzt können sie wieder das tun, was ihnen gefällt: einmal im Monat gemeinsam beim Inder essen.
Alle drei haben sich in der letzten Zeit mit unglaublich vielen Online-Meetings herum geplagt. Aber es war nicht nur anstrengend; es hat auch ganz neue Perspektiven ermöglicht:
Angela, 39, Teamleiterin Media in einem Bankenverband is not amused:
Die Zeit im Homeoffice war nicht leicht. Angela hat Vollzeit gearbeitet, sich stoisch durch endlose Zoom Meetings geklickt, klapprige Internet Verbindungen und stumpf klingende Mikrofone ertragen, während im Hintergrund ihre beiden Kinder die Wohnung in bürgerkriegsähnliche Zustände versetzten. Nach all den Monaten hat sie sich angepasst.
Und dann: Die Homeoffice-Pflicht wird aufgehoben und ihr Arbeitgeber erwartet nun, dass die Belegschaft wieder antritt. Aber Angela will nicht. Mittlerweile klappt es nämlich ganz gut sich um Job und Kinder zu kümmern. Sie und ihr Mann kommen besser zurecht als zuvor, nicht zuletzt weil jeder täglich anderthalb Stunden Fahrt spart. Das sind jede Woche 15 Stunden mehr Zeit, die die Eltern mit der Familie verbringen können. Es entlastet das familiäre Zeitkonto und außerdem Klima und Geldbeutel. Warum also ändern? – Nur weil el Cheffe das so will?
Welche Regelung kann sie finden, die für alle passt? Hybrides Arbeiten wäre ideal für sie.
Malte 33, führt ein Unternehmen, das ein internet-basiertes Geschäftsmodell auf Plattformbasis kreiert hat.
Maltes Unternehmen ist ein Startup. Es läuft echt gut. Sogar in Zeiten des Lockdowns ist sein Unternehmen gewachsen: Er hat neue Leute eingestellt. Und zwar so viele, dass er seine Mitarbeiter*innen in der Fabrik-Etage gar nicht mehr untergebracht kriegt. Nicht mal dann, wenn der Kicker rausfliegt und keiner mehr sein Rennrad an die Heizung lehnen darf. Sogar die beiden Riesen-Monsteras haben Schreibtischen Platz gemacht. Es ist jetzt alles so voll und wirkt wie ein normales Großraumbüro. So wollte er das gar nicht!
– Er wollte alles ein bißchen anders machen… Malte fragt sich, wie er das hinkriegen soll: Ein Teil seiner Leute arbeitet jetzt von zuhause aus, weil es voll ist – und weil sie sich einfach dran gewöhnt haben. Bisher waren sie eine eingeschworene Gemeinschaft, die sich Freitag abends Pizza und Bier bestellt hat. Die Kicker-Meisterschaften waren legendär. Die Zeiten sind vorbei – es passen nicht mehr alle ins Office. Wenn jetzt aber ein Teil der Kolleg*innen im Homeoffice sitzt, und ein Teil in der Fabriketage, wie soll das dann funktionieren mit Teamwork? Wie sollen die ganzen Neuen denn integriert werden, wenn sie ihre Kolleg*innen gar nicht treffen können?
Personalerin Mareike ruft uns an: Ihr Arbeitgeber hat verkündet, dass die Zeit des Homeoffice nun vorbei ist. Als Personalerin ist sie gerne persönlich in Kontakt mit Menschen und sie freut sich ihre Kolleg*innen wieder regelmäßig zu sehen. Jedoch ist ihr völlig klar, dass sie keine Mitarbeitenden mehr finden wird, wenn ihr Unternehmen sich gegen Homeoffice sperrt. Schließlich gehört das heute zum Standard. Besonders von jungen Leuten hat sie deshalb schon häufiger verständnislose Absagen bekommen. Wie lässt sich das lösen?
Welche Argumente für hybrides Arbeiten kann sie bei der Geschäftsführung vorbringen? Welche Modelle vorschlagen?
Du siehst: es gibt viele Situationen in denen hybrides Arbeiten eine gute Lösung sein könnte. Es gibt aber auch noch eine ganze Reihe von Fragen zu klären. Wir schauen uns in diesem Artikel genau an, was die Vor- und Nachteile hybrider Arbeit sind, welche Studien es gibt und welche Möglichkeiten der Umsetzung du nutzen kannst.
Die Vorteile und Nachteile von Arbeit @ home, von Präsenzarbeit und von hybridem Arbeiten erklärt dir Christian.
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Vor der Zeit der Lockdowns waren sich Mitarbeitende und Führungskräfte einigermaßen einig: „Homeoffice funktioniert in unserem Unternehmen auf keinen Fall!“ Nun hat es aber doch funktioniert. 90 % der Mitarbeitenden wollen weiterhin die Möglichkeit zumindest teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.
Allein: bloß 25 % der Führungskräfte sind damit einverstanden. Sie argumentieren damit, dass die Arbeit im Homeoffice deutlich weniger effizient sei. Unsere Kunden berichten uns Gegenteiliges: Es sei kein Effizienzverlust zu bemerken. Viele der Mitarbeitenden könnten zu Hause sogar sehr viel ungestörter arbeiten als im Großraumbüro.
Wir vermuten, dass es hier um ein Vertrauensthema geht: Als Führungskraft muss man nun plötzlich darauf vertrauen, dass die Mitarbeitenden auch zu Hause emsig zu Werke gehen. Kontrollieren kann man das aber nicht.
Bevor wir uns von Vermutungen leiten lassen, werfen wir doch einfach mal einen Blick auf aktuelle Studien:
Was ist denn gerade die Lage von Mitarbeitenden und Unternehmen?
Links und Informationen zu den genannten Studien findest du am Ende unseres Artikels.
Die Beispiele oben haben uns schon einige Argumente für hybride Arbeit aufgezeigt.
Wir wollen uns hier auf die Ergebnisse der aktuellen repräsentativen Befragung Erwerbstätiger in Deutschland beziehen. Sie wurde im März 2022 von Bitkom erhoben.
