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Recruiting Fehler – Warum Recruiter Fehlentscheidungen treffen – und was dagegen hilft

Fehlerquellen im Entscheidungsprozess

Wusstest du eigentlich, dass eine personelle Fehlentscheidung dich bis zu drei Jahresgehälter kosten kann?

In der Pape Lab Recruiting Studie 2016/ 2017 wurden 3000 Personalverantwortliche aus unterschiedlich großen Unternehmen zu den aktuellen Recruitingtrends befragt. 29% der Befragten gaben an, dass es im letzten Jahr zu personellen Fehlentscheidungen gekommen sei. Dadurch seien Kosten bis zu 100 000 € pro Fall entstanden. Dieses Problem scheint den meisten Personalverantwortlichen bekannt zu sein: 2015 wurden anlässlich einer Arbeitsmarkt- Studie von Robert Half 200 Personalmanager interviewt: 80 % davon berichteten, dass es bereits vorgekommen sei, dass ein von ihnen eingestellter Mitarbeiter die an ihn gestellten Erwartungen nicht erfüllt habe.

Personelle Fehlentscheidungen kostet dich mehr als nur dein Geld.

Wenn sich nach einiger Zeit der Zusammenarbeit herausstellt, dass Mitarbeitender und Stelle nicht zusammen passen, dann sind die Kosten für eine solche Fehlentscheidung enorm hoch, denn es fallen weit mehr Kosten an, als bloß die Ausgaben für eine zweite Recruiting-Runde.

Auch Trainings und vor allem das Onboarding eines Mitarbeitendens verursachen Kosten: Kollegen und Vorgesetzte erbringen im Onboarding- Prozess zusätzliche Leistungen, um den neuen Mitarbeitenden einzuarbeiten und sie übernehmen weitere Arbeit, da die Stelle noch nicht voll kompetent besetzt ist. Stellt sich jedoch nach einiger Zeit heraus, dass der neue Mitarbeitende für die Stelle unpassend ist, so verursacht seine schlechtere Leistung Unruhe im Team, weil die Kollegen dauerhaft das ausgleichen müssen, was der Mitarbeitende weniger leistet. Das erzeugt Reibungsverluste im Team; die Produktivität des Teams sinkt, Projekte und Entscheidungen verzögern sich, vielleicht gibt es sogar unzufriedene Kunden. Nichtsdestotrotz erhält der Mitarbeitende sein Gehalt, gegebenenfalls sogar eine Abfindung. Und bis der nächste potentiell passende Mitarbeitende gefunden und eingearbeitet ist, vergeht viel Zeit… Sie sehen – eine personelle Fehlentscheidung bringt dein Unternehmen erheblich in Schwierigkeiten.

Wie schön wäre es, gleich einen passenden, kompetenten und motivierten Mitarbeitenden zu finden. Aber wie?

Was keine Fehlentscheidung ist? Ein kostenloses Erstgespräch mit uns!

Mehr Statistiken findest du bei Statista

Unternehmen bevorzugen Formularbewerbungen. Mehr zur Statistik findest du hier :https://de.statista.com/statistik/daten/studie/223909/umfrage/praeferierte-formate-der-bewerbungen-durch-unternehmen/

Warum Sie mit CV-Check und Bewerbungsgespräch keine guten Mitarbeiter finden.

Wie sucht dein Unternehmen eigentlich nach neuen Mitarbeitenden?

Vielleicht so, wie die meisten das bisher tun? Du stellst die vakante Position ins Netz und sammelst die eingehenden Bewerbungen bis zur Deadline. Dann werden die Bewerbungen verglichen, Bewerbungsgespräche geführt und daraufhin entschieden, wer aus der Menge der Bewerber die Stelle in deinem Unternehmen antritt.

Doch was genau sind die Grundlagen für die Entscheidung sich langfristig an einen Mitarbeitenden zu binden?
Nach welchen Gesichtspunkten vergleichst du die Bewerbungsschreiben?
Woran erkennst du, ob die Person hinter dem Bewerbungsschreiben zu deinem Unternehmen passt und die Anforderungen tatsächlich erfüllt?
Kannst du mittels eines Bewerbungsgespräches zuverlässig herausfinden, ob ein Bewerber kompetent ist und seine Arbeit gut machen wird?
Bist du sicher, dass du immer eine gute Wahl getroffen hast; dass du den Besten für die Stelle gefunden hast?
Oder ist es dir auch schon einmal passiert, dass ein neu eingestellter Mitarbeiter hinter den an ihn gestellten Erwartungen zurück geblieben ist?

