Change management consulting – yes or no?

Change management consulting – do you need it?

• What can change consultants help with? What can you change on your own?
• How can a change process be designed?
• What change methods are there?
• What do studies say about the effectiveness of change management?

We answer these questions in this article. And not only that…

– We also provide you with our checklist of 7 tips: What you should definitely look out for when hiring a change management consultancy. Have fun!

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Is your company facing change?

Are you also facing a change? And now the question arises: Should you book a change management consultancy or not?

And of course even more questions pop up:

• Is external change management consulting worthwhile for your company?
• How can costs and benefits be weighed up?
• In which phases is change management consulting useful for your company?
• And which parts of the Change can you manage on your own?

These are all important questions. Each of us has certainly been through a few changes in our professional lives and has therefore been able to gain experience in change processes. However, very few of us have ever been responsible for a major change process – and know how to organize it so that it is successful.

What does successful change mean?

Objectives of change management

Change management is successful when…

• there is as little resistance as possible in your team.
• your employees support the change.
• people in the company remain motivated in the long term.
• the change is implemented well, i.e. the desired goal or effect is achieved as quickly as possible and without much friction.

With all of these topics, it is important that you start right from the beginning and provide competent support throughout the change process. Because if the change process is not set up correctly, it can hinder the change and that can be really expensive.

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Change management versus project management

Leipzig, Thursday 19:30

Gregor and Hetty, 44, his wife, are sitting at the dinner table.
Gregor: “I’m already a bit nervous… The whole thing is so confusing. It involves so many departments – accounting, research and development, aftersales, supply management. Everyone has different needs. I don’t know exactly where to start.”
Hetty works in a large corporation.
Hetty: “Who should automate the processes and implement the AI? Your two-man IT department?”
“No, we have a company on hand, but they only do the technical part. It’s my job to find out exactly what we need, where the change makes sense and to involve my colleagues.”
Hetty: “What you need is change management. You won’t get very far with project management. That’s a whole lot more complex.”
“Yes, that’s true. I wonder how I should go about it. The management just said: “We’re sure that the project is in good hands with you. It’s great that you’re entrusting me with it, but I really feel a bit left alone.”
Hetty: “Of course. I mean, it’s not without its costs. It can cost a lot of money without having the effects you want. Or what if employees don’t want it and throw in the towel? Both would be very expensive for you. I would really get some support. There are consulting firms that specialize in exactly that.”
The thought of not having to take responsibility for MesureMen’s automation process all by himself takes the pressure off Gregor. Later, on the couch, he starts researching change management.

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For your research

To support your research into change management consulting, we will show you how our article is structured. This way, you can jump to the part you are most urgently looking for answers to. Our article consists of four parts that answer exactly the questions our customers ask before a change:

1. What is change management?
   Change models, change phases, studies, success factors and stumbling blocks. All the basics you need to decide whether you can manage the upcoming change on your own or whether you should book consulting services.
2. What should you look out for in a change management consultancy?
   The 7-point checklist of what you should look at before booking a consultancy. If you already know that you want to book change management consulting and want to know which factors are decisive in the selection process.
3. How can change management consulting support you?
   The 12 challenges of a change process: What to expect and where external help could be useful Change management consulting can also be called in for individual tasks. Here you can find out which ones are available and what consultants can contribute in each case.
4. How does a change management consultation with the berlin team work?
   How we understand change management and what a change process with us can look like.

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1 What is change management?

1.1. Definition of change management

Change management manages the planned transition of an organization from an actual state to a target state.

It involves major changes that stand in contrast to process optimization (improvement of individual processes) or project management (control of individual projects). In several steps, the so-called change management process, the change is implemented from planning and implementation to evaluation and continuous optimization.

Areas of application for change management consulting

For which changes change management makes sense:

• The introduction of a new computer program.
• Adaptation to changing markets or circumstances.
• The digitalization of a previously paper-based process.
• The company has bought another and the two parts of the company are to merge.
• The company wants to become more innovative.
• We need more speed and flexibility through cultural change.
• The company has to shrink because times are tough.
• A growth process should be well organized.

And of course there are plenty of other reasons for far-reaching changes.

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Managing change management alone

Leipzig, Friday 9:00 a.m.

Gregor first wants to find out exactly what he needs for his new job. He plays around to see whether, as an experienced project manager, he might not be able to manage the automation and AI implementation himself. How can change be managed with internal resources? Our article on doing change management yourself will help him:

https://www.berlinerteam.de/blog/change-manager-definition-tipps/

So what to do? Should it be handled internally or bring in consultants? After all, change consultants certainly cost a lot of money. And on top of that, it also takes time and manpower to familiarize the consultants with the special features of MesureMen. Is it even worth it? Or can’t we do it faster and cheaper ourselves? As a project manager, he takes a systematic approach. First, he wants to understand the process:

How should such a change process ideally work?

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1.2. The change process

How a change process should work.

Change processes are of course as individual as the companies and changes themselves. Nevertheless, there are regularities:

Changes have different phases that a change manager should take into account. These phases are about how people deal with change. Renowned scientists have researched the laws of change processes well. They define different theories of change, depending on the perspective from which they have approached the topic. To help you get your bearings, here is an overview of the most important change models:

15 important change management models – an overview

	Name	Model / Concept	Key message / description	Research/impact area
1	Kurt Lewin	3-phase model	Change takes place in three phases: Thawing → Changing → Freezing. Basic model of many later theories.	Social psychology, organizational psychology
2	John P. Kotter	8-step model of change	Eight steps from urgency to anchoring. Widely used. >>> Details in our article.	Business administration, leadership, change management
3	William Bridges	Transition model	Differentiation between external change vs. internal transition: end – neutral zone – new beginning.	Psychology, management consulting
4	Elisabeth Kübler-Ross	Change curve	Emotional phases: Shock, denial, resistance, acceptance.	Psychiatry, grief research
5	Jeff Hiatt	ADKAR model	Awareness, Desire, Knowledge, Ability, Reinforcement – focus on individual change.	Change management, organizational development
6	Rosabeth Moss Kanter	Ten Commandments for Change	Ten principles such as vision, timing, support.	Management Sciences, Harvard Business School
7	Daryl Conner	Commitment Curve	Shows emotional attachment in transition: from resistance to commitment.	Organizational psychology, change management
8	Peter Senge	Learning organization	Change through continuous learning and systems thinking.	Systems theory, management, education
9	Chris Argyris	Double-Loop Learning	Change by questioning basic assumptions, not just behavior.	Organizational behavior, learning research
10	Richard Beckhard	Change Formula	D × V × F > R – if the factors are strong enough, resistance is overcome.	Organizational development, change management
11	Thaler & Sunstein	Nudge theory	People change behavior through small, targeted impulses – without coercion.	Behavioral economics, public policy
12	W. Edwards Deming	PDCA cycle (Deming circle)	Plan – Do – Check – Act: continuous improvement through iterative cycles.	Quality management, lean management
13	Virginia Satir	Satir Change Model	Emotional phases: Status quo – chaos – integration – new equilibrium.	Systemic coaching, family therapy
14	McKinsey & Company	McKinsey 7-S model	Seven elements of a system: Structure, Strategy, Systems, Shared Values, Skills, Style, Staff.	Strategy consulting, organizational theory
15	John Hayes	Change Model (Hayes Model)	Six stages including diagnosis, stakeholder involvement, communication and planning.	Organizational development, management practice

https://www.berlinerteam.de/blog/change-management-kotter/

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Which Change model is the best?

“Too much theory!” says Gregor. He doesn’t have the time to complete an online course to teach MesureMen about AI-supported work. Besides, there is never one model that is the best everywhere.

He is still most concerned about the resistance of the workforce. And it’s not as if he can’t understand their concerns. Clerk Angelika, 56, can’t even send a location via WhatsApp and now artificial intelligence is racing towards her…

Angelika in a hallway conversation: “I’ll tell you one thing: I won’t be learning a new IT system until I retire! I’d rather wrap things in foam in production.” For Georg, this means orienting himself towards a model that focuses on people; this is where he sees the greatest need.

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1.3. The change curve

Change is not about achieving a goal, but about changing behavior and habits in the long term. And we all know how hard it is to stop doing what we’re used to…! Even if we are highly motivated and vow to do everything differently after New Year’s Eve – by Easter at the latest, everything is back to normal. So how difficult is it when the change is ordered and you grudgingly go along with it, but are anything but motivated?