85% fühlen sich weniger gestresst, weil der Arbeitsweg wegfällt
82 % freuen sich über den Zeitgewinn
74 % Berichten von einer besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
62 % genießen die zeitliche Flexibilität
40 % sehen mehr Möglichkeiten für einen gesunden Lebensstil (Sport und Ernährung)
32 % erleben weniger Störungen durch Kolleg*innen
44 % fehlt der Kontakt zu Kolleg*innen
27 % haben Schwierigkeiten Beruf und Privatleben voneinander abzugrenzen
25 % haben den Eindruck wichtige Informationen nicht zu bekommen
19 % bräuchten mehr Kontakt zu ihrem Vorgesetzten
15 % haben mobil schlechtere Arbeitsbedingungen und Ausstattung als im Büro
Die Studie „D21-Digital-Index 2019/2020“ der Initiative D21/Kantar befragte Berufstätige vor CoVid, ob sie bei ihrer derzeitigen Tätigkeit Homeoffice, Telearbeit oder mobiles Arbeiten nutzen. Nur 15 % antworteten mit Ja. Von den 84 % die mit Nein antworteten gaben 90 % an, das sei in ihrem Beruf oder in ihrem Unternehmen nicht möglich.
Bitkom Research hat in Sachen Homeoffice gleich mehrere Befragungen durchgeführt.
Wenn die Ergebnisse von bitkom im Vergleich zu anderen wie z.B. Initiative D21 um ein paar Prozentpunkte variieren könnte das auf unterschiedliche Fragestellungen oder Zeitpunkte zurückzuführen sein:
Vor CoVid gaben 18 % (vgl. 15% Initiative D21) an, im dass sie im Homeoffice arbeiteten.
Im Pandemiebeginn im März 2020 arbeiteten 49% im Homeoffice. Nur 41 % sagten, dass Homeoffice in ihrem Beruf/ Unternehmen nicht möglich sei.
Und die Zahl blieb relativ stabil: Im Oktober und November 2020 fand Bitkom Research in einer weiteren repräsentativen Befragung heraus, dass 45% der Befragten ganz oder teilweise im Homeoffice arbeiteten.
In der Grafik unten wurden im Pandemiejahr 2020 Vermutungen angestellt wie es um Homeoffice und mobiles Arbeiten nach der Pandemie bestellt sein könnte. Wie es tatsächlich sein wird, wird sich zeigen. Da inzwischen noch viel Zeit im Homeoffice verbracht wurde und sich viele Unternehmen mit dieser Möglichkeit angefreundet haben ist es durchaus wahrscheinlich, dass diese Zahlen übertroffen werden könnten.
Eine weitere repräsentative Umfrage im Auftrag des Digitalverbands bitkom ergab, dass 9 von 10 Erwerbstätigen nach der Pandemie die Möglichkeit haben wollen zumindest teilweise im Homeoffice zu arbeiten. 71 % finden, dass mobiles Arbeiten mehr genutzt werden sollte; 56 % sprechen sich dafür aus, dass jede*r das Recht haben sollte, dass zumindest geprüft wird, ob mobiles Arbeiten möglich ist.
Im Mai 21 brachte Accenture den „Future of Work global Report“ heraus. Es wurden 9000 Menschen befragt. 58 % davon haben durch CoVid bereits Erfahrungen mit hybridem Arbeiten gemacht; 83% halten die Arbeitsweise für die in Zukunft wünschenswerteste.
Interessant ist aber auch, dass sich 74 % der Befragten aus der Generation Z wünschen, mehr persönlich mit ihrem Kolleg*innen zusammenarbeiten zu können; bei der Gen X sind es nur 66 %, bei den Boomern 68%.
Laut dieser Studie sind in Deutschland 13 % frustriert und unkonzentriert, weil die Vorraussetzungen für mobiles Arbeiten nicht gegeben sind.
Homeoffice aus Notwendigkeit ist ja schön und gut, aber wieviele Unternehmen haben für sie gangbare hybride Arbeitsmodelle entwickelt?
Das sieht bisher noch nicht sehr rosig aus:
Die YouGov-Studie 2021 „Hybride Arbeitsmodelle in deutschen Unternehmen“ im Auftrag von HIRSCHTEC ergab, dass es in nur 24 % der Unternehmen ein hybrides Arbeitsmodell gibt. Große und mittlere Unternehmen haben doppelt so oft hybride Arbeitsstrukturen (36 %) wie Kleinunternehmen (18%).
Nur 30 % der Befragten wurden in die Gestaltung ihres hybriden Arbeitsplatzes einbezogen.
Angela hat die besten Ideen, wenn sie morgens spazieren geht. Am Waldrand diktiert sie E-mails ins Handy und macht Projektplanung. Maltes Angestellter Torben geht in der Mittagspause ins Fitness-Studio und hat danach so einen mega Elan, dass er alle mitreisst. Personalerin Mareike kennt einige Mitarbeitende, die in ihrem Büro in Ruhe arbeiten wollen und bei denen um fünf der Stift fällt.
Solange das Ergebnis stimmt ist der Weg dahin in Ordnung. Was wären mögliche Wege und wie lassen sie sich miteinander vereinbaren?
Die grundlegenden Faktoren sind Ort, Zeit und das Maß an Flexibilität:
Welche Mischung aus Büro, Homeoffice, mobilem Arbeiten ist ideal für dein Unternehmen?
Wann soll gearbeitet werden? – Zu festen Zeiten, jeder wann er mag oder mit Arbeitszeiten in einem bestimmten Rahmen (Kernarbeitszeit)?
Wo wird gearbeitet? zuhause, mobil, vor Ort?
Gearbeitet wird im Büro; falls es überhaupt Homeoffice gibt, dann höchstens in Ausnahmefällen.
Zeiteinteilung: Möglich sind feste Arbeitszeiten, Gleitzeit-Modelle o.ä. oder freie Einteilung der Arbeitszeiten
Die Arbeitszeiten für Homeoffice und für Bürozeiten werden festgelegt, zum Beispiel Di – Mi sind Bürotage.