Dann lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, wo mögliche Fehlerquellen im Entscheidungsprozess liegen können.

Warum du dich nicht auf den CV-Check verlassen solltest!

Vor dir liegt ein riesiger Stapel Bewerbungsmappen. Deine Aufgabe: Du sollst herausfinden, welcher der Bewerber oder Bewerberinnen die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle erfüllt – und in Zukunft gute Arbeit für dein Unternehmen leisten wird. Per ABC- Verfahren trennst du die Spreu vom Weizen. Du hast fehlerhafte Bewerbungen aussortiert, vielversprechende Lebensläufe für interessant befunden und versucht zwischen den Zeilen zu lesen.

Auf Stapel A liegen nun die ansprechendsten CVs (Curriculum vitae / Lebenslauf). Und bereits hier können sich die Weichen in Richtung einer Fehlentscheidung stellen: Einen guten Lebenslauf zu gestalten bedeutet leider noch nicht, dass die beruflichen Leistungen sich ebenso positiv gestalten werden. Im günstigsten Falle kann man die Aussage treffen, dass eine Kompetenz des Bewerbers eben das Bewerben an sich ist. Oft ist aber nicht einmal dies der Fall: CVs kann man heutzutage von Profis anfertigen lassen. Manchmal helfen Personalvermittler oder das Arbeitsamt den Lebenslauf zu optimieren – oder der Bewerber nutzt eine der vielen Vorlagen, die Jobportale bereit stellen. Und dann gibt es noch die Bewerber, die stets Absagen erhalten haben und so im Laufe der Zeit ihren CV immer weiter optimiert und verschönert haben.

Und was ist mit all jenen Talenten, die überaus qualifiziert sind, eine gute Stelle in einem anderen Unternehmen inne haben und sich nur nebenbei bewerben? Oft verwenden sie wenig Zeit auf das Erstellen eines CV, so dass dieser womöglich aussortiert wird. Dabei hätten gerade diese Bewerber sämtliche Vorraussetzungen mitgebracht. Du siehst – die Methode „Bewerbungsmappen sichten“ hat Schwachstellen: Aus den aufgelisteten Stichpunkten ist nicht ersichtlich, ob jemand die genauen Anforderungen eines Jobs erfüllen kann. Man kann nur vermuten.

Mehr Statistiken findest du bei Statista

Mehr Informationen zu Lügen in Lebensläufen findest du hier: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/2215/umfrage/haeufigsten-luegen-in-lebenslaeufen/

Beim berliner team müssen wir nichts beschönigen, sieh selbst!

Das Job Interview und seine möglichen Fehlerquellen.

Es ist soweit: Die Bewerber, die die vielversprechendsten CVs gestaltet haben, werden nun zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen. Der Recruiter will sich im persönlichen Gespräch ein Bild machen und vergleichen, welche Soft Skills und Kompetenzen die Bewerber mitbringen. Allerdings verläuft jedes Gespräch sehr unterschiedlich, was den Vergleich letztlich schwierig macht.

Zwar hat der Personalverantwortliche eine Liste mit Fragen vor sich liegen, die er von jedem beantwortet haben möchte, jedoch ist es nicht möglich in einem lebendigen Gesprächsfluss die Fragen jeweils auf exakt die gleiche Weise zu stellen. Und so nimmt der Recruiter – ohne es zu wollen – Einfluss auf das Antwortverhalten des Interviewten. Denn wenn eine Frage jeweils unterschiedlich gestellt wird, zum Beispiel in anderem Kontext oder mit variierender Betonung, so verändert sich natürlich auch das Antwortverhalten der Befragten. Wie nun also vergleichen?

