Change Management

Scrum in der Praxis – Vorteile & Nachteile von Scrum

Unser Praxisbeispiel: Die Einführung von Scrum im Unternehmen

Was lief? Was ging schief?

Wie macht sich Scrum in der Praxis? Was passiert, wenn man Scrum in seinem Unternehmen einführt?

Was sind die Vorteile, welches die Nachteile? Ist es tatsächlich die ultimative Lösung für Innovation und Motivation?

– Willkommen zu unserem zweiten Artikel zum Thema Scrum!

In unserem ersten Beitrag haben wir uns ausführlich damit beschäftigt, was Scrum ist, wozu es gut ist, wo es her kommt. Und wir haben uns angeschaut, wie es funktioniert.

Vielleicht erinnern Sie sich an unseren Kunden, Herrn M. aus unserem ersten Artikel. Herr M. führte ein mittelständisches Unternehmen Tiefbau-Bereich. Herr M. litt an Überlastung: Seine Mitarbeiter handelten wenig eigenverantwortlich; sie legten Wert darauf, dass Entscheidungen stets von ihm abgesegnet wurden. Sie erwarteten dass er Delegierte statt sich selbst Aufgaben zu suchen. Kurz: Herr M. fungierte als der väterliche Chef, der stets auf alles ein Auge haben musste. Dies jedoch hinderte ihn daran sein Unternehmen planvoll in die Zukunft zu führen, denn die Aufgaben, die die Firma weiter gebracht hätten – wie Strategie, Marketing, Recruiting – blieben auf der Strecke. Das brachte ihn kurz vor ein Burnout. Er hatte keine Lust mehr, so viel Arbeit und doch ging nichts wirklich voran. Er wußte, dass er dringend etwas ändern musste. Ein Wandel in Richtung Selbstorganisation könnte ihn womöglich entlasten. So beschloss er Scrum in seinem Unternehmen einzuführen…

Was geschah? Wie nahmen seine Mitarbeiter die Veränderungen auf? Und wie bewährte sich Scrum in der Praxis?

Scrum in der Praxis: die Vorteile

Was gut lief

Aufbruchstimmung/ Motivation im Team

Zunächst einmal war alles wie bei jeder Veränderung: auf der einen Seite gab es im Team kritische Stimmen, besonders von den Mitarbeitern, die Veränderungen gegenüber grundsätzlich eine eher ablehnende Haltung hatten. Auf der anderen Seite gab es natürlich auch Teammitglieder, die sich über die Veränderung sehr freuten. Sie sahen eine große Chance darin selbst mitentscheiden und sich selbst organisieren zu können und blickten der neuen Arbeitsweise eher neugierig entgegen. Allein die Auseinandersetzung mit diesen neuen Themen brachte ordentlich Schwung ins Team. Herr M. erlebte den Umbruch in seiner Firma als sehr positiv, denn nach all den Jahren eingefahrenen Trotts, kam nun Lebendigkeit in sein Unternehmen.

Entlastung der Führung

Schnell merkte Herr M., dass er durch diese neue Art der Organisation sehr viel mehr Freiraum gewonnen hatte und dass er sich nun stärker um eigentliche Führungsaufgaben kümmern konnte. Er fand nun die Zeit für strategische Aufgaben, konnte an der Weiterentwicklung der Firma arbeiten, das Marketing verbessern und neue Mitarbeiter einstellen und einarbeiten. Er musste seine Zeit nicht mehr damit verbringen Verantwortung zu übernehmen, Aufgaben zu verteilen und seinen Mitarbeitern hinterher zu laufen. Diese Entlastung und die Fokussierung auf Führungsaufgaben brachten ihm die Freude an seiner Arbeit zurück.

Bessere Arbeit/ zufriedenere Kunden

Nach einer Weile realisierte Herr M., dass die Ergebnisse seines Unternehmens besser wurden:

Da die Kunden ihre Meinung zum aktuellen Projektstand in relativ kurzen Abständen beisteuern konnten, gelang es, das Ergebnis und die Abläufe optimal auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden abzustimmen. Und natürlich schätzten es die Kunden sehr, mehr Mitspracherecht zu haben.