Zeiteinteilung: Entweder die Arbeitszeiten sind synchron oder teilflexibel.
Die Mitarbeiter*innen haben entweder einen Homeoffice oder einen Büro- Arbeitsplatz.
Zeiteinteilung: Alles zwischen 9 to 5 und freier Zeiteinteilung.
Die Mitarbeitenden entscheiden täglich, wo sie gerade arbeiten möchten.
Zeiteinteilung: Auch hier ist es möglich mit festen Arbeitszeiten, teilflexibel oder völlig frei zu arbeiten.
In erster Linie wird zuhause bzw. mobil gearbeitet; Präsenz im Büro ist die Ausnahme.
Zeiteinteilung: Sämtliche Arbeitszeitmodelle sind möglich.
Keine. Zumindest gibt es kein hybrides Arbeitsmodell, das zu den Bedürfnissen eines jeden Unternehmens passen würde.
Aber es gibt einen Tipp, den jedes Unternehmen beherzigen sollte: Lasst das Team entscheiden und gestalten! Es gibt so viele Aspekte, die berücksichtigt werden müssen.
Jedes Unternehmen muss sein eigenes hybrides Arbeitsmodell gestalten!
Wir sprechen zu viert darüber, wie das menschliche Miteinander auf Distanz gut klappen kann.
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Time-Stamps:
0:00 Aktuelle Trends
2:06 Achte auf die Menschen
4:37 Zeig Gesicht und Reaktion!
5:07 Achte auf Körperhaltung
6:00 Frage nach!
6:28 Was kann schief laufen?
8:04 Übertriebene Wertschätzung
9:02 Sag Danke!
Wenn du ein hybrides Arbeitsmodell für dein Unternehmen gestalten möchtest beziehungsweise dein Team dazu einlädst ein solches zu erstellen, dann gibt es sehr viele Aspekte, die ihr berücksichtigen solltet.
In der Grafik haben wir dir einige Aspekte aufgelistet:
Wie schaffst du es den Menschen im Unternehmen nah zu sein, wenn sie gar nicht im Hause sind? Weißt du, wie es deinen Kolleg*innen geht? Wie kriegst du es als Führungskraft mit, was die Mitarbeitenden umtreibt?
Wenn du nur das kleine Videofenster siehst, dann siehst du nicht, ob dein Gegenüber die Schultern hängen lässt oder eher die Fäuste ballt. In der Live-Begegnung erfahren wir natürlich sehr viel mehr von unserem Gegenüber durch Körpersprache, Interaktion, Atmosphäre und können so sehr viel persönlicher miteinander kommunizieren.
Natürlich ist es nachhaltiger zuhause zu bleiben, statt Sprit zu verfahren. Weniger Arbeitswege, weniger Staus – gut fürs Klima! Und nicht nur das – auch für die persönliche Work-Life-Balance ist es zuträglich weniger Zeit in Bahnen oder Autos zu verbringen. Diese Zeit lässt sich stattdessen für die Familie nutzen oder zur Erholung.
Anfahrten und Reisen zu minimieren spart nicht nur Geld und CO2 ein, es schont auch die persönlichen Ressourcen.
Wenn die Kinder in der Schule sind geht Angela morgens spazieren, so kriegt sie einen klaren Kopf und beginnt im Laufen zu arbeiten. Dann arbeitet sie bis mittags zuhause, bewirtet die Kids nach der Schule, verbringt Zeit mit ihnen und setzt sich danach wieder an die Arbeit. Manchmal sitzt sie abends, wenn die Kinder im Bett sind mit einem Glas Wein am Schreibtisch, weil es dann so schön ruhig ist.
Bei Malte entscheiden alle spontan, ob sie ins heute Büro kommen, zuhause arbeiten oder lieber im Café.
Es zeigt sich: Menschen die selbst entscheiden, sind freudiger dabei.
Selbst wenn es Vorgaben gibt wie zum Beispiel zwei Tage Homeoffice, drei Tage Büro – diese Selbstbestimmung schafft deutlich mehr Motivation!
Mareikes Art der Lifebalance: raus aus dem Kostüm, Füsse hoch. – Dann fängt ihr Feierabend an und sie will von Arbeit nichts mehr wissen. Das Arbeits-Handy bleibt aus.
Malte sieht das vollkommen anders: am liebsten sitzt er abends mit ein paar seiner Mitarbeitenden noch im Hof und zischt ein Bierchen.
Angela fühlt sich zuhause am wohlsten, da hat sie am ehesten das Gefühl alles unter einen Hut zu bekommen. Ihr Mann nutzt die Zeit im Zug, um den Tag ausklingen zu lassen; keine Familie, keine Aufgaben; er kann einfach mal ein Buch lesen.
Die einen brauchen Abstand von der Familie, um sich zu konzentrieren; den anderen sind die Kolleg*innen zuviel, die ständig fragen „Kannste mal eben..?“, sie ziehen es vor sich ein paar Stunden zurückziehen zu können.
Du siehst: Jede*r bringt andere Bedürfnisse mit. Für euer hybrides Arbeitsmodell solltet ihr das unbedingt berücksichtigen!
Unsere Erfahrung: wenn ein Team sich ab und zu persönlich trifft, dann kann es eine Weile gut mit Online-Treffen umgehen. Aber persönliche Treffen lassen sich nicht durch permanente Online-Meetings ersetzen. Die Zeit im Team, inoffizielles Austauschen, Späßchen machen, ein bisschen quatschen – all das findet online nicht von alleine statt.
Im Lockdown hat es den Menschen gefehlt und viele haben versucht dem Abhilfe zu schaffen: virtuelle Kaffeepausen, digitale Weihnachtsfeiern. Das hat auch alles ganz gut geklappt und Spaß gemacht, aber letztendlich ist es nicht das gleiche.
