Recruiting Fehler – Warum Recruiter Fehlentscheidungen treffen – und was dagegen hilft
Fehlerquellen im Entscheidungsprozess
Wussten Sie eigentlich, dass eine personelle Fehlentscheidung Sie bis zu drei Jahresgehälter kosten kann?
In der Pape Lab Recruiting Studie 2016/ 2017 wurden 3000 Personalverantwortliche aus unterschiedlich großen Unternehmen zu den aktuellen Recruitingtrends befragt. 29% der Befragten gaben an, dass es im letzten Jahr zu personellen Fehlentscheidungen gekommen sei. Dadurch seien Kosten bis zu 100 000 € pro Fall entstanden. Dieses Problem scheint den meisten Personalverantwortlichen bekannt zu sein: 2015 wurden anlässlich einer Arbeitsmarkt- Studie von Robert Half 200 Personalmanager interviewt: 80 % davon berichteten, dass es bereits vorgekommen sei, dass ein von ihnen eingestellter Mitarbeiter die an ihn gestellten Erwartungen nicht erfüllt habe.
Personelle Fehlentscheidungen kosten Sie mehr als nur Ihr Geld.
Wenn sich nach einiger Zeit der Zusammenarbeit herausstellt, dass Mitarbeiter und Stelle nicht zusammen passen, dann sind die Kosten für eine solche Fehlentscheidung enorm hoch, denn es fallen weit mehr Kosten an, als bloß die Ausgaben für eine zweite Recruiting-Runde.
Auch Trainings und vor allem das Onboarding eines Mitarbeiters verursachen Kosten: Kollegen und Vorgesetzte erbringen im Onboarding- Prozess zusätzliche Leistungen, um den neuen Mitarbeiter einzuarbeiten und sie übernehmen weitere Arbeit, da die Stelle noch nicht voll kompetent besetzt ist. Stellt sich jedoch nach einiger Zeit heraus, dass der neue Mitarbeiter für die Stelle unpassend ist, so verursacht seine schlechtere Leistung Unruhe im Team, weil die Kollegen dauerhaft das ausgleichen müssen, was der Mitarbeiter weniger leistet. Das erzeugt Reibungsverluste im Team; die Produktivität des Teams sinkt, Projekte und Entscheidungen verzögern sich, vielleicht gibt es sogar unzufriedene Kunden. Nichtsdestotrotz erhält der Mitarbeiter sein Gehalt, gegebenenfalls sogar eine Abfindung. Und bis der nächste potentiell passende Mitarbeiter gefunden und eingearbeitet ist, vergeht viel Zeit… Sie sehen – eine personelle Fehlentscheidung bringt Ihr Unternehmen erheblich in Schwierigkeiten.
Wie schön wäre es, gleich einen passenden, kompetenten und motivierten Mitarbeiter zu finden. Aber wie?
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Warum Sie mit CV-Check und Bewerbungsgespräch keine guten Mitarbeiter finden.
Wie sucht Ihr Unternehmen eigentlich nach neuen Mitarbeitern?
Vielleicht so, wie die meisten das bisher tun? Sie stellen die vakante Position ins Netz und sammeln die eingehenden Bewerbungen bis zur Deadline. Dann werden die Bewerbungen verglichen, Bewerbungsgespräche geführt und daraufhin entschieden, wer aus der Menge der Bewerber die Stelle in Ihrem Unternehmen antritt.
- Doch was genau sind die Grundlagen für die Entscheidung sich langfristig an einen Mitarbeiter zu binden?
- Nach welchen Gesichtspunkten vergleichen Sie die Bewerbungsschreiben?
- Woran erkennen Sie, ob die Person hinter dem Bewerbungsschreiben zu Ihrem Unternehmen passt und die Anforderungen tatsächlich erfüllt?
- Können Sie mittels eines Bewerbungsgespräches zuverlässig herausfinden, ob ein Bewerber kompetent ist und seine Arbeit gut machen wird?
