Virtuelle Zusammenarbeit ist momentan unser täglich Brot: Wir alle verbringen viel Zeit in Online Meetings. Und die sind zäh. Wie lässt sich unsere virtuelle Zusammenarbeit also besser gestalten?
Online Meeting Marathon – der Fluch der Pandemie
Barbara seufzt. Seit Lockdown und Homeoffice hängt sie nur noch in Online Meetings. Und zwar eines nach dem anderen. Ihr Schicksal scheint besiegelt: In ihrem Kalender reiht sich Web- Co an Web-Co; Änderung nicht in Sicht.
Barbara ist Führungskraft eines Maschinenteilherstellers mit etwa 300 Angestellten. Sie leitet die Arbeitsvorbereitung und trägt Verantwortung für eine sauber Koordination der Prozesse in der Fertigung.
Und nicht nur die schiere Bombardierung mit Online Meetings setzt sie unter Druck, auch das dröge Dahinplätschern der endlosen Sitzungen erschöpft sie.
Meistens sind viele der Teilnehmenden nicht willens oder in der Lage die Kamera einzuschalten. Als Folge dessen reden graue Kacheln miteinander. Viele der Sitzungen sind nicht mehr als die gute alte Telefon Konferenz. Von wegen virtuelle Zusammenarbeit!
Und wenn tatsächlich mal ein paar Leute zu sehen sind, freut sie das zwar, jedoch wird sie vom stundenlangen, ereignisarmen Glotzen auf den Bildschirm hundemüde. Da sie als Führungskraft ihre Kamera an hat, darf sie sich das nicht anmerken lassen. Denn schliesslich beobachten die anderen sie genauso, wie sie verfolgt, was die sichtbaren Kollegen so machen, wenn sie sich unbeobachtet fühlen. Irgendwie muss man sich ja wachhalten bei diesen blutleeren Online- Veranstaltungen.
Bei einer Netflix Serie fällt es ihr deutlich leichter ausdauernd auf den Bildschirm zu starren. Das hält sie gern auch ein paar Stunden länger durch. Wir alle, oder?
Effizienz im Online Meeting
So wie Barbara geht es dieser Tage den meisten von uns: Ein Online Meeting nach dem anderen; keines davon wirklich effizient. Die Themen klingen ähnlich aufregend wie „Durchsprache der Vertriebsergebnisse im QI für die Region EMEA“. Meistens handelt es sich um begleitetes Powerpoint Lesen: einer präsentiert vollgepfropfte Dokumente, vielleicht gibt es kurze Rückmeldungen und dann wird das Thema wieder gewechselt. Gähn.
Ein wirklicher Austausch untereinander, der inhaltlich weiterbringen könnte, findet nicht statt. Von virtueller Zusammenarbeit ist man weit entfernt. Die Teilnehmenden werden lediglich mit Informationen beschallt.
Aber Barbara will nicht meckern. Schließlich muss sie oft selber Online Meetings veranstalten. Aus Erfahrung weiß sie genau: Online die Kommunikation in Schwung zu bringen ist wirklich nicht leicht. Sie überlegt, wie es ihr gelingen kann die gemeinsamen, digitalen Sitzungen nicht nur weniger ermüdend, sondern auch deutlich effizienter zu gestalten.
Wie kann sie es schaffen schnöde online Kommunikation weiter zu entwickeln in Richtung Kooperation, Kollaboration oder gar Co-Kreation?
In unserer Grafik zeigen wir dir, was die Unterschiede sind:
Die verschiedenen Stufen virtueller Zusammenarbeit
Kooperation in der virtuellen Zusammenarbeit
„Communication on the same page“
Was sollte der kleinste gemeinsame Nenner sein?
Barbara begrüßt die Teilnehmenden freundlich mit einem Lächeln; daran sollte besonders bei Online Meetings nicht gespart werden. Schon vor dem Meeting hat sie ihre Kollegen gebeten dieses mal die Kameras einzuschalten, so das es allen möglich ist sich zu sehen. Das macht das Meeting schon mal einiges persönlicher. Und um sicherzustellen, dass jeder über dasselbe spricht ist die bildliche Darstellung des Themas, seien es Fließdiagramme, zur Not auch Exelsheets sinnvoll.