Besonders wenn jemand neu ins Team kommt, dann wird es schwierig sich kennenzulernen und zu verbinden. Neue, die die Kolleg*innen nur digital treffen kriegen oft kein Gefühl für das Unternehmen. Mit Flurfunk und Kaffeküche wäre das ganz anders: es liessen sich gemeinsame Pausen verbringen, miteinander essen, erste Bande knüpfen, sich helfen, weitere Mitarbeitende vorstellen…
Unternehmenskultur wächst und gedeiht hauptsächlich im persönlichen Miteinander.
In Lockdown-Zeiten hatten wir, das berliner team, mit neuen Kunden enorm viel virtuellen Kontakt. Als die Maßnahmen dann gelockert wurden waren wir das erste Mal vor Ort. Und siehe da – an den kleinen Dingen und Gesten konnten wir am besten ablesen, ob die Unternehmenskultur untereinander eher witzig oder steif, eher entspannt oder hierarchisch war. Eigentlich dachten wir, dass wir das online schon sehr gut mitkriegen, aber vor Ort haben wir noch enorm viel Informationen dazu bekommen.
Fazit: für ein gutes Miteinander braucht es persönliche Treffen.
Zalando rät seinen Mitarbeitenden: trefft euch nach der Arbeit, trinkt Bier miteinander, kommt ins Büro, geht zu Networking-Meetings, denn das ist nicht zu ersetzen.
Um kreativ miteinander tätig zu werden gibt es online Tools wie zum Beispiel Mural, Miro, Deon.
Mit diesen digitalen Whiteboards lässt sich wunderbar virtuell kollaborieren. Jedoch: Kreative Arbeit funktioniert in Präsenz noch deutlich besser.
Im Hause Dropbox wurden in der Pandemie die meisten Büroplätze abgeschafft. Im Gegenzug gab es ein Upgrade in Sachen Konferenzräume und Seminarräume. Diese sind bunt und einladend, so dass sich dort wunderbar kreativ arbeiten lässt. Für alles was ein Miteinander braucht lädt Dropbox die Mitarbeitenden ins Büro ein; zum Beispiel zu Meetings und zu kreativer Kollaboration. Ansonsten wird aber erwartet, dass Mitarbeitende von zu Hause arbeiten. Das Unternehmen zahlt sogar eine Prämie von 6000 € im Jahr für den Heimarbeitsplatz.
Wie viel kreative Arbeit braucht ihr in eurem Unternehmen?
Frage dich, fragt euch, wie ihr als Team effizienter und produktiver seid. Welche Art der Kommunikation braucht ihr? Welche stille Arbeitszeit brauchen die Mitarbeitenden?
Der so genannte Sägezahn-Effekt hebelt die Produktivität aus: immer wenn die Arbeit für eine Störung unterbrochen werden muss – zum Beispiel für einen Kollegen, der etwas fragt – geht die Produktivität bezüglich der Aufgabe, an der wir dran sind, auf Null. Und dann brauchen wir wieder Zeit, um uns wieder in die Aufgabenstellung einzudenken. Rechnet man all die Warm up Zeit zusammen, so kostet es satte 25 % der Arbeitszeit, wenn wir Störungen zulassen.
In einer Studie wurden zwei Gruppen beobachtet: die eine wurde permanent gestört, die andere war komplett bekifft. Es zeigte sich, dass die Bekifften immer noch deutlich produktiver waren als die, die ihre Arbeit immer wieder unterbrechen mussten. Hier sei noch erwähnt, dass das Kiffen keineswegs produktiver gemacht hat, sondern die häufigen Störungen noch unproduktiver als der THC- Rausch.
Für junge Leute gehört es heutzutage zum Standard auch mobil arbeiten zu können. Bietet dein Unternehmen nur Arbeit vor Ort an, so werden dir viele junge Talente abspringen.
Zum Thema junge Talente finden / Emploxer Branding lies unseren Artikel Employer Branding Anleitung: Wie Sie Mitarbeiter finden & halten!
Die neue Generation, junge Talente – was es damit auf sich hat erklärt Oliver.
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Time-Stamps:
0:00 Hey, Oliver!
0:37 Warum dieses Video?
1:23 Verschiedene Ansätze
2:38 Wie klappt die Zusammenarbeit?
3:38 Das Beste aus beiden Welten nutzen
5:16 Wie können wir voneinander lernen?
7:08 Virtueller Austausch
9:35 Optimierung beim bt aus Sicht der Gen Z
Das wichtigste, damit hybrides Arbeiten in deinem Unternehmen funktionieren kann ist ein Vertrauens-Mindset. Wenn Zeiterfassung noch eine Rolle spielt, ist das nicht möglich. Wenn du dich als Führungskraft ständig fragst, ob Mitarbeiterin Celine nun siebeneinhalb Stunden gearbeitet hat oder acht, dann wird es schwierig. Wie willst du das auch alles kontrollieren? Und warum?
„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser?“ – Jein!
Dein Ziel ist ja nicht, dass jemand seine Zeit absitzt, sondern dass die Leistung erbracht wird, die dein Unternehmen braucht. D.h. du brauchst irgendeine Art von Performance Indikator, zum Beispiel indem Du anhand von Kennzahlen erkennst, ob dein Team produktiv ist und ob du mit der Leistung zufrieden sein kannst. Das brauchtest du allerdings auch vorher schon, denn Anwesenheit ist keine Garantie für Produktivität.
Bei Hewlett-Packard gab es schon Anfang der Neunziger Vertrauensarbeitszeit: du kannst vormittags ins Fitnessstudio gehen und erst mittags kommen oder du pennst den ganzen Tag und arbeitest nachts. Völlig egal – Hauptsache du machst deinen Job!
Und das funktioniert nur, wenn man Ziele vereinbart hat und kontrolliert, ob sie auch erreicht worden sind.
Als Führungskraft brauchst du die Fähigkeit auf Menschen zuzugehen, zu fragen. Im virtuellen Umgang ist diese Fähigkeit noch mehr gefragt: Du solltest sehr emphatisch vorgehen und deine Mitarbeitenden einladen können ihr Innenleben preiszugeben. Du bist darauf angewiesen, dass sie dir erzählen, was sie gerade umtreibt, denn wie oben beschrieben kriegst du in der virtuellen Welt nicht mehr so gut mit, wie die anderen sich fühlen.