- Sind Sie sicher, dass Sie immer eine gute Wahl getroffen haben; dass Sie den Besten für die Stelle gefunden haben?
- Oder ist es Ihnen auch schon einmal passiert, dass ein neu eingestellter Mitarbeiter hinter den an ihn gestellten Erwartungen zurück geblieben ist?
Dann lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, wo mögliche Fehlerquellen im Entscheidungsprozess liegen können.
Warum Sie sich nicht auf den CV-Check verlassen sollten!
Vor Ihnen liegt ein riesiger Stapel Bewerbungsmappen. Ihre Aufgabe: Sie sollen herausfinden, welcher der Bewerber oder Bewerberinnen die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle erfüllt – und in Zukunft gute Arbeit für Ihr Unternehmen leisten wird. Per ABC- Verfahren trennen Sie die Spreu vom Weizen. Sie haben fehlerhafte Bewerbungen aussortiert, vielversprechende Lebensläufe für interessant befunden und versucht zwischen den Zeilen zu lesen.
Auf Stapel A liegen nun die ansprechendsten CVs (Curriculum vitae / Lebenslauf). Und bereits hier können sich die Weichen in Richtung einer Fehlentscheidung stellen: Einen guten Lebenslauf zu gestalten bedeutet leider noch nicht, dass die beruflichen Leistungen sich ebenso positiv gestalten werden. Im günstigsten Falle kann man die Aussage treffen, dass eine Kompetenz des Bewerbers eben das Bewerben an sich ist. Oft ist aber nicht einmal dies der Fall: CVs kann man heutzutage von Profis anfertigen lassen. Manchmal helfen Personalvermittler oder das Arbeitsamt den Lebenslauf zu optimieren – oder der Bewerber nutzt eine der vielen Vorlagen, die Jobportale bereit stellen. Und dann gibt es noch die Bewerber, die stets Absagen erhalten haben und so im Laufe der Zeit Ihren CV immer weiter optimiert und verschönert haben.
Und was ist mit all jenen Talenten, die überaus qualifiziert sind, eine gute Stelle in einem anderen Unternehmen inne haben und sich nur nebenbei bewerben? Oft verwenden sie wenig Zeit auf das Erstellen eines CV, so dass dieser womöglich aussortiert wird. Dabei hätten gerade diese Bewerber sämtliche Vorraussetzungen mitgebracht. Sie sehen – die Methode „Bewerbungsmappen sichten“ hat Schwachstellen: Aus den aufgelisteten Stichpunkten ist nicht ersichtlich, ob jemand die genauen Anforderungen eines Jobs erfüllen kann. Man kann nur vermuten.
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Das Job Interview und seine möglichen Fehlerquellen.
Es ist soweit: Die Bewerber, die die vielversprechendsten CVs gestaltet haben, werden nun zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen. Der Recruiter will sich im persönlichen Gespräch ein Bild machen und vergleichen, welche Soft Skills und Kompetenzen die Bewerber mitbringen. Allerdings verläuft jedes Gespräch sehr unterschiedlich, was den Vergleich letztlich schwierig macht.
Zwar hat der Personalverantwortliche eine Liste mit Fragen vor sich liegen, die er von jedem beantwortet haben möchte, jedoch ist es nicht möglich in einem lebendigen Gesprächsfluss die Fragen jeweils auf exakt die gleiche Weise zu stellen. Und so nimmt der Recruiter – ohne es zu wollen – Einfluss auf das Antwortverhalten des Interviewten. Denn wenn eine Frage jeweils unterschiedlich gestellt wird, zum Beispiel in anderem Kontext oder mit variierender Betonung, so verändert sich natürlich auch das Antwortverhalten der Befragten. Wie nun also vergleichen?
Und wie ist damit umzugehen, dass der eine Bewerber kurz und knapp antwortet – der nächste jedoch umfänglicher? Was ist besser – kurz oder lang? Und welchen Teil der Antwort ordnet der Recruiter welchen Kompetenzen oder Softskills zu? Einer oder mehreren? Und in welcher Gewichtung? Nach welchem System?