Und wie ist damit umzugehen, dass der eine Bewerber kurz und knapp antwortet – der nächste jedoch umfänglicher? Was ist besser – kurz oder lang? Und welchen Teil der Antwort ordnet der Recruiter welchen Kompetenzen oder Softskills zu? Einer oder mehreren? Und in welcher Gewichtung? Nach welchem System?

Der Einfluss des Interviewten

Ein Gespräch ist ein menschliches Miteinander, dass auf vielen Ebenen stattfindet und sich wechselseitig beeinflusst. Es ist bekannt, dass gerade die häufig relativ unbewußt ablaufenden Gesprächsebenen wie Haltung, Mimik, Stimme, Betonung, Gestik den Verlauf der Kommunikation maßgeblich mitbestimmen. Und so stellt sich auch der Interviewte auf den Personaler ein: Er beobachtet, was beim Gegenüber gut ankommt und verstärkt dieses Verhalten, um zu gefallen.

Natürlich gibt es auch „Job-Interview“-Profis. Das sind die Bewerber, die schon häufig abgelehnt wurden und durch ihre Erfahrung in Bewerbungsgesprächen ihr Auftreten sukzessive optimieren. Sie hinterlassen einen besseren Eindruck als die meisten bei ihrem ersten Interview. Aber nur weil jemand in Sachen Vorstellungsgespräch erfahrener ist heißt das nicht, dass er automatisch besser zur ausgeschriebenen Stelle passt.

Das persönliche Naturell spielt eine weitere Rolle; so ist der extrovertierte, gesellige Bewerber im Vorteil gegenüber introvertierten oder sachorientierten Kandidaten, weil er sich besser darstellen kann. Doch vielleicht haben Letztere – die eher zurückhaltenden Interviewpartner – genau die Kompetenzen, die es für die Stelle bräuchte.

Du merkst – es gibt viele äußerst menschliche Fehlerquellen im Bewerbungsgespräch, die einem anforderungsbezogenem und objektiven Vergleich im Wege stehen.

Bisher haben wir uns lediglich mit den Fallstricken bei der Gesprächsführung beschäftigt, Themen wie Entscheidungsfindung und den Faktor Sympathie wollen wir als nächstes Besprechen.

Die Entscheidungsfindung

Zurück zu unserem fiktiven Recruitingprozess. Du hast Bewerbungsschreiben und Lebensläufe ausgewertet, hast die vielversprechendsten Kandidaten eingeladen und mit ihnen gesprochen. Du hast einen Eindruck bekommen. Was kannst du nun vergleichen? Was sind deine Bewertungsgrundlagen?

In den meisten Fällen bewerten wir das Offensichtliche. Bei den uns zugesandten Unterlagen wie Bewerbungsschreiben und Lebenslauf beurteilen wir, ob die Anschreiben formal der Norm entsprechen, ob die Unterlagen vollständig sind, ob den Anforderungen der deutschen Rechtschreibung genüge getan wurde. Wir schauen, ob sich einzelne Punkte im Lebenslauf für uns interessant anhören. Und beim Bewerbungsgespräch achten wir auf die Erscheinung und das Auftreten, die Ausdrucksweise und die Art auf unsere Fragen zu reagieren.

Mehr Infografiken findest du bei Statista

Und hier der Weg zu uns!

Recruiting Fehler Subjektivität

Faktor Sympathie

Eines fällt bei Beurteilung und Ranking der Kandidaten besonders ins Gewicht: Ob wir unser Gegenüber mögen und ob wir die Person mehr oder weniger leiden können als die anderen Bewerber. Sympathie ist ein grundlegender Faktor beim gerne eingesetzten“Bauchgefühl“. Zwar kann man quasi Bauchgefühl Prognosen wagen, ob man sich untereinander zukünftig gut verstehen wird, allerdings wird der Blick auf die erfolgsrelevante Kompetenz des Bewerbers dadurch vernebelt. Sympathieträger und Leistungsträger sind nicht zwangsläufig die Selben. Schade eigentlich.

Psychologische Effekte

Es gibt noch zahlreiche weitere gut erforschte psychologische Effekte, die uns davon abhalten objektive Entscheidungen zu treffen. Da die Themen psychologische Effekte und Entscheidungsfindung sehr umfangreich sind, haben wir ihnen einen eigenem Artikel gewidmet.