Barbara ist es wichtig, dass es allen möglich ist gemeinsam über das jeweilige Thema zu sprechen, Feedback zu geben und dass nicht nur einer sendet und die anderen zum Zuhören verdammt sind. Das klappt ganz gut.
Da in diesem Fall die virtuelle Kommunikation nicht nur eine Einbahnstrasse ist, sondern interagiert wird, können wir von einer Kooperation – auf minimalem Niveau – sprechen.
Barbara beobachtet, dass durch diese kleinen Änderungen schon mal etwas mehr Leben in die WebCo gekommen ist: Es gab Rückmeldungen, es sind ein paar neue Gedanken eingeflossen und vor allem hat man sich ein paar mal zugelächelt. Für heute ist sie zufrieden. Jedoch wie lässt es sich künftig anstellen, dass die virtuelle Zusammenarbeit intensiver und auch effektiver wird, so wie es bei Präsenz-Veranstaltungen schon oft der Fall gewesen ist?
Kollaboration in der virtuellen Zusammenarbeit
„Let´s work TOGETHER”
Barbara und ihr Team haben die Aufgabe ein Thema gemeinsam weiter zu entwickeln. In Zeiten vor Pandemie und Home-Office kamen alle im Konferenzraum zusammen mit Kaffee, Stiften und Klebzetteln bewaffnet und arbeiteten freudig miteinander. Das war immer eine spezielle, kreative Atmosphäre. Es wurde gelacht, sich auf dem Flur privat geupdated und vor allem gemeinsam konstruktiv an der Aufgabe gearbeitet.
Die Grundlage war hier, dass niemand Vorträge hielt oder den anderen erklärte, wo es langgeht, sondern dass die Kollegen in einem ständigen Dialog auf Augenhöhe ihr gemeinsames Ziel verfolgten.
Sie möchte dieses hierarchiefreie, wertschätzende Zusammenarbeiten auch online hinkriegen.
Deshalb führt sie ein online Collaboration Tool ein. Damit können alle Kollegen, egal wo sie gerade sind an einem Online Whiteboard zusammen arbeiten. Die Kollegen sind begeistert: die freuen sich etwas tun zu können, das Tool mit all seinen Funktionen verstehen zu lernen und einer weiteren gleichförmigen Powerpoint- Vorstellung entkommen zu sein. Das Team spielt ein wenig mit den neuen Möglichkeiten, albert sogar ein wenig herum und legt dann los – mit exzellenten Ergebnissen. Und am Ende ist keiner so müde wie bei den Standard WebCos.
Was ist hier passiert?
Es hat Kollaboration stattgefunden. Der Unterschied zur Kooperation: Hier wird gleichzeitig miteinander gearbeitet, statt nacheinander. Oder um einen Anglizismus zu bemühen: Kooperation ist work on the same page. Kollaboration ist work in the Same page at the Same moment. Gemeinsam haben Barbara und Kollegen Dokumente durchgesehen und spontan korrigiert. Sie haben in einem gemeinsamen Prozess einander ergänzt und freundlich beigetragen oder Verbesserungsideen eingebracht.
Wozu eignet sich Kollaboration?
Mit Kollaboration lässt sich mit Blick auf die selbe Arbeitsgrundlage ein gemeinsames Ziel erarbeiten. Du kannst mit deinem Team gemeinsam zum Beispiel einen neuen Marketinplan erarbeiten oder ein Logo für ein neues Projekt entwickeln.
In unserem Artikel Zoom Meeting & Videokonferenz: Wie´s geht, Alternativen, Tipps erläutern wir die Funktionen und Unterschiede einzelner Collaboration Tools und geben dir sämtliche Tipps, wie du dein Online Meeting perfekt gestaltest. Technik, Ablauf, Moderation, Pipapo.
Co-Kreation in der virtuellen Zusammenarbeit
„Neue Räume gemeinsam betreten“
Die online Kollaboration zwischen Barbara und ihrem Team hat nun schon mehrmals hervorragend geklappt. Jetzt kommt eine neue virtuelle Herausforderung auf sie zu: es geht nicht nur darum im bekannten Rahmen Lösungen für eine Fragestellung zu erarbeiten; diesmal geht es darum in einem kreativen Prozess komplett Neues zu entwickeln.