Der Einfluss des Interviewten
Ein Gespräch ist ein menschliches Miteinander, dass auf vielen Ebenen stattfindet und sich wechselseitig beeinflusst. Es ist bekannt, dass gerade die häufig relativ unbewußt ablaufenden Gesprächsebenen wie Haltung, Mimik, Stimme, Betonung, Gestik den Verlauf der Kommunikation maßgeblich mitbestimmen. Und so stellt sich auch der Interviewte auf den Personaler ein: Er beobachtet, was beim Gegenüber gut ankommt und verstärkt dieses Verhalten, um zu gefallen.
Natürlich gibt es auch „Job-Interview“-Profis. Das sind die Bewerber, die schon häufig abgelehnt wurden und durch ihre Erfahrung in Bewerbungsgesprächen ihr Auftreten sukzessive optimieren. Sie hinterlassen einen besseren Eindruck als die meisten bei ihrem ersten Interview. Aber nur weil jemand in Sachen Vorstellungsgespräch erfahrener ist heißt das nicht, dass er automatisch besser zur ausgeschriebenen Stelle passt.
Das persönliche Naturell spielt eine weitere Rolle; so ist der extrovertierte, gesellige Bewerber im Vorteil gegenüber introvertierten oder sachorientierten Kandidaten, weil er sich besser darstellen kann. Doch vielleicht haben Letztere – die eher zurückhaltenden Interviewpartner – genau die Kompetenzen, die es für die Stelle bräuchte.
Sie merken – es gibt viele äußerst menschliche Fehlerquellen im Bewerbungsgespräch, die einem anforderungsbezogenem und objektiven Vergleich im Wege stehen.
Bisher haben wir uns lediglich mit den Fallstricken bei der Gesprächsführung beschäftigt, Themen wie Entscheidungsfindung und den Faktor Sympathie wollen wir als nächstes Besprechen.
Die Entscheidungsfindung
Zurück zu unserem fiktiven Recruitingprozess. Sie haben Bewerbungsschreiben und Lebensläufe ausgewertet, haben die vielversprechendsten Kandidaten eingeladen und mit ihnen gesprochen. Sie haben einen Eindruck bekommen. Was können Sie nun vergleichen? Was sind Ihre Bewertungsgrundlagen?
In den meisten Fällen bewerten wir das Offensichtliche. Bei den uns zugesandten Unterlagen wie Bewerbungsschreiben und Lebenslauf beurteilen wir, ob die Anschreiben formal der Norm entsprechen, ob die Unterlagen vollständig sind, ob den Anforderungen der deutschen Rechtschreibung genüge getan wurde. Wir schauen, ob sich einzelne Punkte im Lebenslauf für uns interessant anhören. Und beim Bewerbungsgespräch achten wir auf die Erscheinung und das Auftreten, die Ausdrucksweise und die Art auf unsere Fragen zu reagieren.
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Eines fällt bei Beurteilung und Ranking der Kandidaten besonders ins Gewicht: Ob wir unser Gegenüber mögen und ob wir die Person mehr oder weniger leiden können als die anderen Bewerber. Sympathie ist ein grundlegender Faktor beim gerne eingesetzten“Bauchgefühl“. Zwar kann man qua Bauchgefühl Prognosen wagen, ob man sich untereinander zukünftig gut verstehen wird, allerdings wird der Blick auf die erfolgsrelevante Kompetenz des Bewerbers dadurch vernebelt. Sympathieträger und Leistungsträger sind nicht zwangsläufig die Selben. Schade eigentlich.
Es gibt noch zahlreiche weitere gut erforschte psychologische Effekte, die uns davon abhalten objektive Entscheidungen zu treffen. Da die Themen psychologische Effekte und Entscheidungsfindung sehr umfangreich sind, haben wir ihnen einen eigenem Artikel gewidmet.
