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Die Scrum Retrospektive – Erklärung und Praxis

Inhaltsverzeichnis

Die Scrum Retrospektive – Erklärung und Praxis

Eine Retrospektive – was ist das?
Wie erreichen Sie eine Verbesserung der Zusammenarbeit Ihres Teams?
Wie erfahren Sie, welche Probleme es aktuell gibt?
Aus Unstimmigkeiten und Fehlern in der Zusammenarbeit lernen – wie kriegen Sie und Ihr Team das hin?
Wir stellen Ihnen die Retrospektive vor: Dies ist eine Technik aus dem Bereich der agilen Methoden, die auch funktioniert wenn man ansonsten nicht auf agile Tools zurückgreift. – Es lohnt sich also in jedem Fall unseren Artikel zu lesen.
Wir erlauben uns an dieser Stelle vom Sie zum Euch zu wechseln, da agile Kommunikation das Euch fokussiert und das Sie immer mehr in den Hintergrund tritt.

 

Wo man Retrospektiven brauchen kann

Vielleicht kennt Ihr das auch aus Eurer Zusammenarbeit in Teams. Manche Dinge laufen richtig gut, manche Dinge aber gehen auch echt daneben. Insbesondere, wenn Druck im Team ist, nimmt man sich selten die Zeit mal inne zu halten und darüber zu sprechen, wie man es besser machen könnte. Eher wird die Stimmung untereinander gereizt oder es werden Schuldzuweisungen getätigt, die aber selten etwas verbessern.
Ganz anders läuft es, wenn ein Team es schafft, regelmäßig den Fuß auf den Ball zu stellen und aus der Hubschrauberperspektive miteinander darauf zu schauen, wie man die Zusammenarbeit verbessern könnte.

Die Retrospektive – Was ist das?

Die Retrospektive ist ein Meeting, das aus der agilen Softwareentwicklung mit Scrum bekannt wurde, und genau diesen Zweck hat: nach jedem Arbeitszyklus (Sprint), also etwa alle 1-4 Wochen wird neben dem Ergebnis des Sprints auch besprochen, wie man die Art und Weise, wie es im Team läuft, verbessern kann. Im Laufe der Zeit wird dies so zur Selbstverständlichkeit und die Zusammenarbeit im Team verbessert sich nachhaltig.
Eine Retrospektive kann man natürlich auch machen, wenn man etwas anderes im Team bearbeitet als Software. Sogar wenn man nicht mit agilen Methoden unterwegs ist, ist es hilfreich, wenn man sich regelmäßig im Team nach diesem Schema austauscht, um das Miteinander zu besprechen. Je mehr ungewohnte oder neue Aufgaben – außerhalb der täglichen Routineabläufe – es im Team gibt, desto wichtiger ist es, regelmäßig Retrospektiven durchzuführen.

Wozu macht man Retrospektiven?

Retrospektiven bringt eine ganze Menge:
  • Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess der Prozesse und Abläufe wird so etabliert
  • Unklare Verantwortlichkeiten werden aufgedeckt und geklärt
  • Missverständnisse können vermieden oder aufgeklärt werden,  entstandener Frust wird schnell wieder abgebaut
  • Das Teamgefühl wird gestärkt, so macht die Arbeit mehr Spaß und das Team wird produktiver

 

Retrospektive Meeting

 

Wie ist das Setup einer Retrospektive?

Wie lange dauert eine Retrospektive?

Retrospektiven können je nachdem, wie häufig sie gemacht werden, 1-3 Stunden dauern. Achtet darauf, dass Ihr nicht zu wenig Zeit einplant, denn es ist sehr unbefriedigend, wenn wichtige Themen nur angerissen und aus Zeitgründen nicht geklärt werden können.

Wer sollte dabei sein?

Es sollten – wenn möglich – alle Teammitglieder anwesend sein. Jedoch raten wir dazu die Regelmäßigkeit der Retrospektive sicher zu stellen, indem die Termine fest eingeplant sind, auch wenn nicht jeder teilnehmen kann. Das hängt natürlich auch von der Größe des Teams ab. Wenn der Kunde aktiv mitarbeitet, macht es auch Sinn, ab und zu die Vertreter der Kundenseite mit einzuladen. Insbesondere dann, wenn das Miteinander nicht ganz reibungslos abgelaufen ist.

Was braucht es noch?

Ihr braucht auf jeden Fall jemanden, der das Meeting moderiert. Je emotionaler das Meeting werden kann, desto wichtiger ist es, dass es einen neutralen Moderator gibt. In Scrum ist dies die Aufgabe des Scrum-Masters. Ist die Retrospektive regelmäßige Routine in Eurem Team und verläuft üblicherweise konstruktiv, kann die Moderation auch reihum von einem Teammitglied übernommen werden.

Welche Techniken und Werkzeuge sind hilfreich?

Arbeitet mit Moderationstechniken, die die Ergebnisse visualisieren! Jedes Teammitglied sollte die Chance haben sich mit Hilfe von Moderationskärtchen zu beteiligen. Wenn nicht alle persönlich anwesend sein können, das Meeting also ganz oder teilweise virtuell stattfindet, helfen Tools wie ein Jamboard dabei, die Moderation für alle sichtbar zu gestalten.