Hier helfen zu Beginn von Onlinesitzungen kurze Fragerunden wie es jedem gerade geht. Auch brauchst du mehr Vier-Augen-Gespräche als im normalen Büroalltag, um die zwischenmenschliche Ebene aufrecht zu erhalten.
Wir haben es oben schon beschrieben: Die Kommunikation im Unternehmen bleibt im digitalen Umfeld häufig auf der Strecke. – Die Mitarbeitenden treffen sich weniger. Selbst wenn die Kommunikation im Team durch Meetings sowie Kommunikations-Interventionen online einigermaßen funktioniert, so fehlen trotzdem die Verbindungen zu Kolleg*innen außerhalb des Teams. Das sind die Menschen die einem im Büro über den Weg laufen; mit denen man vor Ort immer mal ein Schwätzchen hält.
Menschen, denen die Homeoffice-Arbeit gut gelingt, haben fast immer ein gutes Feeling dafür, mit wem sie sprechen wollen, mit wem sie sich vernetzen können. Sie haben die Fähigkeit auf andere Menschen zu zugehen, sie stellen Fragen, sie sind neugierig und offen. Sie sind selbstständig zu Networking in der Lage.
Diese Fähigkeit selbst aktiv zu werden brauchen Mitarbeitende, damit sie nicht komplett hinter ihrem Computer verschwinden und sich allmählich zu Hause isolieren.
Grenzen setzen können ist sowohl im Office als auch im Homeoffice enorm wichtig. Wie bereits beschrieben ist es der Produktivität nicht zuträglich, wenn die lieben Kolleg*innen mehrmals am Tag deine Arbeit unterbrechen. Mit den Menschen zu Hause verhält es sich genauso.
Was im Homeoffice besonders wichtig ist: Grenzen zwischen Privatleben und Arbeit zu ziehen. Denn sehr schnell geht man über eigene Grenzen und arbeitet weit mehr als nötig. Hier ist der Endpunkt nicht mehr das Verlassen des Büros; man muss ihn selber setzen.
Wenn der Arbeitstag nicht mehr durch die Abläufe und Impulse im Büro in Form gehalten wird, sondern im Gegenteil von privaten Geschehnissen gestört werden kann, dann braucht es die Fähigkeit zur Selbstorganisation.
Wenn das Management nicht alles durchplant, dann braucht es Selbstorganisation. Die Arbeitswelt verändert sich dahingehend, dass viele zu hause oder hybrid arbeiten – wie klappt das dann mit der Selbstorganisation?
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Time-Stamps:
0:00 Intro
0:26 Was ist Selbstorganisation?
0:41 Story
1:18 Es braucht jemanden, der Initiative ergreift
1:40 Wie führt man mit Selbstorganisation?
2:11 Führungsrollen ohne Hierarchie
2:57 Wozu ist es sinnvoll?
3:50 Outro
Auf keinen Fall sollte das Management von oben vorgeben, wie das Team hybrid zusammen zu arbeiten hat! Also erspare allen Ansagen im Stile von: „Ab sofort kein Home-Office mehr; alle wieder zurück an den Schreibtisch!“ oder „So! Wir treffen uns jetzt zweimal die Woche im Büro und arbeiten hier.“ – Es sei denn Betriebsklima und Arbeitgeber-Attraktivität sind dir egal.
Entscheidet zusammen! Findet gemeinsam Lösungen, die all die oben genannten Bedürfnisse abbilden!
Es gibt Kolleg*innen die sagen: „Och, ich brauch das ganze Soziale ja gar nicht. Ich arbeite für mich allein viel besser. Ich bleibe jetzt ganz im Homeoffice.“
Das geht nicht! Es ist nachgewiesen, dass Teams die sich Zeit für ihr Miteinander nehmen wesentlich besser arbeiten. Zudem werden viele Konflikte so im Vorfeld ausgeräumt. Es ist wichtig, dass es Zusammenkünfte gibt, dass das Team auch privat miteinander quatscht und so ein Team-Gefühl entwickelt.
Das Miteinander im Team muss Raum in der gemeinsamen Lösung finden!
Du solltest zwar darauf bestehen, dass die Menschen im Unternehmen zusammenkommen, aber bitte nicht grundlos! Wenn jeder nur ins Büro kommt und hinter seiner verschlossenen Tür eine Videokonferenz nach der anderen runter reißt, dann ist auch niemandem geholfen, dem Teamgeist schon gar nicht. Es braucht schon einen Grund, warum man im Büro zusammen ist.
Ein Weekly zusammen, einen monatlichen Jour fixe oder zusammen Mittagessen gehen. Wir gehen darauf noch näher ein. Wichtig ist, dass die Mitarbeitenden sagen: „Es macht Sinn, dass ich ins Büro gehe. Es nutzt mir.“
Zalando verzichtet zum Beispiel auf Anwesenheitspflicht, wenn es nicht wirklich einen Grund gibt, warum die Mitarbeitenden anwesend sein müssten. Das heißt es gibt verbindliche Präsenz- Termine für die Mitarbeitenden und den Rest können die Menschen selbst gestalten. Man nennt dieses Arbeitsmodell „Office with a purpose“.
Was braucht jeder im Team, um gut hybrid zu arbeiten?
Am besten veranstaltest du einen Workshop, um mit deinem Team zu besprechen, welche Bedürfnisse jeder hat. Auf dieser Basis könnt ihr dann miteinander eine Lösung ausarbeiten. Je nach Unternehmensgröße muss das kein Riesenworkshop sein; es kann durchaus auch ein Meeting von 2 Stunden genügen.