Sie sehen, dass wir uns auf unsere Eindrücke – was die Kompetenz von potentiellen Mitarbeitern angeht – nicht unbedingt verlassen sollten. Das Bewerbungsgespräch ist keine gute Gelegenheit zur Kompetenzfeststellung, weil zu viele psychologische Hindernisse einer objektiven Beurteilung der Qualifikation im Wege stehen. Die Wissenschaft hat gleich mehrfach und sehr eindeutig belegt: Unser Bauchgefühl kann uns zu Entscheidungen verleiten, die objektiv suboptimal sind – und zudem der Chancengleichheit im Wege stehen – selbst wenn wir vom Gegenteil überzeugt sind.
Keine Sorge – natürlich ist unser Bauchgefühl wichtig! Es ist wichtig und richtig, wenn es darum geht zu beurteilen, ob der Kandidat menschlich in Team und Unternehmen passt. Genau in diesem Moment ist menschliches Gespür gefragt. Vorher sollte allerdings eindeutig festgestellt worden sein, dass der Bewerber auch genau die Kompetenzen mitbringt, die er braucht, um den ausgeschriebenen Job gut zu machen.
Was nun tun? Welche Alternative gibt es dazu, stapelweise Bewerbungsschreiben durch zu gehen, Bewerbungsgespräche zu führen und dann doch früher oder später eine vielleicht nicht ganz so objektive Entscheidung zu treffen? Die Antwort ist relativ simpel: Lassen Sie sich von Software dabei unterstützen, Qualifikation und Kompetenz sachlich und anforderungsbezogen zu ermitteln, bevor bei einem Treffen dann der Faktor Sympathie ins Spiel kommt.
Diese Verfahrensweise findet die kompetentesten Bewerber, sichert ihre Entscheidungen ab und spart enorm viel Arbeitszeit.
Wenn das Potential eines Kandidaten bereits ermittelt ist, dann gestaltet sich ein Bewerbungsgespräch natürlich völlig anders als bisher. Man kann sich entspannt kennenlernen, wie bei einem First Date und prüfen, ob man zueinander passen könnte.
Empfehlenswert bei einem solchen Treffen ist, dass einer der Interviewenden jemand ist, der mit dem neuen Mitarbeiter zusammenarbeiten wird (z.B. der Hiring Manager), damit ein Sympathiecheck stattfinden kann. Sind sich beide Seiten sympathisch, so erleichtert das das Onboarding und die künftige Zusammenarbeit. Auch ein Peermeeting, also ein Treffen mit gleichgestellten Kollegen ist sinnvoll. Hier können neben dem Sympathiecheck detaillierte Fachfragen des Bewerbers geklärt werden, so dass auch der Bewerber sich einen Eindruck verschaffen kann.
Und dennoch werden täglich Bewerbungsschreiben angefordert und finden täglich Bewerbungsgespräche statt. Warum? Wenn doch soviel dagegen spricht – und dass sogar wissenschaftlich belegt ist?
Zum einen scheint der alte Bewerbungsprozess kurzfristig billiger: Bei einem Recruiting-Tool fallen Anschaffungskosten an; bei Bewerbungsschreiben nicht. Die Arbeitszeit, die durch das Begutachten von hunderten von Bewerbungsmappen und unzählige Gespräche drauf geht und die Kosten einer Fehlentscheidung werden nicht mitgerechnet.
Zudem sind Recruiter meist vorhanden. Und schliesslich hat man es immer schon so gemacht.
Ein weiterer Grund ist natürlich, dass viele Unternehmen noch nicht von den bereits existierenden Möglichkeiten wissen oder Schwierigkeiten haben das richtige Tool zu finden.
Vielleicht haben sie auch schon mal nach Recruiting-Tools im Internet recherchiert und festgestellt, dass es endlos viele davon gibt. Zudem kennen Sie vielleicht nicht die Kriterien, nach denen eine solche Software aus zu wählen ist. Wir haben uns damit beschäftigt. Da dies ein weites Feld ist, haben wir dem Thema mehrere ausführliche Artikel gewidmet:
Wir haben Ihnen hier eine Liste relevanter Artikel zusammengestellt.
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