The change curve according to Elisabeth Kübler-Ross’ model

…is admittedly not the latest model, but it does sensitize people very well to the fact that change is not only something people have to digest rationally, but above all emotionally. For managers, the change curve is an effective model for empathically guiding employees through change. The curve describes typical employee reactions to far-reaching changes. These are, for example, feelings of loss and uncertainty that arise in every change process.

The change curve at a glance

We have adapted the change curve a little to our experience and added, for example, phase 1, foreboding/worry.

Phase 1 then describes what happens in people when something suddenly changes fundamentally?

0. premonition, worry

Rumors often emerge before the first announcement of the change. People react either with concern or by waving it off. But it does something to the workforce.

1. shock / irritation The change is announced. Employees may be surprised, irritated or speechless. Motivation drops sharply as the familiar is suddenly called into question. After all, most people are creatures of habit and strive for stability.

2. denial Initially, those affected often refuse to accept the change. They ignore the effects or believe that nothing will really change. The behavior often remains unchanged at first.

3. rational acceptance The change is recognized as real – purely rationally. You realize you can’t avoid it. Emotionally, however, there is still no acceptance. Employees begin to deal with the effects.

4. resistance Emotions such as rejection, anger, fear, frustration or resignation occur. Conflicts and loss of performance can occur in this phase. Motivation is at a low point.

5 Emotional acceptance A turning point: employees begin to accept the change emotionally. An insight into the necessities coupled with a letting go of resistance opens up a new openness for the future. The first positive impulses are recognizable.

6. trial and error New behavior is tested. Mistakes and setbacks are part of the process, but so are initial successes. Self-confidence slowly grows again.

7. integration The change has arrived in everyday life. New processes, roles and attitudes are internalized. Motivation and performance increase significantly again. The desired benefits of the change can now be fully achieved.

📈 Hinweis zur Kurve: Die Kurve verläuft typischerweise mit einem starken Motivationsabfall in den Phasen Schock bis Widerstand, gefolgt von einer Erholung und einem kontinuierlichen Anstieg ab der emotionalen Akzeptanz. Die X-Achse steht für Zeit, die Y-Achse für Motivation/Engagement.

Es ist nicht möglich, diesen Verlauf abzukürzen und eine Veränderung so zu steuern, dass es keinen Widerstand und keine Lernphase gibt. Doch es ist mit einem guten Change-Management möglich, den Verlauf zu beschleunigen und so schneller zur Integration zu gelangen. 

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Unterschied Change Management und Projektmanagement

Es beruhigt Gregor ein Change Modell gefunden zu haben, dass den befürchteten Widerstand der MesureMen Mitarbeitenden aufgreift und erklärt. Ihm ist zwar noch nicht so richtig klar, wie sich eine Freundschaft zwischen Angelika und Chat GPT anstiften liesse, aber er realisiert: Der Unterschied zwischen Change Management und Projekt Management ist, dass Change Management die Begleitung von Menschen fokussiert, Projektmanagement die Umsetzung eines Planes. 

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Die Change-Phasen als Video

Wenn du ein bißchen mehr zu den Change-Phasen wissen möchtest, dann erklärt dir das Susanne in 6 Minuten in ihrem fabelhaften Video: Change Kurve: Welche Phasen durchlaufen Menschen in einem Change?

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Change Reality Check

Leipzig, Freitag 11:00 Uhr

„Naja”, sinniert Gregor nachdem er ausführlich recherchiert hat „es gibt ja schon einige Beispiele wie ein Change Prozess firmenintern hinzukriegen wäre. Wie stehen denn so die Erfolgsaussichten?” Er ist guter Dinge, will aber nicht mutmaßen – er sucht Fakten. Welche Studien zum Erfolg von Change Prozessen gibt es?

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1.4. Die Studienlage zu Change Management

Zum Thema Change ist seeehr viel geforscht worden. Wir haben dir ein paar aktuelle Studien herausgesucht, die sich damit befassen wie erfolgreich Change Prozesse oder digitale Transformationen sind und was häufige Fehler sind.

Jetzt folgt ein Abschnitt mit Zahlen, Daten, Fakten. Wenn das nicht dein Fokus ist, dann spring weiter zum nächsten Thema > Was braucht ein erfolgreicher Change?

Studien zum Erfolg von Change Prozessen

Wie erfolgreich sind Change Prozesse?

Seit Jahren wird der Misserfolgsfaktor von Transformationen mit ungefähr 70% beziffert. John Kotter erklärte 2008 in A Sense of Urgency, dass mehr als 70 % der Changes scheitern.(1) 
Mc Kinsey befragt regelmäßig Führungskräfte und Projektverantwortliche, ob die anvisierten Ergebnisse einer Transformation wirklich umgesetzt wurden; 2021 hiess es dass seit Jahren unverändert nur etwa 30 % der Veränderungen erfolgreich seien. (2)

Wir haben uns ein paar Studien angeschaut, die einen aktuellen Blick auf Erfolg und Misserfolg von Unternehmenstransformationen werfen:

1. McKinsey Global Survey 2022 

2022 meldet McKinsey etwas andere Zahlen: in seiner Global Survey zeigt McKinsey, dass 57 % der Changes zunächst als gelungen erschienen. Klingt ja erstmal gut. Aber um die Nachhaltigkeit der Transformationen war es dann nicht ganz so gut bestellt: Ein Jahr später hat er sich das Verhältnis umgekehrt – 56 % der Veränderungen haben das Jahr nicht überstanden. Und nach 3 Jahren war bei sogar 88% der Befragten vom Change nicht mehr viel übrig. (3)

2. Studie von Errida & Lotfi (2021): Change Management Success and Failure Factors: A Quantitative Literature Review

Laut der Studie von Errida & Lotfi misslingen 60 bis 70 % der Change-Projekte. Die Autoren definieren Scheitern wie folgt: Die Ziele werden nicht erreicht oder die Umsetzung funktioniert nicht wie geplant. (4)

Die von den Autoren ermittelten Gründe führen wir später auf.

3. BCG‑Analyse (Juni 2024)

Laut einer im Juni 2024 erstellten umfassenden BCG‑Analyse liefert nur ein von  vier Transformations-Programmen echten, nachhaltigen Mehrwert – das bedeutet eine Scheiterquote von 75 %. (5)

4. Der Prosci Benchmarking Report (2024)

Für den Prosci Best Practices in Change Management Benchmarking Report 2024 wurden weltweit 2600 Change Projektverantwortliche befragt, wie sie Zielerreichung, Akzeptanz und Umsetzung der Veränderungen bewerten. Der Erfolg wurde daran gemessen ob die gesetzten Ziele ganz, teilweise oder gar nicht erreicht wurden. 

Prosci ermittelte die Zielerreichung und identifizierte die Qualität des begleitenden Change Managements. Hier ergaben sich deutliche Zusammenhänge: Fast alle Changes, die gut gemanagt wurden (93%) waren erfolgreich, wohingegen 85% der Veränderungen mit schlechtem Management nicht gelangen.

Proscis Definition der Change Management Qualität: Exzellentes Change Management bedeutet, dass Veränderungen geplant, gut kommuniziert und von den Führungskräften aktiv unterstützt werden – mit klaren Zielen, Schulungen und echtem Mitnehmen der Mitarbeitenden. Schlechtes Change Management wiederum heißt: keine klare Richtung, schlechte Kommunikation und niemand fühlt sich wirklich verantwortlich. (6)

Change Management Qualität	Erfolgsquote (Zielerreichung)	Scheiterungsquote
Exzellent	93 %	7 %
Schlecht	15 %	85 %

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Digitaler Wandel

Gregor sinniert: „Klingt jetzt nicht so super. Die meisten Veränderungen gehen schief. Aber: wer weiß, was in den Unternehmen abging? Die haben sich ja vielleicht mit anderen Dingen rumgeschlagen als wir bei MesureMen. Digitalisierung und KI war da wahrscheinlich nicht das Thema. Also – was gibt´s an Studien in Sachen Digitalisierung?”

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Studien zum Erfolg digitaler Transformation

Es gibt einige Erhebungen in Sachen digitale Transformation – allerdings lassen diese vermuten, dass der digitale Wandel noch am Anfang steht.