Zalando hat in Sachen hybrides Arbeiten ein eigenes Projekt ins Leben gerufen. Das Projektteam hat mit einem Design Thinking Prozess gearbeitet. Im Rahmen dessen haben sie viele Mitarbeiter*innen gefragt, was sie brauchen und denken. Zudem haben sie in anderen Unternehmen nachgefragt, wie dort mit der Problemstellung „hybrides Arbeiten“ umgegangen wird und dies in ihre Lösungsfindung eingearbeitet.
Das Projektteam hat dann die Bedarfe veröffentlicht und Lösungsmöglichkeiten dazu erarbeitet. Es wurde jedoch keine verbindliche, unternehmensweite Lösung vorgegeben. Vielmehr stand es jedem Team offen eine Lösung für sich zu finden. Eine wichtige Vorgabe war, dass jedes Team auch gemeinsam live vor Ort arbeitet. Das hat sehr gut funktioniert.
Hybride Führung heißt, die Führung in zwei unterschiedlichen Welten – der virtuellen und der Präsenz-Welt – miteinander zu verbinden und auf Mitarbeitende in beiden Welten einzugehen. Manche verwenden diesen Begriff auch, wenn klassische und agile Führung aufeinandertreffen.
Was kannst du als Führungskraft konkret tun, damit hybrides Arbeiten in deinem Unternehmen gelingt? Hier ein paar Tipps:
Trifft man sich in der Firma, dann ist es völlig normal, dass man fragt „Wie läuft’s gerade bei dir?“. Das passiert organisch. Wenn wir uns aber virtuell treffen, passiert das nicht einfach nebenbei. D.h. du musst diese Art der zwischenmenschlichen Kommunikation ganz bewusst initiieren!
Was sich bei Online-Meetings anbietet sind Runden in denen jede*r äußern kann, wie es ihm/ihr gerade geht. Natürlich unterhalten wir uns offener, wenn wir nur eine Person persönlich treffen als wenn wir in einer digitalen Runde allen unserer Befindlichkeiten kund tun. Aber das ist zumindest besser als gar nichts.
Räume unbedingt Zeit für Emotionen ein!
Wir haben es weiter oben schon einmal erwähnt, deshalb werden wir hier nicht mehr in die Tiefe gehen: gehe empathisch mit deinen Mitarbeitenden um und frage lieber einmal zu viel als zu wenig, was in deren Leben – sei es beruflich oder privat – gerade los ist.
Alle sind toleranter geworden, was das Vermischen von privat und beruflich angeht. Manchmal läuft ein Kind im Hintergrund vorbei, manchmal sehen wir die Pokale in der Schrankwand des Kollegen. Das lässt sich als Einstieg nutzen um zu fragen: wie läuft es mit dem Kind im Homeoffice? Bitte deine Mitarbeitenden das auch untereinander zu tun.
Führe mehr Gespräche unter vier Augen mit deinen Mitarbeitenden!
Es ist wichtig, dass auch den Kolleg*innen klar ist, dass es ohne persönliche Treffen nicht funktioniert. Also rege an, dass es auch inoffizielle Treffen gibt zum Biertrinken, Mittagessen, zum spazieren gehen usw. um zu networken!
Wunderbar, wenn die Kolleg*innen sich manchmal in kleiner Runde treffen, aber die große Runde soll auch nicht zu kurz kommen. Lade gelegentlich das Team zum Mittagessen ein oder auf einen Ausflug. Es bietet sich an dies an Tagen zu tun, wenn sowieso alle im Büro sind.
Manche Teams treffen sich morgens für 10 Minuten und jeder sagt, was bei ihm gerade los ist:
1. Was mache ich heute?
2. Was habe ich gestern geschafft?
3. Wo habe ich gerade Schwierigkeiten?
Diese so genannten Dailys sind tägliche kurze Meetings. Es geht gar nicht darum lange zu erzählen, sondern sich nur kurz auf dem neuesten Stand zu halten und Informationen auszutauschen. So weiß der/die Kolleg*in, wer am selben Thema arbeitet und wen er/sie bei Bedarf ansprechen kann.
In einem wöchentlichen Treffen verschafft sich das Team einen Überblick über die Ressourcenlage. Das Weekly macht besonders in Teams Sinn bei denen Aufgaben getauscht werden können. Das wöchentliche Zusammensein ist so etwas wie der Marktplatz des Teams; die Teammitglieder informieren sich gegenseitig:
Beides ist möglich: Die Weeklys finden anstelle von Dailys statt oder ergänzen die Dailys, so dass einmal wöchentlich intensiver auf die anstehenden Themen eingegangen werden kann.
Prinzipiell können alle Meetings virtuell stattfinden, besonders die Dailys.
Aber: idealerweise findet das Weekly im Office statt, so dass sich alle treffen können. Eingemeinsamer Termin vor Ort ist für den Teamgeist förderlich.
Im Büro gehen wir vielleicht einfach ins Zimmer gegenüber und fragen unsere Kollegin: „Wie machst du das denn?“ Wir holen uns Anregungen, Tipps, Erfahrungen von anderen und kommen so mit unserer Arbeit weiter. Die Hürde wegen einer solchen Frage extra einen Termin zu vereinbaren oder anzurufen ist größer als plötzlich im Türrahmen zu erscheinen.
Deshalb haben manche Teams dafür extra Zeit eingeplant: Sie treffen sich zu Lernmeetings. Dort wird gefragt:
So können die Kolleg*innen etwas zur Problemlösung beitragen und Gelerntes mit den anderen teilen.
Dafür muss es regelmäßige Lern-Meetings geben!
Ja, wir alle werden zugebombt mit Online-Meetings. Und zwar eines nach dem andern. Das ist in der letzten Zeit deutlich mehr geworden. Früher, also im Live-Betrieb konnte man eher mal verschnaufen: man musste von Konferenzraum zu Konferenzraum laufen oder hatte sogar Fahrtwege. Heute wird zwischen den Online-Meetings keine Pause mehr eingeräumt. Das Meeting ist anberaumt von 14:00 bis 15:00 Uhr und um Punkt 15:00 Uhr startet schon gleich das nächste. Mit viel Glück schafft man es zwischendurch schnell zur Kaffeemaschine.