 

Die 5 Phasen der Retrospektive

 

Die 5 Phasen der Retrospektive

Im folgenden beschreiben wir die fünf Phasen, die eine Retrospektive haben kann. Weiter unten findet Ihr Vorschläge zur Moderation der einzelnen Phasen.
  1. Set the Stage/ das Intro:

    Im Intro wird begrüßt und der Rahmen gesetzt, zum Beispiel wieviel Zeit zur Verfügung steht. Auch die Spielregeln werden noch einmal in Erinnerung gebracht. Der Moderator wird für eine positive Stimmung als Auftakt sorgen, und so die Grundlagen für eine gute Retrospektive schaffen.  Auch das Visualisieren der derzeitigen Stimmungslage ist ein wichtiger Aspekt von „Set the Stage“.
  1. Gather Data/ Daten sammeln:

    Hier tragt Ihr alle Daten zusammen, die Ihr braucht, um die Zusammenarbeit zu bewerten. Das können „harte Daten“ sein, zum Beispiel Fehlerhäufigkeit, Qualitätsdaten oder das Burndown-Chart, das können aber auch Einschätzungen der Teammitglieder sein, was sie als hilfreich oder kritisch erlebt haben. Cluster die verschiedenen Themen und priorisiert, um zu schauen, an welchen Ihr weiter arbeiten möchtet.
  1. Generate Insights/ Einsichten gewinnen:

    Hier geht es darum die einzelnen Punkte tiefer zu bearbeiten. Was sind die Ursachen von Schwierigkeiten? Wie könnt Ihr sie lösen? Kommt nicht in Versuchung diese Phase wegzulassen, sie ist existenziell, um in der nächsten Phase hilfreiche Maßnahmen zu entwickeln, die Probleme nachhaltig lösen und nicht nur oberflächliche Symptombekämpfung zu betreiben.
  1. Decide what to do/ Maßnahmen beschliessen:

    Um Verbindlichkeit in der Retrospektive sicher zu stellen, werden hier konkreten Punkte beschlossen, Verantwortlichkeiten festgelegt und mit einer Zeitleiste versehen.
  1. Close the Retrospective/ Abschluss:

    Zum Ende gibt es noch Feedback zur Retrospektive selbst. Dies hilft den Teilnehmern das Meeting abzuschließen und dem Moderator die Retrospektive beim nächsten Mal noch besser zu machen.

 

Methoden für die Retrospektive

 

Methoden für die fünf Retrospektiven-Phasen:

Wenn Ihr selbst Eure Retrospektive moderiert, dann achtet darauf, dass Ihr nicht immer die selben Methoden verwendet. Wenn Ihr das Meeting abwechslungsreich gestaltet, ist es auch für Eure Teammitglieder spannender und macht mehr Spaß. Im folgenden haben wir Euch für jede Phase einige Methoden heraus gesucht. Es gibt natürlich noch viele mehr.
  1. Set the Stage/ Vorbereiten der Retrospektive

Hier findet Ihr einige Methoden, um die Stimmung im Team abzubilden.

Punkte/ Kreuze

Punkte auf einem Teambarometer oder einem Säulendiagramm. So können sich alle Teammitglider schnell positionieren. Das Ergebnis ist eine gute Diskussionsgrundlage.

 

Smileys

Spaß macht folgende Methode: bittet die Teammitglieder Smileys auf eine Manderine oder ein gekochtes Ei zu malen, je nachdem wie zufrieden sie mit der letzten Iteration oder dem aktuellen Stand der Zusammenarbeit sind.

Teamcircle

die Teammitglieder stellen sich im Kreis auf. Der Moderator liest Statements vor, zu denen sich die Teammitglieder positionieren sollen. Stimmen sie zu, bewegen sie sich in Richtung Kreismitte. Stimmen sie nicht zu, bewegen sie sich im Maße der Ablehnung des Statements nach außen. Statements können zum Beispiel sein:
  • Ich glaube ich kann in dieser Runde Themen offen ansprechen
  • Mit unserer aktuellen Zusammenarbeit bin ich glücklich
  • Ich bin zufrieden mit der Qualität unserer Arbeit

 

Generate Insights in der Retrospektive bei Scrum

 

  1.  Gather Data / Daten sammeln:

Hier findet Ihr einige Methoden, um die Rückmeldungen der Teammitglieder einzusammeln und zu priorisieren.

Die vier L´s

Jeder schreibt Kärtchen zu den folgenden vier Fragen:
  1. Was ich geliebt habe / what I loved
  2. Was ich gelernt habe / what I learned
  3. Gefehlt hat mir / what I lacked
  4. Wonach ich mich gesehnt habe / what I longed
    Danach werden die Ergebnisse in Kleingruppen zusammen gefasst und daraus wichtige Handlungsfelder abgeleitet. Am Ende könnt Ihr die Handlungsfelder durch Punkten in eine Reihenfolge der Wichtigkeit bringen.