1. Deloitte Insights – „Measuring value from digital transformation“ (2025)

Eine globale Deloitte-Befragung von ca. 1.600 Führungskräften ergab, dass knapp 70 % von ihnen die digitale Transformation als wichtigste Investition betrachten. Gleichzeitig geben etwa 75 % an, dass sie Schwierigkeiten haben, den Erfolg eines digitalen Changes messbar zu definieren – was große Zielabweichungen begünstigt. (1)

2. PwC Digital Factory Transformation Survey 2022

Laut der PwC Digital Factory Transformation Survey 2022, bei der 700 Produktionsunternehmen aus 23 Ländern befragt wurden, befinden sich 64 % der Firmen noch am Anfang ihrer digitalen Transformation, während nur 10 % ihre Changes abgeschlossen haben oder in der Endphase sind – das heißt: etwa 90 % der Transformationsvorhaben sind noch nicht erfolgreich skaliert oder noch nicht abgeschlossen.

3. McKinsey (2022): „Three new mandates for capturing a digital transformation’s full value“

Laut McKinsey erreichen die meisten Unternehmen mit ihrer digitalen Transformation nicht einmal ein Drittel von dem, was sie sich an Umsatz und Einsparungen erhofft haben. Die in der Transformation erfolgreichsten Firmen schaffen es, etwa die Hälfte des geplanten Umsatzes und 40 % der Kosteneinsparungen wirklich umzusetzen, verglichen mit 31% bzw. 25% im Durchschnitt.

Studien zu Fehlern im Change: Weshalb Change Prozesse so häufig scheitern

Was sind die Gründe dafür, dass so viele Change Projekte gegen die Wand fahren? Welche Fehler haben die Unternehmen bei der Gestaltung des Change Vorhabens gemacht. Was also solltest du bei eurem Change tunlichst vermeiden? Auch damit haben sich Studien befasst.

1. McKinsey-Studie Losing from Day One: Why even successful transformations fall short (2021)

Laut einer McKinsey-Analyse (2021) schlagen Change-Projekte fast zu 100 % fehl, wenn Frontline-Mitarbeitende und ihr Management nicht eingebunden werden – nur 3 % solcher Vorhaben gelingen. Durch fehlende Kommunikation mit den Mitarbeitenden (zu Beginn und im Verlauf der Transformation)  entstehen Unsicherheit und Widerstand. Weiterhin wird angeführt, dass Zielsetzung und Planung oft zu Beginn schon unklar sind – die Organisation versteht nicht genau, wohin man eigentlich steuert. Genauso fatal sind unklare Rollenverteilungen und inkonsistente Umsetzung. (1) 

2. Errida & Lotfi (2021):

Errida & Lotfi kommen auf ganz ähnliche Ergebnisse. Als Hauptgründe für das Scheitern von Change-Projekten identifizierten sie (2):

1. Fehlende klare und kommunizierte Vision und Strategie – Wenn Mitarbeitende nicht wissen, wohin die Reise geht oder warum die Veränderung wichtig ist, fehlt Motivation und Orientierung.
2. Mangelnde Einbindung der Stakeholder – Stakeholder wurden nicht frühzeitig einbezogen oder nicht ernst genommen, was zu Ablehnung oder Passivität führt.
3. Unzureichende Kommunikation & fehlende Transparenz– Ohne regelmäßige, offene Kommunikation entsteht Unsicherheit – Gerüchte, Missverständnisse und Frustration folgen.
4. Widerstände der Mitarbeitenden – Viele Veränderungsvorhaben scheitern, weil Betroffene sich übergangen fühlen oder Angst vor Kontrollverlust und Neuem haben.
5. Keine Anpassung der Kultur und Führungsstruktur an den Wandel – Organisationen versuchen, Neues mit alten Denkweisen umzusetzen – das führt zu Reibung, Blockaden und Ineffektivität.

3. Der Prosci Benchmarking Report 2024 (aktualisiert 2025) 

Wie wir weiter oben schon gelesen haben, hat Prosci die Qualität des Change-Managements als zentralen Erfolgsfaktor ermittelt. Entscheidend für erfolgreiche Veränderungen sind laut Prosci unter anderem 

• Aktives, sichtbares Sponsoring durch Führungskräfte hebt die Erfolgswahrscheinlichkeit von 27 % auf 79 %,
• Klar ausgerichtete Strategie & Kultur,
• Agile Methoden als Verstärkung,
• und die Messung von Compliance und Performance – 76 % der messenden Initiativen erzielen ihre Ziele, gegenüber nur 24 % bei Nicht-Messung.

Fehlende Verstärkung, inaktive Sponsoren und nicht angepasste Kulturen bleiben nach wie vor entscheidende Stolpersteine

Studie zu Fehlern in der Digitalen Transformation

Der Vollständigkeit halber hier noch ein Blick darauf, was digitale Transformationen vom Erfolg abhält.

1. PwC Digital Factory Transformation Survey 2022 (deutsch)Laut der PwC Digital Factory Transformation Survey 2022 stehen fast zwei Drittel der Unternehmen noch am Anfang ihrer digitalen Reise – und typische Stolpersteine sind klar identifiziert: Fehlende organisatorische Unterstützung und starre Hierarchien stehen dem Wandel im Weg. Viele Unternehmen setzen nicht auf Skalierbarkeit von Anfang an, investieren zu wenig (unter 3 % des Umsatzes), schaffen keine solide digitale Infrastruktur und ignorieren notwendige Anpassungen in Struktur und Flexibilität. Gleichzeitig führen Widerstände und starre Betriebsmodelle dazu, dass digitale Initiativen häufig nicht über Pilotstadien hinauskommen. (1)

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Was braucht ein erfolgreicher Change?

Gregor sitzt mit Linda aus der HR Abteilung in der Kaffeeküche. Er erzählt ihr von der Entscheidung des Top Managements bei MesureMen KI einzuführen: „Ich mache mir jetzt seit Wochen Gedanken, wie wir das am besten hinkriegen.” Linda merkt, dass Gregor sich sorgt. Sie fragt: „Und was hast du rausgefunden?“ Verdossen antwortet er: „Naja – dass die meisten Changes nicht funktionieren, weil alle die selben Fehler machen. Also zumindest steht das in den ganzen Studien.“ Linda nickt bedächtig und nimmt einen Schluck aus ihrer Teetasse. „Ich denke es wäre konstruktiver darauf zu schauen, was funktioniert. Da wollen wir ja hin.“ „Da hast du auch wieder recht,” murmelt Gregor.

Was also braucht es? Worauf kommt es an, damit eine Transformation gelingen kann?

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1.5. Erfolgsfaktoren für gelungenes Change Management

Die Umsetzung von Veränderungen in Unternehmen ist kein Selbstläufer – das haben die Studien gezeigt. Und sie haben klare Hinweise gegeben, was Change Projekte erfolgreich macht. Wir fassen zusammen:

1. Klare Vision und nachvollziehbare Ziele

Dein Change braucht Orientierung. Das sind nicht nur messbare Ziele. Es braucht auch eine Vision. Diese sollten die Führungskräfte per „Change Story” vermitteln. Wenn deine Mitarbeitenden das „Warum“ kennen, können sie das „Wie“ besser mittragen.

2. Mitarbeitende aktiv einbinden

Veränderungen scheitern oft am Widerstand der Menschen. Also solltest du deine Mitarbeitenden frühzeitig einbeziehen. Du solltest sie nicht nur informieren, sondern aktiv beteiligen. Wenn Menschen das Gefühl haben, Teil des Prozesses zu sein, steigt die Akzeptanz deutlich – und aus Widerstand wird Motivation.

3. Führungskräfte als Vorbilder

Ihr als Führungskräfte habt im Change-Prozess eine Schlüsselfunktion als Multiplikatoren. Veränderungen gelingen nur, wenn euer Top-Management die neuen, gewünschten Verhaltensweisen vorlebt, glaubwürdig kommuniziert und sichtbar hinter dem Wandel steht. 

4. Transparente und kontinuierliche Kommunikation

Gute Kommunikation ist ein strategisches Werkzeug. Veränderungen erzeugen Unsicherheit – und die kannst du nur durch offene, regelmäßige und klare Kommunikation abbauen. Wenn du Ziele, Fortschritte und auch Hindernisse ehrlich ansprichst, schaffst du Vertrauen.