Zuvor war man diesbezüglich durchaus etwas träge gewesen und hatte oftmals auch nicht alle Informationen vorliegen, die notwendig gewesen wären und ein Projekt in eine gute Richtung zu bringen. Nach der Einführung von Scrum jedoch konnte man auf Veränderungen sehr viel schneller reagieren und hatte eine deutliche Verbesserung der Ergebnisse.

Transparenz

Durch Scrum wurden die Arbeitsprozesse transparent; man konnte plötzlich genau nachvollziehen, wer wann was gemacht hatte.

Und das hatte nicht nur positive Auswirkungen: es kam heraus, dass es Führungskräfte gab, bei denen man sich fragen musste, was sie zuvor eigentlich die ganze Zeit gemacht hatten.

Einige Führungskräfte waren in der Hierarchie weit oben und verhielten sich auch dementsprechend, jedoch leisteten sie kaum etwas. Und natürlich war es für diese Menschen wenig Anlass zur Freude, dass dies nun für alle ersichtlich war.

Alles in allem hat sich mit der Umstellung auf Scrum die Situation von Herrn M. und seinem Team deutlich verbessert. Natürlich mussten auch hier einige Klippen umschifft werden, jedoch waren Kunden, Mitarbeiter und Chef schlussendlich deutlich zufriedener.

Was könnten derlei Klippen sein?

Scrum in der Praxis: die Nachteile

Womit muss man rechnen, wenn man Scrum in seinem Unternehmen einführt?

Wenn man seine Organisation umstellt, dann passieren immer auch Dinge, die weniger angenehm sind. Oft bemerkt man erst mitten im Prozess, dass man dies unterschätzt hat. Deshalb ist es sinnvoll, sich zuvor gewahr zu werden an welchen Stellen Konflikte auftauchen können und einen Wandel sorgsam zu managen.

Veränderung macht Angst

Eine Umstellung macht vielen Menschen Angst – und zudem ist sie durchaus auch unbequem. In Herrn Ms. Unternehmen gab es zunächst viele Widerstände gegen die anstehende Veränderung. Es wurde viel diskutiert. Einige Mitarbeiter vertraten die Meinung, dass die Umstellung auf Scrum kompletter Blödsinn sei; man brauche das alles nicht, denn vorher sei schließlich alles besser gewesen. Für Herrn M. bedeutete dies konsequent handeln zu müssen: er musste die alte Arbeitsweise komplett abschaffen, indem er sie unmöglich machte.

Ein solches Vorgehen ist stets ein Balanceakt: denn zum einen ist es in einer solchen Situation nötig einen sauberen Schnitt durchzuführen und klar vorzugeben, dass nunmehr ausschließlich auf die neue Art gearbeitet wird; auf der anderen Seite muss es natürlich auch Raum geben für die Sorgen der Mitarbeiter. Es muss möglich sein, dass sie Frust ablassen und sich einmal „auskotzen“ können. Vor allem aber ist es wichtig, dass ihre Wünsche und Einwände konstruktiv in die neue Arbeitsweise integriert werden. Dafür braucht es ein professionelles Change Management.

Viele Unternehmen lassen das Change Management weg und starten die neue Methode einfach so ins Blaue hinein. Oft stellen sie dann verwundert fest, dass es nicht so leicht läuft, dass es eine hohe Unzufriedenheit gibt, dass die guten Leute von Bord gegangen sind und dass sich letztlich kein Effizienzgewinn einstellen will. Das zeigt, dass ein solcher Wandel sorgsam gemanaged werden will.

Transparenz ist unbequem

Natürlich ist es suboptimal, wenn die Linke nicht weiß was die Rechte tut. Doch auch Transparenz kann ziemlich unbequem werden.