Learning-Matrix

Zu verschiedenen Aspekten, die für das Team bedeutsam sind, können die Unterpunkte
  1. ? (lief gut)
  2. ? (lief nicht gut)
  3. ? (Welche Ideen habe ich?)
gesammelt werden.
Auch hier könnt Ihr im Anschluss wieder punkten, um die wichtigsten Handlungsfelder zu kennen.

 

Säulendiagramm Retrospektive Start

 

  1.  Generate Insights / Einsichten gewinnen:

In dieser Phase beginnt Ihr mit den wichtigsten Handlungsfeldern. Setzt Euch eine feste Zeit für die Bearbeitung eines Handlungsfeldes und entscheidet Euch, wieviele Handlungsfelder Ihr bearbeiten wollt. Geht nicht auf Vollständigkeit, das überfordert oder langweilt unter Umständen die Gruppe. Erstellt auch keinen Themenspeicher. Wenn ein nicht bearbeitetes Handlungsfeld wichtig ist, wird es in einer nächsten Retrospektive wieder auftauchen. Die folgenden Techniken könnt Ihr allgemein oder bezüglich eines Handlungsfeldes anwenden.

„The worst we can do“

jeder schreibt auf Klebezettel, was Ihr tun könntet, um die nächste Iteration zum Desaster zu machen. Wenn alle Zettel an der Wand hängen, stellt Euch davor und diskutiert die Themen. In der nächsten Phase (Maßnahmen) wandelt die Aussagen in das Gegenteil um.

Brainwriting

jeder hat ein Blatt vor sich und schreibt auf, welche Ideen er hat. Das können Gedanken zu den Ursachen sein oder schon Lösungsideen. Nach 3 Minuten schiebt jeder sein Blatt zum Nachbarn weiter und erhält auch von seinem Nachbarn ein neues. Jeder liest sich die Gedanken des Nachbarn durch und schreibt wieder 3 Minuten lang Ideen auf. Es dürfen aber keine Ideen sein, die er schon einmal geschrieben hat. Lasst die Blätter werden so lange rotieren, bis jeder alle Blätter hatte. Im Anschluss hängt alle Blätter auf und identifiziert die besten Ideen durch Punkten. Daraus könnt Ihr Maßnahmen generieren.
  1. Decide what to do / Maßnahmen beschließen:

    Wichtig beim Beschließen der Maßnahmen ist, dass Ihr die Dinge konkret definiert habt: Was wird getan? Wer hat den Hut auf? Mit wem tut er das? Bis wann? Bei Scrum kommen diese Punkte ins Backlog. Wenn es Themen sind, die ab jetzt alle machen und auch wiederkehrend, dann schreibt sie als konkretes Commitment aller auf und überprüft in einer der nächsten Retrospektiven, wie das Team hier unterwegs ist.

Circle of Influence

Sortiert die Themen aus der Phase davor in die drei Kreise des Circles of Influence ein. Definiert Maßnahmen, die Ihr als Team auch beeinflussen könnt.

 

Circle of Influence

Circle of Influence

 

Starfish

malt einen Kreis auf die Metaplanwand und teilt ihn in fünf Tortenstücke, die Ihr folgendermaßen benennt: Start, Stop, Continue,  Do More, Do Less. Die Teammitglieder schreiben auf Klebezettel Ihre Vorschläge zu Maßnahmen auf und hängen sie in die fünf Felder. Durch Punkten könnt Ihr herausfinden, welche Maßnahmen das Team umsetzen möchte.
Starfish Technik für Retrospektiven

Die Starfish Technik für Retrospektiven

  1. Close the Retrospective/ Abschluss:

    Je nachdem, ob Du in dieser Phase konkretes Feedback einholen oder nur ein Stimmungsbild abholen willst, kannst Du Methoden wählen, in denen jeder nochmal etwas sagt, oder in denen einfach ein visuelles Stimmungsbild zur Retrospektive abgeholt wird.

Blitzlicht

Jeder sagt einen Satz, wie er die Retrospektive empfunden hat. Ihr solltet darauf bestehen, dass es wirklich bei einem Satz bleibt.

Stimmungsbild

„Wie habt Ihr unsere Retrospektive empfunden?“ Auf Kommando strecken alle gleichzeitig ihre Hand nach vorne, indem sie den Daumen als Stimmungsbarometer verwenden. Daumen hoch heißt „super“, Daumen runter „schlecht“, Daumen zur Seite „so lala“.
Wir wünschen Euch erfolgreiche Retrospektiven für Eure Zusammenarbeit. Auf Rückmeldung sind wir gespannt. Und wenn es mal herausfordernder wird, moderieren wir als berliner team natürlich auch gerne Eure Retrospektive für Euch.
Wenn Ihr tiefer in die Materie Scrum, agile Tools und agile Führung eintauchen wollt, dann stehen wir Euch mit
  • Vorträgen
  • Workshops
  • Coachings
  • Rat und Tat
  • Begleitung bei der Umstellung auf agile Führung/ agile Organisation

gern zur Seite!

Weitere Tipps für Retrospektive-Formate findet Ihr auch unter www.retromat.org

Die Autorinnen

Kassandra Knebel
Susanne Grätsch
Berliner Team