5. Strukturierter Change-Management-Ansatz

Spontaner Aktionismus reicht nicht aus. Erfolg braucht strukturierte Methoden: definierte Rollen, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Feedbackschleifen. Laut Prosci sind Projekte mit einem systematischen Change-Ansatz bis zu siebenmal erfolgreicher als solche ohne. Solche Frameworks sorgen für Stabilität.

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„Prima – jetzt weiß ich was es braucht, aber nicht wie es geht!”, denkt sich Gregor „Das kann ja heiter werden. – Wenn mehr als die Hälfte der Changes gegen die Wand fahren, dann ist die Wahrscheinlichkeit, dass das bei mir als Rookie genauso läuft ziemlich hoch.” Und das können sich weder Gregor noch sein Unternehmen leisten. Change Management Beratung aber schon. 

Also – was genau könnte bei der Umsetzung besser laufen, wenn Unternehmensberater so eine Transformation begleiten würden?

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Aufgabe	Herausforderungen im Change	Vorteile Change Management Beratung
Fahrplan im Wandel	Change-Prozesse verlaufen häufig chaotisch oder reaktiv: Es fehlen klare Ziele, Prioritäten, Verantwortlichkeiten. Die Folgen: Verwirrung, ineffizienter Ressourceneinsatz, Frustration.	Klarer Fahrplan für Analyse, Planung, Umsetzung. Wandel wird zielgerichtet, planbar und nachvollziehbar. Gezieltes Steuern und Begleiten durch bewährte Methoden und Werkzeuge. Wichtig besonders bei komplexen Veränderungen.
Risikominimierung	Kritische Risikofaktoren bleiben unerkannt oder werden unterschätzt. Die Folgen: Projektabbrüche, finanzielle Verluste, massive interne Spannungen.	Frühzeitige Identifikation potenzieller Widerstände, Konflikte und Risiken. Entwicklung von Maßnahmen, um Risiken aktiv zu managen oder zu vermeiden. Minimiert Risiko von Scheitern oder Verzögerung.
Mitarbeiterbeteiligung	Ohne sinnvolle Beteiligung der betroffenen Kollegen entstehen Misstrauen, Widerstand oder passives Abwarten. Mitarbeitende fühlen sich übergangen oder verunsichert, was den Wandel erheblich verlangsamen oder ganz zum Scheitern bringen kann.	Ein zentrales Element erfolgreicher Veränderung ist die gezielte Einbindung der Mitarbeitenden. Change Management Beratung unterstützt bei der Entwicklung erfolgreicher Kommunikations- und Beteiligungsstrategien. Dadurch steigt die Akzeptanz für Veränderungen, und Betroffene werden zu Beteiligten gemacht.
Erhöhte Umsetzungsgeschwindigkeit	Unvorbereitete Organisationen verlieren häufig viel Zeit mit Planungsfehlern, Umwegen oder Kommunikationsproblemen. Oder mit dem Widerstand der Betroffenen. Der Wandel zieht sich unnötig in die Länge und verliert an Wirkungskraft.	Mit professioneller Unterstützung lassen sich Maßnahmen effizient planen und umsetzen. Change Management Berater sorgen für klare Zuständigkeiten, optimierte Zeitpläne, Abbau von Widerständen und passende Werkzeuge. Dadurch werden unnötige Verzögerungen vermieden.
Externe Perspektive	Ohne externe Perspektive verharrt das Unternehmen oft in alten Denkmustern. Wichtige Probleme bleiben unentdeckt oder werden schöngeredet, was die Wirksamkeit der Veränderung deutlich reduziert.	Ein externer Blick ermöglicht es, eingefahrene Muster zu erkennen und neue Lösungswege zu finden. Change Management Berater bringen frische Impulse, Branchenvergleiche und objektive Analysen ein. Dies verhindert blinde Flecken.
Aufbau von Veränderungskompetenz	Ohne Veränderungskompetenz bleibt das Unternehmen langfristig abhängig von Einzelpersonen oder improvisierten Lösungen. Zukünftige Veränderungsprojekte scheitern oft am fehlenden Know-how.	Neben der direkten Umsetzung unterstützt Change Management Beratung auch dabei, interne Veränderungskompetenz aufzubauen. Teams und Führungskräfte lernen, wie sie künftige Veränderungen selbst erfolgreich gestalten können. So wird der Wandel nachhaltig verankert.
Messbare Ergebnisse	Ohne definierte Messgrößen bleibt unklar, ob der Wandel überhaupt erfolgreich war. Es fehlt die Basis für fundierte Entscheidungen und rechtzeitige Korrekturen.	Change Management Berater helfen dabei, klare Ziele und Erfolgskennzahlen (KPIs) zu definieren. Dies ermöglicht eine zielgerichtete Steuerung und spätere Bewertung des Change-Prozesses. Transparente Fortschrittsmessung fördert Vertrauen und Motivation.
Individuelle Lösungen	Standardlösungen ohne Anpassung führen oft zu Widerstand oder Ignoranz. Die Veränderung wird als „von außen aufgezwungen“ wahrgenommen und greift an der Realität vorbei.	Change Management Beratung berücksichtigt die spezifische Unternehmenskultur, mitsamt Strukturen und Herausforderungen. Lösungen werden maßgeschneidert entwickelt, sind somit an die Realität des Unternehmens angepasst und werden eher akzeptiert. Das erhöht die Wirksamkeit und Nachhaltigkeit des Wandels.
Reduzierung von Reibungsverlusten	Fehlt Koordination, dann arbeiten Teams aneinander vorbei oder doppeln sich. Missverständnisse und ineffiziente Abläufe bremsen den Fortschritt erheblich.	Change Beratung sorgt für bessere Abstimmung zwischen Abteilungen, Hierarchieebenen und Projektbeteiligten. Prozesse werden synchronisiert, Verantwortlichkeiten klar geregelt. So wird Reibung reduziert und die Energie auf das Wesentliche gelenkt.
Nachhaltiger Wandel	Ohne gezielte Maßnahmen zur Verstetigung kehren Mitarbeitende oft rasch zu alten Mustern zurück. Der Change verpufft, und das Vertrauen in zukünftige Veränderungsinitiativen sinkt.	Veränderung ist nur dann erfolgreich, wenn sie dauerhaft Wirkung entfaltet. Change Beratung unterstützt dabei, neue Prozesse, Verhaltensweisen und Denkweisen im Alltag zu verankern. So bleibt die Veränderung über das Projekt hinaus bestehen.

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Welche Change Beratung passt am besten?

Leipzig, Montag, 9:00 Uhr

Gregor war am Wochenende mit Hetty in der Natur wandern. Dabei ist ihm klargeworden: Er will kein Risiko eingehen. Ohne externe Perspektive und ohne Change-Erfahrung steht die KI-Einführung auf wackligen Füssen. Er entscheidet Change Management Berater einzubinden. Seine Recherche-Ergebnisse hat er für das Top-Management zusammengefasst. Seine Argumentation dem Managementteam gegenüber ist schlüssig. Sie geben Budget für eine Change Beratung frei. 

Georg fällt ein Stein vom Herzen. Er muss für das komplexe Thema keine selbstgemachten Lösungen aus dem Hut zaubern, sondern kann sich mit seinen Fragen an erfahrene Change Management Berater wenden. In welchen konkreten Bereichen er die Change Consultants einbinden möchte, ist ihm noch nicht so ganz klar. Dafür braucht er erstmal einen Überblick, wie die KI-Einführung in seinem Unternehmen ausgerollt werden könnte. Und schon bei diesem ersten Schritt könnten ihm Berater*innen helfen. Aber die müssen erstmal gefunden werden…

Abends empfiehlt Hetty ihm zwei Unternehmensberatungen mit denen sie im Konzern schon gut zusammengearbeitet haben. Es sind zwei sehr große namhafte Consulting Unternehmen. Aber irgendwie passen die nicht so richtig zu MesureMen.

Im Netz stösst Georg auf wahnsinnig viele unterschiedlich aussehende Webseiten. Die einen im farbig-kreativen Agenturstil, die anderen in nüchternem grau-blau. 

Worauf soll er denn überhaupt achten bei der Auswahl von Change Management Beratungen? 