Das war Herrn Ms. Team eingangs nicht klar. Doch als man begann mit der Sprintwand zu arbeiten, auf der sämtliche Aufgaben mit Namen des Bearbeitenden für jeden stets ersichtlich waren und man jeden Morgen im Daily Scrum hörte, wer was davon geschafft hatte, entstand ein gewisser Druck im Team. Nun war es komplett transparent, was ein Teammitglied gemacht hatte und was nicht.

Die Stimmung war nicht immer positiv und es kam zu Aussagen wie: „Xy leistet nicht genug“ oder „Es sind doch immer die selben, die sich richtig in´s Zeug legen – der Rest macht sich ´nen Lenz“. Wenn derlei Stimmungen in einem Wandel aufkommen, dann ist es sehr wichtig diesen Aufmerksamkeit zu schenken! Hier braucht es einen sehr gut geschulten Scrum Master, der in der Lage ist die Menschen im Team zu unterstützen, so dass Wohlwollen aufkommt. Letztlich sollte davon ausgegangen werden, dass alle im Team auch etwas leisten wollen.

Wenn ein Teammitglied moniert, dass jemand nicht genug leiste, so kann das zwar der Fall sein, jedoch sind solcherlei Vermutungen der Stimmung eher abträglich. Es kann etwas dran sein – oder auch nicht. Und es gilt zu bedenken, dass einige Aufgaben sich nur schleppend erledigen lassen und einfach länger dauern. Denn auch wenn vollständig transparent ist, wer wann was macht, heißt das noch nicht, dass auch ersichtlich ist, warum jemand länger braucht oder weniger leisten konnte. Dies erfordert Fingerspitzengefühl seitens des Scrum Masters.

Nicht jeder will Verantwortung übernehmen

Selbstorganisierte Arbeitsweisen gelten als positiv und motivierend. Ohne Hierarchie und klassische Führung herrscht Augenhöhe und es heißt, dass die Mitarbeiter sich in diesem Rahmen entwickeln und in ihrer Arbeit aufgehen. Viele Firmen setzen auf Selbstorganisation, um neue Mitarbeiter zu gewinnen und die Employer Effectiveness zu steigern.

Aber sind Methoden der Selbstorganisation wirklich für jeden gut?

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass Selbstorganisation durchaus nicht für jeden passt. Viele Mitarbeiter sind froh darüber, wenn man ihnen genau sagt, was sie tun sollen. Manche fühlen sich überfordert, wenn sie Entscheidungen treffen sollen – es macht ihnen Angst, sie fühlen sich damit nicht wohl. Es kann durchaus sein, dass sich eine solche Haltung nach einem Jahr der Selbstorganisation in Freude über die gewonnene Selbstständigkeit umkehrt, aber man muss auch akzeptieren, dass es Menschen gibt, denen das selbstständige Handeln einfach nicht liegt.

Das war auch in Herrn Ms. Unternehmen der Fall: einige Mitarbeiter verliessen das Unternehmen. Das war zunächst schade und natürlich war es aufwändig neue Mitarbeiter zu finden, jedoch zeigte sich im Nachhinein, dass die Mitarbeiter, die gegangen waren auch nicht zur neuen Arbeitsweise gepasst hätten.

Eine solche neue Organisationsform einzuführen ist ein wirklich großer Schritt. Es gilt die Risiken der Abwanderung abzuwägen, insbesondere in Branchen in denen gerade Personalmangel herrscht.

Manchen sind Titel wichtig

Und last but not least: Wenn Sie Ihr Unternehmen in Richtung Selbstorganisation umstellen wollen, dann bedeutet dies Hierarchien zu verflachen, Augenhöhe herzustellen und ein neues Führungsverständnis zu etablieren. Dieses neue Führungsverständnis geht weg von der klassischen Führung, die Aufgaben verteilt und deren Erledigung kontrolliert. Hier bedeutet Führung nicht mehr in der Hierarchie über den Mitarbeitern zu stehen, sondern diese zu unterstützen und eher als Service, Hilfe und „Möglich-macher“ für seine Mitarbeiter zur Verfügung zu stehen, die Führung hat nun eher eine dienende als eine delegierende Funktion.