Das ist problematisch!
Unsere Effizienz wird dadurch sicherlich nicht gesteigert. Menschen müssen zunehmend unvorbereitet in Meetings gehen, können diese nicht nachbereiten, haben nicht mal Zeit auf Toilette zu gehen.
Wie oft haben wir schon Meetings angefangen und festgestellt, dass viele noch nichts zu Mittag gegessen haben und seit Stunden pausenlos in den Computer blicken. Dann geben wir natürlich erst einmal 5 Minuten Luft, damit es überhaupt eine Pause gibt.
Wir denken, dass es sinnvoll ist Meetings nur für 25 Minuten oder eine Dreiviertelstunde anzusetzen, damit eine Pause vor dem nächsten Meeting möglich ist.
Die Frage stellt sich: warum ist das eigentlich so viel geworden? Die Antwort: Weil es geht. – Viele Themen können sehr viel schneller vorangetrieben werden, weil man keine Fahrzeiten mehr hat, weil man am Ball bleiben kann. Das ist natürlich enorm effizient.
Einer unserer Kunden hat ein Team im Außendienst, welches normalerweise immer viele Fahrzeiten hatte. Während der Kontaktbeschränkungen natürlich nicht. Er sagt: „Ich weiß gar nicht wie wir damit umgehen sollen, wenn wir jetzt wieder Leute besuchen möchten. – Dann wird die Effizienz nämlich wieder runtergehen. Wie soll ich das meinen Chefs erklären?“
Auch wenn wir effizienter arbeiten können, so wollen wir trotzdem unsere Kund*innen treffen. Es geht schließlich nicht nur um die Quantität sondern auch um die Qualität des Kontakts. Und auch im Kundenkontakt sind Treffen verbindender als Online-Meetings.
An manchen Punkten lässt sich Zeit anders verteilen:
Ganz wichtig beim Thema Zeitmanagement: achte darauf, dass dir nicht dein ganzer Terminkalender zugepflastert wird. Blocke also Termine für Fokus-Zeiten in denen du ungestört arbeiten kannst und natürlich auch für deine Erholungspausen. Das ist wichtig!
Wie du das mit dem Zeitmanagement am besten angehen kannst erklärt die Susanne in unserem Video.
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In einem Meeting bei dem alle versammelt um einen Tisch sitzen, kann man noch schnell ein Thema einwerfen, man hört sofort die Kommentare der anderen, manchmal kommen auch noch benachbarte Themen auf. Will sagen: Die Kommunikation im Office kann relativ unstrukturiert verlaufen. Manchmal sind es ein paar Sätze quer über den Schreibtisch, dann arbeitet man wieder, dann trinkt man zusammen einen Kaffee und bespricht das Thema weiter.
In dem Moment in dem Teile des Teams nicht präsent sind, muss die Kommunikation allerdings deutlich durchdachter und strukturierter stattfinden. Du musst dir im Vorfeld Gedanken machen!
Für ein virtuelles Meeting brauchst du unbedingt eine*n guten Moderator*in!
Das ist weit wichtiger als bei Präsenztreffen. Der Termin sollte gut vorbereitet und klar strukturiert sein:
In Präsenz Meetings gibt es meist Raum dafür, noch einmal kurz nachzudenken oder sich kurz mit den Anwesenden abzusprechen. Im virtuellen Rahmen funktioniert das leider nicht.
Deshalb: mache dir den Ablauf detailliert klar!
Damit beim hybriden Arbeiten alle Zugriff auf sämtliche Informationen haben braucht es ein Protokoll und einen Ort der für alle zugänglich ist, wo dein Team alles nachlesen kann. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten: manche Teams arbeiten mit Confluence als Informationsspeicher und Kollaborations-Programm. Auch Microsoft Teams oder die Google G-Suite bieten dahingehend viele Möglichkeiten.
Statt also die E-Mail Accounts deiner Mitarbeitenden mit E-Mails zu fluten, braucht es projektbezogene Online-Informationssammlungen.
Es gibt das Sprichwort: ein Handwerker ist so gut wie sein Werkzeug. Und genau so verhält es sich auch mit dem hybriden Arbeiten. – Es braucht gute Tools, um optimal zusammenarbeiten zu können!
Welches Tool nutzt ihr für eure Videokonferenzen? Teams oder Zoom oder doch lieber WebEx?
Habt ihr gemeinsame Planungstools? Zum Beispiel Trello oder Asana?
Gibt es Möglichkeiten um themenbezogen miteinander zu kommunizieren? Zum Beispiel Confluence, die Google G-Suite oder die Microsoft Teams?
Dazu kommen virtuelle Whiteboards wie Miro, Mural, Deon, auf denen kreative Arbeit stattfinden kann.
Eine ausführliche Auflistung solcher Tools haben wir in unserem Artikel Zoom Meeting & Videokonferenz: Wie´s geht, Alternativen, Tipps
Christian erklärt dir in diesem Video wie Zusammenarbeit online am besten funktionieren kann.
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Time-Stamps:
0:00 Intro
0:30 Kommunikation
3:55 Kooperation
5:38 Kollaboration
6:21 Co-Kreation
Für das Arbeiten im Home-Office beziehungsweise mobil können Mitarbeitende bis zu 600 € Home-Office Pauschale geltend machen. Pro Arbeitstag zuhause kann man 5 € Werbungskosten oder Betriebsausgaben anrechnen. Maximal dürfen 120 Tage im Jahr zusammenkommen. Bisher gilt diese Regelung für die Jahre 2020, 2021 und 2022.
Ein ganz klares Ja zum hybriden Arbeiten!
Hybrides Arbeiten ermöglicht den Mitarbeitenden größtmögliche Selbstbestimmung und steigert so nachweislich deren Motivation. Jede*r kann so arbeiten, wie er/sie am produktivsten ist. Die Arbeitgeberattraktivität steigt. Gleichzeitig ist es wichtig dass die Führungskraft den einzelnen Menschen und das Wir- Gefühl im Blick behält. Wenn Emotionen genug Raum haben und das Team sich regelmäßig auch live treffen kann, dann können wir hybrides Arbeiten sehr empfehlen.