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Video: Mit Change Management die Digitalisierung meistern – Tipps, Praxisbeispiele & Erfolgsfaktoren 

In nur 9:16 Minuten erzählen Susanne und Oliver wie du Change Management nutzen kannst, um eure Digitalisierung auf´s Gleis zu stellen. Lohnt sich!

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2. Checkliste: Worauf du bei einer Change Management Beratung achten solltest

Du hast dich entschlossen den Change in deiner Organisation von einem Beratungsunternehmen begleiten zu lassen? 

Jetzt stellt sich die Frage, nach welchen Kriterien wählst du aus, mit welchen Change Beratern ihr am besten zusammenarbeitet. Google listet endlos viele Change Management Beratungen auf, alle sehen soweit professionell aus. Aber das reicht natürlich nicht, um zu erkennen, ob ein Beratungsunternehmen die Kompetenzen für euren Change mitbringt. Das kommt darauf an, bei was in eurem Change Prozess ihr Unterstützung braucht. Und selbstverständlich sollte die Unternehmensberatung zu eurem Unternehmen beziehungsweise den Menschen darin passen.

Was sind also die Faktoren, um die Begleitung durch eine Change Management Beratung zu bewerten?

Wir haben unsere Kunden gefragt, was rückblickend das Wichtigste in der Zusammenarbeit mit Change Management Consultants gewesen ist:

1. Deep Dive und individuelle Lösungen

Bietet die Beratungsgesellschaft eine Lösung von der Stange oder hören sie erst einmal genau zu?

So gut ein Change Modell auch klingen mag, so namhaft sein Autor auch ist – das bedeutet nicht, dass es in deiner Branche, in eurer speziellen Situation auch angewendet werden sollte. Es braucht individuelle Lösungen! Und um diese zu finden müssen die Berater*innen einen so genannten Deep Dive machen: Dein Unternehmen kennenlernen, sich Informationen beschaffen, mit den Menschen im Unternehmen sprechen. Nur so können Change Berater sicherstellen, dass ihr Ansatz auch tatsächlich zur aktuellen Situation und zu den Herausforderungen in eurem Unternehmen passt.

Unser Change-Berater Tipp: 

Woran du merkst, dass ein Change Beratungsunternehmen professionell arbeitet: Wie viel Zeit nehmen sie sich dafür, erst einmal zu verstehen, was in eurem Unternehmen wirklich los ist? Stellen sie viele Fragen? – Das ist ein gutes Zeichen, denn dann wollen sie genau verstehen.

2. Kollaboration

Wissen die Berater alles besser? Oder arbeiten sie mit den Menschen in deinem Unternehmen zusammen?

Du und dein Team, ihr kennt euer Unternehmen am besten! Auch wenn die Berater sich perfekt eingearbeitet haben – die Experten für eure Firma seid ihr. Change Berater steuern ihre Expertise im Bereich Change bei: Fachwissen, Erfahrungen mit den unterschiedlichsten Herausforderungen, funktionierende Ideen aus der Praxis. Um die besten Lösungen für euer Unternehmen zu finden, braucht es die Kollaboration von Menschen aus deinem Unternehmen und Beratern. 

Unser Change-Berater Tipp: 

Stimmt miteinander ab, was für euer Unternehmen die besten Ergebnisse darstellt, arbeitet eng zusammen! Denn sowohl Berater als auch Mitarbeitende alleine werden nur zweitbeste Lösungen finden!

3. Atmosphäre im Miteinander

Wie fühlt es sich an mit den Menschen aus dem Beratungsunternehmen zusammen zu arbeiten? 

Du kennst das aus allen möglichen anderen Kontexten: wenn es zwischenmenschlich funktioniert, dann läuft die Zusammenarbeit einfach besser. Und da gibt es die unterschiedlichsten Bedürfnisse. Also besprecht untereinander, ob die Kultur des Consulting Unternehmens zu eurer Unternehmenskultur passt. Fühlt es sich ein bisschen steif und freudlos an? Oder vielleicht ein bisschen zu locker und flapsig? Braucht ihr professionelle Distanz, bevorzugt siezen und respektvoll höflichen Umgang? Oder lieber das kollegiale du?

Wir als berliner team matchen am besten mit Menschen, die auch Lust haben auf ein freundschaftliches Zusammenspiel auf Augenhöhe. Siezen und Nadelstreifen sind nicht so unser Ding.

Unser Change-Berater Tipp: 

Damit ihr das passende Change Management Beratungsunternehmen findet, definiert zuvor gemeinsam, was ihr braucht damit ihr euch in der Zusammenarbeit miteinander wohl fühlt!

4. Hilfe zur Selbsthilfe

Könnt ihr wählen, wo ihr wieviel Change Unterstützung haben möchtet?

Hilft euch die Change Management Beratung dabei, dass ihr Teile des Changes selbst übernehmen könnt? Oder geht nur all in? 

Selbstverständlich könnt ihr den gesamten Change Prozess von Beratern betreuen lassen, die euch komplett den Rücken frei halten. In vielen Fällen ist das die beste Lösung. Eine weitere Option, die ein Beratungsunternehmen anbieten sollte ist, euch fit zu machen Dinge selbst zu übernehmen. Spätestens zum Ausklang eines Change Prozesses ist es sinnvoll die weitere Verantwortung ins Unternehmen zu geben.

Einer unserer Change-erfahrenen Kunden bucht bei anstehenden Changes einen Workshop für das Managementteam bei uns. Die Führungskräfte rollen die Themen dann mit ihren Teams alleine aus, weitere Beratung wird nicht gebraucht. Auf diese Weise hat sich das Unternehmen weiter entwickelt und hat über die Jahre immer weniger Beratungs-Bedarf. Doof für uns, cool für den Kunden 🙂

Es gibt Unternehmens-Transformationen bei denen kein Ende vorgesehen ist, zum Beispiel Transformationen der Unternehmenskultur. Kultur wandelt sich ständig. Weil sich auch die externen Gegebenheiten und Bedarfe immer weiter verändern ist es wichtig, dass eine Unternehmenskultur sich daran anpassen kann. Einen permanenten Kulturwandel extern gestalten zu lassen ist teuer. Sinnvoller ist es hier, das Unternehmen fit zu machen, den Kulturwandel zu integrieren und intern weiter zu begleiten, zum Beispiel durch ein Transformations-Team.

Unsere Erfahrung:

Wir haben oft erlebt, dass wir einen Change oder Kulturwandel begleitet haben und nach anderthalb Jahren immer seltener gerufen wurden. Weil das interne Change-Team ab da übernommen hat. Am Anfang haben wir als Berater Sicherheit gegeben, das Transformations-Team fit gemacht, unsere Erfahrung eingebracht und den Prozess aufgesetzt. Wenn wir dann nach zwei Jahren nachgefragt haben, durften wir feststellen, dass das Transformations-Team sich regelmäßig trifft und ein super Prozess aufrechterhalten wurde.

Unser Change-Berater Tipp: 

Fragt euch: Was braucht ihr? Und wie könnt ihr diesen Change und zukünftige Veränderungen sukzessive selbst in die Hand nehmen?

5. Unterstützung bei der Umsetzung des Change

Welche Leistungen bietet die Change Management Beratung an? 

Viele Beratungsgesellschaften analysieren sehr gründlich, betrachten jedweden Prozess und legen dann eine 400-seitige Analyse mit Lösungsansätzen auf den Tisch. Das war´s. Damit, wie ihr das in die Tat umsetzt, steht ihr dann trotzdem alleine da. Das, was einen Change zur Herausforderung macht, ist die Menschen mitzunehmen und dafür zu sorgen, dass die neuen Prozesse in deren Alltag dauerhaft gelebt werden. Und genau dabei braucht es erfahrungsgemäß Begleitung.

Unser Change-Berater Tipp: 

Besprecht mit dem Beratungsunternehmen: Wie weit geht die Umsetzungsbegleitung? Unterstützen die Berater auch bei dem Weg, den euer Unternehmen zu gehen hat?

6. Rollenklärung

Wer übernimmt wofür die Verantwortung?

Zu Beginn eines gemeinsamen Change Prozesses ist es essentiell, dass ihr klärt, welche Bereiche und Aufgaben die Change Management Beratung übernimmt und welche euer Unternehmen intern bearbeitet. 