Das Bauchgefühl

Du siehst, dass wir uns auf unsere Eindrücke – was die Kompetenz von potentiellen Mitarbeitenden angeht – nicht unbedingt verlassen sollten. Das Bewerbungsgespräch ist keine gute Gelegenheit zur Kompetenzfeststellung, weil zu viele psychologische Hindernisse einer objektiven Beurteilung der Qualifikation im Wege stehen. Die Wissenschaft hat gleich mehrfach und sehr eindeutig belegt: Unser Bauchgefühl kann uns zu Entscheidungen verleiten, die objektiv suboptimal sind – und zudem der Chancengleichheit im Wege stehen – selbst wenn wir vom Gegenteil überzeugt sind.

Keine Sorge – natürlich ist unser Bauchgefühl wichtig! Es ist wichtig und richtig, wenn es darum geht zu beurteilen, ob der Kandidat menschlich in Team und Unternehmen passt. Genau in diesem Moment ist menschliches Gespür gefragt. Vorher sollte allerdings eindeutig festgestellt worden sein, dass der Bewerber auch genau die Kompetenzen mitbringt, die er braucht, um den ausgeschriebenen Job gut zu machen.

Wie du Recruiting Fehler vermeiden kannst: Objektivität

Wie du Kompetenz objektiv und anforderungsbezogen messen können

Was nun tun? Welche Alternative gibt es dazu, stapelweise Bewerbungsschreiben durch zu gehen, Bewerbungsgespräche zu führen und dann doch früher oder später eine vielleicht nicht ganz so objektive Entscheidung zu treffen? Die Antwort ist relativ simpel: Lass dich von Software dabei unterstützen, Qualifikation und Kompetenz sachlich und anforderungsbezogen zu ermitteln, bevor bei einem Treffen dann der Faktor Sympathie ins Spiel kommt.

Wie könnte ein solcher Prozess in der Praxis aussehen? –

Du fütterst eine Recruiting Software mit den genauen Anforderungen, die die Stelle mit sich bringt.
Die Software unterstützt dich dabei, mit ihrem zielgruppenspezifischen Verstärkungswunsch möglichst viele Bewerber zu erreichen.
Das Recruiting-Tool prüft online, ob der jeweilige Bewerber die nötigen Qualifikationen mitbringt.
Falls ja, interviewt es den Kandidaten online, um dessen Kompetenzen abzufragen und zu evaluieren – objektiv, immer gleich und messbar.
Das Tool liefert dir ein begründetes Ranking.
Es schickt selbstständig Absagen an die Bewerber, die ungeeignet sind.
Es gibt dir einen individuellen Interview-Leitfaden an die Hand für die Gespräche mit ausgewählten Bewerbern und unterstützt dich so bei deren Vorbereitung.
Du führst nur noch wenige, gut vorbereitete Bewerbungsgespräche – und zwar mit den kompetentesten Kandidaten – und genau dann ist dein Bauchgefühl gefragt. Du und die Kollegen, die mit dem Bewerber potentiell arbeiten werden machen einen Sympathie Check.

Diese Verfahrensweise findet die kompetentesten Bewerber, sichert deine Entscheidungen ab und spart enorm viel Arbeitszeit.

Dies ist keineswegs eine Zukunftsvision. Recruiting-Tools, die diese Fähigkeiten besitzen sind bereits im Einsatz.

First Date statt Bewerbungsgespräch

Wenn das Potential eines Kandidaten bereits ermittelt ist, dann gestaltet sich ein Bewerbungsgespräch natürlich völlig anders als bisher. Man kann sich entspannt kennenlernen, wie bei einem First Date und prüfen, ob man zueinander passen könnte.

Empfehlenswert bei einem solchen Treffen ist, dass einer der Interviewenden jemand ist, der mit dem neuen Mitarbeitenden zusammenarbeiten wird (z.B. der Hiring Manager), damit ein Sympathiecheck stattfinden kann. Sind sich beide Seiten sympathisch, so erleichtert das das Onboarding und die künftige Zusammenarbeit. Auch ein Peermeeting, also ein Treffen mit gleichgestellten Kollegen ist sinnvoll. Hier können neben dem Sympathiecheck detaillierte Fachfragen des Bewerbers geklärt werden, so dass auch der Bewerber sich einen Eindruck verschaffen kann.