Wenn du überlegst, ob auch dein Team hybrid arbeiten könnte, dann melde dich bei uns – wir stehen dir gerne mit Rat und Tat zur Seite.
Zum Abschluss haben wir dir hier noch einmal eine Übersicht aller Punkte zusammen gefasst, die du als Führungskraft brauchen wirst, um dein Team gut in der hybriden Arbeit führen zu können:
Spannendes Thema das hybride Arbeiten, oder? Wenn du Lust hast du noch ein bisschen mehr zum Thema zu lesen oder dich bei artverwandten Themen umzuschauen, dann haben wir dir hier eine Lese Liste zusammengestellt. In dieser findest du auch die Studien auf die wir uns im Artikel bezogen haben.
Die Studie „Hybride Arbeitsmodelle“ 2021 von Hirschtec, durchgeführt vom Marktforschungsinstituts YouGov für die 508 Arbeitnehmer*innen ohne Führungsverantwortung in Deutschland befragt wurden.
Hier ein Video zur Yougov Studie Hybride Arbeitsmodelle 2021:
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Josephine Hofmann und ihr Team vom Fraunhofer Institut veröffentlichten im Dezember 2020 die Studie „Arbeiten in der Corona-Pandemie – Leistung und Produktivität im New Normal“. Die Untersuchung belegte, dass die Produktivität von Unternehmen gleich geblieben ist oder sogar ein bisschen erhöht wurde. Das Team ging noch vielen weiteren Fragestellungen im Bereich hybrides Arbeiten nach: Organisation, Führung, Messung von Leistung, Konzeption von neuen Büros usw.
„Neue Karriere und vielfältige Führung – Was Unternehmen jetzt tun sollten. Der Jahresbericht.“
Im Februar 2022 wurden 1.688 Berufstätige zwischen 18 und 69 Jahren zu den Themen Führung und Karriere im Wandel befragt. Hier als pdf.
Die Gesellschaftsstudie „D21-Digital-Index“ zeigt ein jährliches Lagebild zum Digitalisierungsgrad der Gesellschaft in Deutschland. Befragt werden knapp 20.500 Bundesbürger*innen.
Eine repräsentative Befragung von 1.503 Erwerbstätigen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.
Ganz unten auf der Webseite kannst du auch die Präsentation: „Homeoffice für alle? – Wie Corona die Arbeitswelt verändert“ als pdf herunterladen.
Du findest dort viele Grafiken, zu Befragungen rund um Homeoffice. Lohnt sich!
Befragt wurden 9326 Arbeitnehmer*innen in: Australien, Brasilien, China, Deutschland, Frankreich, Großbritannien, Japan, Kanada, Schweden, Singapur und USA.
Download der Accenture Studie „The Future of Work: Productive anywhere“ Mai 21, als pdf in Englisch.
Hier ein Artikel zur oben genannten Studie „The Future of Work: Productive anywhere“ von Accenture
Auch interessant: ein englischsprachiger Hybrid Work Guide
Zoom Meeting & Videokonferenz: Wie´s geht, Alternativen, Tipps
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Selbstorganisation im Unternehmen – Wozu & wie?
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Hilft anderen gern über die Schwelle – in agilen Transformationen und anderen Change-Prozessen
Susanne Grätsch weiß aus eigener Erfahrung, dass man an Veränderungen wächst. Seit 1999 ist sie im Mittelstand und für internationale Konzerne unterwegs. Anfangs lag ihr Schwerpunkt noch in Führungskräfteentwicklung und Coaching. Inzwischen sucht und findet sie ihre Herausforderungen in groß angelegten Change-Projekten, die sie begleitet. Sie unterstützt Unternehmen z. B. bei der Veränderung hin zu einem agilen Unternehmen im Rahmen der digitalen Transformation, bei der Überwindung von Wachstumsschwellen oder bei der Etablierung einer attraktiven, motivierenden Unternehmenskultur, die Voraussetzung für die Gewinnung neuer Mitarbeiter als attraktiver Arbeitgeber ist. Als NLP-Master-Practitioner, zertifizierte UXQB-Beraterin (für Usability und User Experience) sowie Consultant in der hypno-systemischen Organisationsberatung kann sie sich schnell in neue Fachgebiete einfuchsen und fühlt sich in der Automobilindustrie ebenso zu Hause wie in der IT-Branche oder der Immobilienwirtschaft. Ihre größte private Herausforderung ist es, beruflichen Erfolg mit einem erfüllten Familienleben zu verbinden. Allerdings ist sie damit nicht allein, sondern kann auf die tatkräftige Unterstützung ihres Mannes, Oliver Grätsch, zählen.
Macht gern Theater – auch als Trainerin in Unternehmen
Seit 15 Jahren macht Kassandra Knebel Unternehmenstheater. Ob Datev, Bombardier, Sparkasse oder Lions-Club – sie bringt Menschen dazu, ihre gewohnten Bahnen zu verlassen, neues Terrain zu erkunden und kreativ zu sein. In ihren Workshops geht es darum, Informationen in Handlung, Text und Spiel umzusetzen, sich und andere dabei zu beobachten und die Hintergründe zu erforschen und zu verstehen. Sie unterstützt Menschen dabei, Gefühl und Verstand zu synchronisieren, sich mit anderen auszutauschen und dadurch im Team enger zusammenzuwachsen. Außerdem schult sie Führungskräfte in überzeugendem Auftreten. Das Theaterspiel, bei dem die Körpersprache eine große Rolle spielt, macht Motivationen menschlichen Handelns ebenso sichtbar wie psychologische Muster. Es ist eine Möglichkeit, miteinander zu kommunizieren und auch Emotionen zum Ausdruck zu bringen. Dabei darf gern viel gelacht werden, denn Rumalbern befreit – eine gute Ausgangslage, um Dinge anders anzugehen.