Welche Bereiche können auch von Mitarbeitenden übernommen werden?

• Ein Sponsor, der den Change Prozess repräsentiert. Dieser bietet Rückendeckung, motiviert und kommuniziert das Why.
• Operative Unterstützung für die Organisation im Change, die auch als Treiber für den gesamten Prozess fungiert.
• Bei größeren Veränderungsprozessen braucht es Botschafter, die den Kontakt zu den Mitarbeitenden halten und auch mal den einen oder anderen Workshop moderieren.

Unser Change-Berater Tipp:

Besprecht gleich zu Anfang mit den Beratern wer wofür die Verantwortung übernimmt!

7. Größe und Backoffice

Hat die Unternehmensberatung genug Manpower, um euren Change Prozess gut zu stemmen? 

Betreibt nur eine Person die Beratung, dann kann es Engpässe geben durch Krankheit oder zeitliche Konflikte mit anderen Aufträgen. Und es ist auch eine Frage der Erreichbarkeit: Gibt es ein Office, dass Fragen und Wünsche handelt und für deren Beantwortung sorgt? Wen könnt ihr erreichen, wenn die Berater*innen alle im Job sind? Und was ist in einem Notfall?

Idealerweise hat das Beratungs-Unternehmen ein paar mehr Berater*innen, die ähnlich ticken und ein Backoffice.

Unser Change-Berater Tipp:

Prüft, ob die Größe der Change Management Beratung zur Größe eures Unternehmens und zu euren Anforderungen passt! 

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Gregor nutzt diese Tipps, um mehrere Unternehmensberatungen anzufragen. Er hat eine Auswahl von sechs Consulting Unternehmen mit denen er sich eine Zusammenarbeit grundsätzlich vorstellen kann. Nachdem er mit allen gesprochen hat, wählt er die passende Change Management Beratung aus. Und der Change geht an den Start…!

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Video: Change Management als Schlüssel für die digitale Transformation – KI erfolgreich einführen

Oliver erzählt in 10:13 Minuten, was uns bei der Einführung von künstlicher Intelligenz in Unternehmen schon so alles begegnet ist….

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3. Wobei kann Change Management Beratung unterstützen? 

Natürlich kann eine Change Management Beratung einen gesamten Change Prozess von vorne bis hinten begleiten. Keine Frage. 

Was viele nicht wissen ist, dass du auch auf Teilstrecken oder für einzelne Aufgaben die Unterstützung durch externe Change Manager in Anspruch nehmen kannst. Was also kommt bei einem Change auf euch zu und bei welchen Herausforderungen könnte externe Hilfe nützlich sein? 

1. Sicherheit geben

In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Erfahrungen und Kompetenzen in Sachen Change Management. Gerade wenn du schon länger in Beruf und Unternehmen bist, hast du vielleicht schon ein paar Change Prozesse erlebt oder sogar begleitet. Und trotzdem gibt es oft Unsicherheiten, denn so viele Changes hat man dann doch nicht begleitet und schliesslich ist es ja auch eine große Verantwortung.

Hier kann dir ein Beratungsunternehmen als Sparrings-Partner zur Verfügung stehen und bei Unsicherheiten und kritischen Themen Sicherheit geben. Situationen und Inhalte, die für die Menschen in deinem Unternehmen einzigartig sind, haben Change Berater*innen schon zehn- oder zwanzigmal behandelt und wissen, was zu tun ist. Hier lässt sich auf jahrelange Erfahrung zurückgreifen. Und auch wenn Situationen auftauchen, die so noch nie passiert sind, hast du erfahrene, souveräne Berater*innen an deiner Seite mit denen du alles durchdiskutieren und gemeinsam Lösungen für besonders knifflige Herausforderungen finden kannst.

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Fragen zu Change

„Ganz genau!” seufzt Gregor „Wir brauchen Sicherheit.” Die Sorge den Change zu verpatzen, weil er keine Ahnung von Change hat und deshalb experimentell vorgehen müsste, hat ihn unglaublich gestresst. Vor der Entscheidung Change Management Berater zu engagieren, hat er oft bis spät nachts recherchiert und sich Kopf- und Rückenschmerzen eingehandelt. Das alles nur für die Erkenntnis, dass die Expertise die es für einen großen Change braucht, sich nicht in ein paar Wochen im Netz zusammen googeln lässt. Klar, Gregor hat viele Ideen, aber eben auch viele Fragen. Und für verlässliche Antworten sind Fachwissen und Erfahrung nötig. 

Gregor entscheidet den Weg gemeinsam mit uns, dem berliner team, zu gehen. Wir haben zuvor mehrere Kennenlern-Gespräche geführt, in denen Gregor das Change-Vorhaben seines Unternehmens geschildert hat. Jetzt sitzt Gregor bei uns in Berlin im Büro und präsentiert einen mehrseitigen Fragenkatalog. In ein paar Stunden unter Zuhilfenahme von mehreren Litern Kaffee kommt Licht in Gregors Fragen-Dschungel. Gregor atmet erleichtert auf, weil er nicht mehr alles alleine schultern muss.

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2. Den Change-Prozess planen

Wenn du einen Change Prozess aufsetzen willst, dann ergeben sich automatisch viele Fragen:

• Was machst du zuerst?
• Welche Rollen und Verantwortlichkeiten braucht es? 
• Wie bindest du die Mitarbeitenden ein?
• Und wie kommunizierst du? 
• Und was sind die Schritte in so einem Prozess? 
• Wie verändert die Lösung unter Umständen die Abläufe und Dynamiken im Unternehmen? 
• Wie gehst du  mit den möglicherweise entstehenden Widerständen um? 
• Wie sorgst du dafür, dass die Menschen auch lernen, was sie lernen sollen? 
• Und wie sorgst du dafür, dass sie es hinterher auch wirklich umsetzen? 
• Was machst du wann und wie?

Es hilft den Change Prozess für das Vorhaben in deinem Unternehmen zu strukturieren und in eine gute Reihenfolge zu bringen, so dass auch nichts vergessen wird. Unterstützung durch Change Berater ist dabei sinnvoll, da diese schon viele Change Prozesse begleitet haben. Sie wissen, wie ein Change in Fluss kommt und wo es Stromschnellen geben könnte. So passen sie den anstehenden Change genau an die Gegebenheiten in deinem Unternehmen an. 

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Den Change Prozess skizzieren

Leipzig. Ein Monat später. 

Diesmal sind wir bei MessureMen in Leipzig zu Besuch. Linda aus der HR-Abteilung hat sich dazu gesellt. Sie möchte den Change unterstützen. Gregor serviert uns Kaffee. Wir gehen den gesamten Change Prozess durch und skizzieren welche Herausforderungen es geben wird und wie wir diese lösen können:

1. Wer steht als Sponsor aus dem Top Management zur Verfügung? 
2. Wie nehmen wir die Führungskräfte an Bord?
3. Wie informieren und sensibilisieren wir die Mitarbeitenden und bringen ihnen das WHY für den Wandel näher? 
4. Wie machen wir möglichst niedrigschwellige Angebote für das Thema KI, so dass die Mitarbeitenden Lust bekommen, ein bißchen auszuprobieren ?
5. Wie sorgen wir dafür, dass beim Ausprobieren nicht allzu viel kaputt geht? Wie können wir beispielsweise absichern, dass keine Informationen ins Netz gelangen, die MesureMen da nicht haben will?
6. Wie finden wir die passenden Cases als Prototypen für den Wandel?
7. Wie kommen wir zu konkreten Maßnahmen, die die Menschen in den Abteilungen auch wirklich umsetzen wollen?
8. Wie gestalten wir die einzelnen Projekte, wer ist an Bord, in welchen Rollen und Verantwortlichkeiten?
9. Wie findet die Kommunikation an die Mitarbeitenden so statt, dass sie keine Angst haben, ihren Job zu verlieren?
10. Wie sorgen wir dafür, dass die Mitarbeitenden mitmachen und die anstehende Veränderung als leicht empfinden?
11. Und wie binden wir sie ein? Wo können sie mitgestalten und wo werden eher Entscheidungen von oben getroffen?

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3. Den Management-Workshop moderieren

Zu Beginn eines Change Prozesses empfiehlt sich ein Kickoff-Workshop für das Management.