Dadurch dass sie und ihr Team hierarchiefreie Kommunikation, lebendiges Miteinander und Denken außerhalb der bekannten Bahnen schon oft in Präsensmeetings und jetzt auch online praktiziert haben, gehen sie freudig auf die Aufgabe zu. Und weil ihr Team divers aufgestellt ist und offen gesprochen werden kann, fließen viele unterschiedliche Gedanken und Perspektiven in den Prozess mit ein. Es wird konzentriert gearbeitet, intensiv debattiert und viel gelacht. Mit so viel Erfolg hat Barbara gar nicht gerechnet. Da entsteht wirklich Neues!
Wozu eignet sich Co-Kreation?
Ihr wagt euch in der virtuellen Zusammenarbeit gemeinsam auch neues Terrain. Es geht nicht darum ein definiertes, konkretes Ziel zu erreichen, sondern gemeinsam kreativ zu sein. Du kannst mit Co-Kreation zum Beispiel ein neues Wertestatement für deine Abteilung oder das ganze Unternehmen erarbeiten. Oder einen neuen Kundenzugang gestalten, wenn der persönliche Zugang in Zeiten der Pandemie nur noch virtuell möglich ist.
Video Co-Creation Online
Christian Grätsch erklärt wie ihr erfolgreich virtuell zusammenarbeiten könnt.
Barbara ist zufrieden. Mit ein paar Details hat sie es geschafft die lästigen WebCos zu beleben und die Ergebnisse deutlich zu verbessern.
Das Feedback ihres Teams bestärkt sie: Letztenendes wollen alle lieber freudig miteinander arbeiten.
Leider ist diese Art des Miteinanders insbesondere im virtuellen Raum für die meisten Unternehmen nicht umsetzbar: In den üblichen, hierarchiegetränkten Web Konferenzen in denen einer mit PowerPoint und Exel Tabellen die Kollegen einschläfert, die bei abgeschalteten Kameras vor sich hin dösen ist das hoffnungslos…
Was nicht heißt, dass du das nicht anders machen kannst.
Unsere Praxis Tipps
Wie kannst du virtuelle Zusammenarbeit effektiver, unterhaltsamer und persönlicher gestalten?
1. Sorge für ein hierarchiefreies Umfeld mit interessierten und willigen Menschen!
2. Sorge für große Diversität in der Gruppe der Kollaborierenden (Alter, Gender, Erfahrung, fachliches und methodisches Know-How und Perspektiven auf das zu behandelnde Themenfeld)
3. Gib Raum und Zeit für persönliches Kennenlernen und menschliche Begegnung!
4. Sorge für eine passende technische Ausstattung ALLER Teilnehmenden!
Details findest du in unserem Artikel Zoom Meeting & Videokonferenz: Wie´s geht, Alternativen, Tipps ….
5. Befähige und ermutige die Teilnehmenden, virtuelle Werkzeug der Co-Creation zu nutzen und Freude damit zu gewinnen!
6. Gib Struktur, Zeit und einen Rahmen, der genügend Freiheit des Denkens ermöglicht, aber das gemeinsame Denken und Kommunizieren in Bahnen hält:
- Kürzere, wohl strukturierte Workshop Sessions mit Pausen (2-4 Stunden-Sessions, verteilt über mehrere Tage).
- Klare Methodik, zum Beispiel nach Formaten des Design-Sprints.
- Agile Methoden, um Fokussierung und zwischenmenschliche Begegnung als bedeutsamen Teil des Prozesses zu balanacieren.
7. Verwende die vollen Möglichkeiten der digitalen Zusammenarbeit um wirkliche Co-Kreation zu ermöglichen: Rechner mit Kamera und Ton, Webconferenzen mit Breakout-Sessions, Moderations-White-Boards um zeitgleich und lebendig gemeinsam Dinge zu bearbeiten und zu gestalten.
8. Sorge für eine Moderation, die für Freude, Mut und Lust am gemeinsamen Arbeiten erzeugt und neben dem Inhalt auch die zwischenmenschliche Dynamik aufnimmt und moderiert.
Arbeiten in Homeoffice und im Büro? – Wie geht das zusammen?
Hybrides Arbeiten – Teamwork zwischen Homeoffice & Büro: geht das?
Du willst dich detailliert mit WebCos befassen? Haben wir was für dich: in unserem Artikel Zoom Meeting & Videokonferenz: Wie´s geht, Alternativen, Tipps findest du alles, was du zum Thema wissen musst.