Wir fassen zusammen:

Viele Unternehmen – insbesondere große Konzerne beschäftigen sich mit Chancengleichheit.
Unconcious Bias wird auch in Deutschland langsam zum Begriff.
Psychologische Effekte sind bereits so bekannt, dass man Jobsuchenden Tips gibt, wie sie sie manipulativ für sich nutzen können.
Die Medien berichten permanent darüber, dass Frauen und Menschen mit fremdländischen Namen häufig benachteiligt werden; Studien bestätigen das.
Viele Personalverantwortliche berichten von teuren Fehlentscheidungen.
Es leuchtet ein, dass in Job-Interviews gemachte Sympathie-Checks über die beruflichen Fähigkeiten eines Bewerbers nicht viel aussagen.

Wenn das so einfach ist, warum gibt es dann noch Bewerbungsschreiben und Jobinterviews?

Und dennoch werden täglich Bewerbungsschreiben angefordert und finden täglich Bewerbungsgespräche statt. Warum? Wenn doch soviel dagegen spricht – und dass sogar wissenschaftlich belegt ist?

Zum einen scheint der alte Bewerbungsprozess kurzfristig billiger: Bei einem Recruiting-Tool fallen Anschaffungskosten an; bei Bewerbungsschreiben nicht. Die Arbeitszeit, die durch das Begutachten von hunderten von Bewerbungsmappen und unzählige Gespräche drauf geht und die Kosten einer Fehlentscheidung werden nicht mitgerechnet.

Zudem sind Recruiter meist vorhanden. Und schliesslich hat man es immer schon so gemacht.

Und natürlich wollen viele Recruiter nicht von ihrer machtvollen Position beim Bewerbungsgespräch lassen. Viele von ihnen fürchten auch um ihren Job: Was tun, wenn ein Programm meinen Job übernimmt? – Das diese Sorge unnötig ist – und wie sich der Beruf des Recruiters in Zukunft verändern wird, darüber haben wir hier geschrieben: Recruiting wird digitalisiert- Auswirkungen auf die Zukunft des Recruiters.

Ein weiterer Grund ist natürlich, dass viele Unternehmen noch nicht von den bereits existierenden Möglichkeiten wissen oder Schwierigkeiten haben das richtige Tool zu finden.

Welches Tool ist das Richtige?

Vielleicht hast du auch schon mal nach Recruiting-Tools im Internet recherchiert und festgestellt, dass es endlos viele davon gibt. Zudem kennst du vielleicht nicht die Kriterien, nach denen eine solche Software aus zu wählen ist. Wir haben uns damit beschäftigt. Da dies ein weites Feld ist, haben wir dem Thema mehrere ausführliche Artikel gewidmet:

Personaldiagnostik-Tools basieren auf drei Messmethoden. Nur eine davon – die anforderungsorientierte Eignungsdiagnostik – ist brauchbar, da sie die Eignung für eine spezifische Tätigkeit tatsächlich identifiziert. Im folgenden Artikel erklären wir, wie die verschiedenen Messmethoden arbeiten: Personaldiagnostik: Wie du das richtige Tool findest.

Im Beitrag Recruiting-Tools: Wie Sie das passende Werkzeug finden geben wir Ihnen 8 Fragen an die Hand, die du stellen solltest, wenn du das Recruiting-Tool für deinen Bewerbermanagement-Prozess auswählst und stellst verschiedene Tools vor. Wir haben uns einen Überblick verschafft und die verschiedensten Recruiting Tools in der Praxis miteinander verglichen. Viele Tools decken nur Teilbereiche des Aufgabenspektrums ab. Das Recruiting-Tool, das sämtliche Anforderungen erfüllt hat, ist Lean Recruiting. Es beinhaltet sämtliche der oben genannten Funktionen. Hier haben wir es genauer beschrieben: Lean Recruiting: Den perfekten Mitarbeiter in nur 3 Wochen finden!

Auch wir können hier erste Hilfe leisten!

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