Warum? Die Führung hat großen Einfluss auf die Mitarbeitenden. Deshalb sollte das Management den kommenden Change zunächst miteinander abstimmen. Schließlich sollte jeder Wissen, wer welche Verantwortlichkeiten hat, wie Entscheidungen getroffen werden. Aber nicht nur das: erst wenn die Führung an Bord ist, Commitment zeigt und im Alltag umsetzt, lassen sich auch die Mitarbeitenden begeistern. Denn warum sollten sie sich für eine Veränderung einsetzen, wenn die Führungsebene nicht dahinter steht?

Nun taucht natürlich die Frage auf: wer sollte den Management-Workshop moderieren? Sicherlich finden sich in deinem Unternehmen viele Menschen, die eine Moderation gut übernehmen könnten. Nichts desto trotz empfehlen wir, dass externe Change Berater diese Rolle übernehmen, denn sie werden dem Thema neutral, unabhängig und frei von Emotionen begegnen. Wenn man selbst voll im Thema ist, sich engagiert und auch vom Change betroffen ist, dann ist man nicht die richtige Person, um objektiv zu moderieren. Hier bist du mit einer Change Management Beratung besser dran, weil sie nicht im Inhalt steckt, sondern im Prozess. 

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Das Management vom Change begeistern

Gregor und Linda laden die Führungsmannschaft ein. Wir diskutieren das Thema KI. In unserem Workshop identifizieren wir auf spielerische Art und Weise, welche Themen relevant sind und auch welche die Führungskräfte gerne mal ausprobieren möchte. Und siehe da  – neben für die Firma essentiellen Themen kommt viel Neugier zutage, was sich sonst noch alles mit KI anstellen lässt. Diese Motivation nutzen wir, um die Erfahrungen mit KI positiv zu gestalten. 

Zusammen mit Mesut aus der IT gestalten wir eine Sandbox, also einen sicheren digitalen Rahmen, eine Spielwiese auf der alle ausprobieren können ohne dass etwas dabei zu Schaden kommen kann.

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4. Die Change Story formulieren

Wie teilst du deinen Mitarbeitenden mit, dass sich etwas ändern wird? Veränderung ist nie leicht, sie macht Angst und das kann für erheblichen Widerstand sorgen. Und davon möchtest du so wenig wie möglich. Im Gegenteil: du möchtest, dass die Menschen im Unternehmen überzeugt und sogar begeistert sind, dass Veränderung ins Haus steht. Es ist essentiell, dass deine Mitarbeitenden den Sinn und die Notwendigkeit des Changes verstehen. Wie kommunizierst du das? 

Hier braucht es die so genannte Change Story: Statt bloß Zahlen, Daten, Fakten herunter zu beten, ist motivierendes Storytelling von Nöten, das die Hintergründe des Change erläutert. Dabei ist es egal, ob die Ankündigung des Change in einem kleinen Team-Meeting, im Town-Hall- Meeting mit 100 Leuten oder in einer virtuellen Konferenz mit 5000 Teilnehmenden stattfindet. Fragen, die du dir stellen solltest: 

• Wie verpackst du die Story? 
• Was sagst du? 
• Was sagst du nicht? 
• Wie viel Transparenz soll sein? 
• Was behältst du besser noch für dich?

Auch hier können dir Change Berater gute Dienste leisten, denn sie brauchen nicht erst stapelweise Bücher über Storytelling lesen, sondern wissen was zu tun ist.

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Kommunikation planen

Die Change Story schreiben Gregor und Linda gemeinsam. Wir haben mit ihnen besprochen worauf es dabei ankommt und sie leisten ganze Arbeit. Im Ping Pong Verfahren lassen sie uns an ihren Fortschritten teil haben. Es soll erzählt werden, wie sich Kundenbedürfnisse und Wettbewerb verändert haben, was zu der Entscheidung geführt hat, einige Prozesse mit KI zu automatisieren. Der Sinn und die Vision sollen deutlich werden, die nächsten Schritte  transparent gemacht werden. Auch die Sorgen der Kolleg*innen sollen offen angesprochen, teilweise entkräftet, teilweise aber auch ernst reflektiert werden. Die Mitarbeitenden sollen um Unterstützung gebeten werden. Die Story ist innerhalb kurzer Zeit geschrieben, nun muss sie nur noch erzählt werden. Zeit für den Kick-off!

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5. Den Kick-off gestalten

Wie startest du einen Change Prozess? 

Zum Auftakt des Changes gibt es eine Kick-off-Veranstaltung mit dem Ziel Verständnis und Motivation unter den Mitarbeitenden zu schaffen. Wenn deine Kolleg*innen aus dem Kick-off kommen und denken: „Ja, ich verstehe, warum wir das brauchen. Meine Fragen sind beantwortet. – Ich bin dabei!” dann ist dieses Ziel erreicht. Der Kick-off sollte die passende Form haben, je nachdem ob er virtuell oder in Präsenz stattfindet und um welche Teamgröße es geht.

Wie kannst du einen Kick-off gestalten? Und wie stimmst du den Kick-off auf die Gegebenheiten deines Unternehmens ab? 

Bei der Gestaltung der Auftaktveranstaltung kann dir eine Change Management Beratung mit ihrer Erfahrung beistehen. Sie kann mit dir den Kick-off so aufsetzen, dass deine Mitarbeitenden abgeholt und transparent informiert werden. Und dass sie Antworten auf ihre Fragen bekommen. 

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6. Die Mitarbeitenden einbinden

Der Kick-off ist vorbei. Jetzt wissen alle Bescheid. Wie geht´s jetzt weiter? 

Wie bewegst du die Menschen zum Mitmachen? Natürlich kannst du bei einer Belegschaft von 800 Leuten nicht jeden Einzelnen so intensiv einbinden wie die Mitglieder eines 10er-Teams. Und trotzdem brauchst du eine Möglichkeit, alle Menschen zu beteiligen, die etwas verändern sollen.

Gruppendynamik bei Veränderungen

Bei Veränderungen sind 10 – 20 % der Betroffenen sofort Feuer und Flamme und wollen loslegen. Wiederum 10 – 20 % sind sogenannte „Bewahrer” – also Menschen, die wollen, dass alles so bleibt wie es ist. Und was du auch tust, diese Haltung des Widerstandes gegen Veränderung geben sie nicht so einfach auf. Und dann sind da natürlich noch die 60 – 80 % der Menschen, die weniger schnell eine Entscheidung für oder gegen eine Veränderung treffen. Man nennt sie die „fence sitter“, englisch für „die, die auf dem Zaun sitzen”. – Die fence sitter verharren in der Mitte und beobachten, was auf beiden Seiten des Zaunes vonstatten geht. Also: welche Folgen es für sie hat sich für oder gegen die Veränderung zu positionieren. Was lohnt sich für sie mehr – Veränderung oder Widerstand? Und so hat die Mehrheit ein wachsames Auge darauf, welche Konsequenzen auf die Handlungen der Motivierten und die Bremsversuche der Bewahrer folgen.

Was also kannst du tun, damit sich die schweigende, abwartende Mehrheit dafür entscheidet, sich den motivierten Veränderungs-Begeisterten anzuschliessen?

• Wie bindest du die Mannschaft ein? 
• Welche Formate kannst du nutzen? 
• Was funktioniert gut, ohne dass der Aufwand zu groß wird?
• Wie kommunizierst du das? 
• Mit welchen Schnittstellen arbeitest du bei großen Gruppen? 

Ein Beratungsunternehmen kann dir an dieser Stelle helfen, die richtigen Formate zu finden, so dass die Menschen in deinem Unternehmen ins Mitmachen kommen.

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7. Change Kommunikation 

Wenn der Change erst einmal angelaufen ist, dann ist es wichtig im Gespräch darüber zu bleiben. Denn sonst gerät er schnell ins Abseits und tröpfelt im Hintergrund aus. Die Herausforderung an dieser Stelle im Change-Prozess ist: 

Wie und wo kommunizierst du den Change so, dass er deine Mitarbeitenden motiviert?

• Welche Art von Kommunikation funktioniert in deinem Unternehmen gut? Ist es das Intranet? Sind es Teams Channel? Sind es vielleicht Videos? Ist es die persönliche Ansprache?
• Wie sorgst du dafür, dass Botschafter*innen oder die Führungsmannschaft den Change auch richtig kommunizieren?
• Welche Formate gibt es? 
• Was wird kommuniziert? 
• Wie häufig wird kommuniziert?