Hier stellt sich die Frage: Was macht das mit denen, die bisher klassische Führungskräfte waren? Es kann durchaus sein, dass die Führungskraft sich entmachtet fühlt und dem Wandel deshalb wenig Positives abgewinnen kann.

In vielen Branchen, zum Beispiel der Immobilienbranche, gilt es als wichtig hochtrabende Titel auf der Visitenkarte zu haben. Um sich für potentielle Mitarbeiter attraktiv zu machen, erfindet man einfach noch einen Direktor oder ein Mitglied der Geschäftsleitung hinzu. Doch was, wenn dies plötzlich abgeschafft wird? Für Menschen, die sich von Hierarchie und Titeln angezogen fühlen, ist das natürlich nicht besonders attraktiv. Zudem gibt es ohne Hierarchien keine Möglichkeit aufzusteigen, das passt nicht in jedermanns Karrierekonzept.

Versetzen Sie sich in die Situation alteingesessener Führungskräfte bei der Einführung von Scrum: Das was Sie bisher entschieden haben, entscheidet ab jetzt das Team. Ihre Fähigkeit und Ihr Titel als Führungskraft wird einfach nicht mehr gebraucht. Vielleicht können Sie noch als Scrum Master fungieren und die Moderation des Teams übernehmen, aber als klassische Führungskraft sind Sie dafür eigentlich nicht geeignet. – Es ist kein Wunder, wenn in einer solchen Situation der eine oder andere Mitarbeiter aus der Führung das Unternehmen verlässt.

So geschah es auch in Herrn Ms. Unternehmen: Diejenigen, die sich für einen Streifen auf der Schulterklappe begeisterten, zogen von dannen.

Entscheiden Sie schon im Recruiting, wie ihr Unternehmen werden soll!

Es ist wichtig sich bereits beim Recruiting Gedanken darüber zu machen, ob Sie Mitarbeiter einstellen wollen, die Wert auf Macht und Verantwortung legen. Wollen Sie ein solches Unternehmen? Das ist eine Grundsatz-Entscheidung.

Es gibt durchaus einige Unternehmen, die gut damit fahren Führungspositionen für diejenigen zu schaffen, die sie an Bord holen wollen. Natürlich ist die Anzahl der Führungspositionen in einem Unternehmen begrenzt. In klassischen Hierarchien kann nicht jeder Führungskraft werden: je höher man kommt, desto dünner wird die Luft.

Für Menschen, die die Karriereleiter erklimmen wollen, ist es von grundlegender Wichtigkeit, dass es noch ein paar Stufen nach oben gibt.

Jedoch existiert der Weg nach oben bei Scrum oder auch anderen Selbstorganisationsformen nicht – alle sind auf der gleichen Stufe und rocken die Aufgabe gemeinsam. Dies ist eine völlig andere Unternehmenskultur. Und damit ziehen Sie natürlich auch andere Menschen an als mit einer klassisch geführten Organisation.

Es lohnt sich darüber zu reflektieren, bevor Sie neue Mitarbeiter ins Unternehmen holen.

Scrum in der Praxis: Fazit

Sie sehen, Herr M. erreichte seine Ziele – sein Team kam in Schwung und begann sich selbst zu organisieren, was es Herrn M. ermöglichte sich um die Führung des Unternehmens zu kümmern. Zudem verbesserten sich die Ergebnisse und damit die Kundenzufriedenheit.

Doch dieser Wandel ging nicht ohne Schwierigkeiten vonstatten – es gab durchaus auch schlechte Stimmung, Mitarbeiter verliessen das Unternehmen.

Für Herrn M. und sein Unternehmen jedoch hat sich dieser Change gelohnt.

Wenn auch Sie über die Einführung von Scrum in ihrem Unternehmen nachdenken, so sorgen Sie dafür, dass dieser Wandel sorgsam Schritt für Schritt gemanagt wird. Holen Sie sich erfahrene Unterstützung, denn so können Sie Hindernisse rechtzeitig identifizieren und Lösungen finden.

Sprechen Sie uns gerne an!