Hier braucht es jemanden, der weiß welche Kanäle zu welcher Zeit womit bespielt werden sollten. Change Management Berater haben Erfahrung damit, wie du die richtigen Kommunikations-Maßnahmen aufsetzen kannst.

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8. Die richtige Führung im Veränderungsprozess

Führungskräfte sind Vorbilder. Mit ihnen steht und fällt ein Change-Prozess. 

Nicht nur, weil die Führung Ressourcen bereitstellen muss, sondern weil ein Change erst gelingen kann, wenn alle an einem Strang ziehen und die Führungsmannschaft hinter dem Change-Vorhaben steht. Oft jedoch ist das Gegenteil der Fall und Führung und Change Team wetteifern um Ressourcen und Entscheidungen. Wenn darum gerungen wird, wer das Sagen hat, dann kann es schwierig werden. Hier ist ein Blick von außen ratsam.

Auch die Führung muss sich häufig verändern. So kann beispielsweise ein Change zu flachen Hierarchien nicht stattfinden, wenn Führungskräfte weiterhin per Command and Control führen. Denn wie soll ein Wandel in Fluss kommen, wenn die Führung an Altem festhält? Auch hier ist es empfehlenswert externe Unterstützung an Bord zu holen.

Dazu kommen weitere Fragen: Wie können Führungskräfte den Wandel mit gestalten? Welche Tools und Formate gibt?

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Das Führungsteam

MesureMens Führungskräfte bleiben am Ball. Wir haben sie auf ihre Rolle und Verantwortung vorbereitet. Gemeinsam haben wir eine Strategie entwickelt, wie sie ihre Mitarbeitenden unterstützen können, die Veränderung positiv zu betrachten; was sie kommunizieren sollten und was besser nicht. Auch den Umgang mit Widerständen haben wir besprochen.

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9. Umgang mit Widerständen

Widerstände sind in einem Change so sicher wie das Amen in der Kirche. Mitarbeitende finden Gründe warum die Veränderung doof ist, warum sie gerade jetzt so gar nicht passt, warum sie unmöglich so durchgeführt werden kann, wie das die Führung sich vorstellt und so weiter. 

Wie kannst du damit umgehen? Wie findest du heraus welche Widerstände gerechtfertigt sind? Denn es wäre fatal valide Einwände vom Tisch zu fegen. Natürlich können Widerstände auch ein Ausdruck davon sein, dass Menschen sich nicht beteiligt oder gehört fühlen. Wie kannst du das auseinanderhalten? Welche Themen solltest du inhaltlich einbinden? Welche Themen kannst du so behandeln, dass die Menschen sich verstanden fühlen und trotzdem mitmachen?

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10. Lösungsfindung 

Ein Beratungsunternehmen kann bei der Lösungsfindung die eigene Erfahrung einbringen. Auch wenn es Inhalte, Produkte und Branchen gibt mit denen Change Berater bisher nicht gearbeitet haben, so lassen sich doch viele Erfahrungen übertragen. Das können Themen sein wie Organisationsstruktur, Vorgehensweise bei der Strategie, Unternehmenskultur und Kulturwandel. Durch die Synergie der Erfahrungen, die ein Consulting- Unternehmen mitbringt und der inhaltlichen Kompetenz eures Unternehmens lassen sich die besten Lösungen finden.

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11. Arbeit abnehmen

Und ja – ein weiterer Punkt an dem Change Berater dich und dein Unternehmen unterstützen können: sie können euch Arbeit abnehmen. Zum Beispiel Präsentationen erstellen, das Kick-off moderieren, einen Workshop durchführen oder einen Maßnahmen-Plan ausarbeiten.

Je nachdem, was dein Unternehmen selbst übernehmen will und kann. Denn oft ist die Kompetenz im Unternehmen vorhanden, aber niemand hat die Zeit sie zu übernehmen.

12. Verbindlichkeit herstellen

Die Führung ist verantwortlich Maßnahmen zu tracken und nachzuhalten und tut dies in den meisten Fällen. Doch auch eine Change Management Beratung kann das von außen übernehmen. Dazu braucht es die Rückendeckung der höchsten Führungsebene in der Organisation. Allen im Unternehmen sollte bekannt sein, dass der Change Berater das Mandat dafür hat. Das kann deinem Unternehmen eine Menge Arbeit sparen. Erst wenn sich herausstellen sollte, dass die Mitarbeitenden oder Führungskräfte nicht mitspielen und ihre ToDos einfach nicht abarbeiten, müsste das Top Management ran, um Konsequenzen folgen zu lassen. Denn das kann eine Change Beratung nicht..  

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4. Wie die Change Management Beratung des berliner teams abläuft

Mittlerweile dürften wir dir alle Fragen beantwortet haben, die aufkommen, wenn ein Change bei euch in´s Haus steht. Und falls du noch etwas wissen möchtest, dann kontaktiere uns oder schreib uns in die Kommentare.

Eine Frage haben wir noch nicht behandelt: Wie eine Zusammenarbeit mit uns aussehen könnte.

Erstmal Kennenlernen: kostenlos und unverbindlich

Das Wichtigste zuerst: Ein Kennenlernen ist immer kostenlos und unverbindlich! Es ist dafür da, dass wir alle einen Eindruck voneinander kriegen und schauen, ob wir potentiell miteinander arbeiten könnten.

Wie läuft so ein Erstgespräch mit uns ab?

Wir treffen uns so wie es für euch am besten passt: live oder online. Im Gespräch fragen wir viel und hören euch gut zu. Denn wir wollen euer Unternehmen und eure aktuelle Herausforderung verstehen. Jedes Unternehmen ist anders. Unser Job ist es, einen Überblick über eure Situation, Ziele und Schwierigkeiten zu gewinnen und dazu passende Lösungen zu entwickeln. Und zwar mit euch zusammen, denn ihr kennt euer Unternehmen am besten.

Wenn eure Situation komplexer ist – kein Problem. Dann werden aus einem Erstgespräch auch mal drei oder fünf Erstgespräche, um einige Themen genauer zu beleuchten. Und erst dann, wenn wir alle den Eindruck haben „Das passt!”, erstellen wir ein Angebot.

Unser Versprechen

Egal, ob eine Zusammenarbeit daraus entsteht oder nicht. Wir versprechen: Ihr lernt im Erstgespräch nicht nur uns, sondern euer eigenes Unternehmen besser kennen!

Warum Change Management Beratung mit dem berliner team?

Wir beraten wie unter Freunden: wir sprechen Klartext, immer wohlwollend und zielorientiert. Augenhöhe ist uns wichtig. Und bei aller Bescheidenheit: wir machen das schon über 25 Jahre. Dabei bleiben wir flexibel und veränderungsbereit, damit wir immer auf dem neuesten Stand sind. Und das geben wir an unsere Kunden weiter.

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5. Lektüre zum Thema Change Management Beratung

Unsere Beiträge rund ums Thema Change Management Beratung

Artikel zu Change Management Beratung

https://www.berlinerteam.de/blog/change-manager-definition-tipps/

https://www.berlinerteam.de/blog/change-transformation-unterschied/

https://www.berlinerteam.de/blog/change-management-kotter/

https://www.berlinerteam.de/blog/transformation-kommunizieren-wie-du-deine-mitarbeitenden-begeisterst/

Videos zu Change Management Beratung

KI erfolgreich einführen – Change Management als Schlüssel für die digitale Transformation

Mit Change Management die Digitalisierung meistern – Tipps, Praxisbeispiele & Erfolgsfaktoren

Change Management: Wie begeistere ich Mitarbeiter für einen Change?

Podcasts zu Change Management Beratung

#17 KI erfolgreich einführen – Change Management als Schlüssel für die digitale Transformation

#18 Mit Change Management die Digitalisierung meistern – Tipps, Praxisbeispiele & Erfolgsfaktoren

#11 Change vs. Transformation: Die Unterschiede

Quellen:

Quellen zu Studien zum Erfolg von Change Prozessen

Bild: CEB HR change readiness survey https://pwchangetoolkit.wordpress.com/wp-content/uploads/2021/05/ceb_open_source_change_full_study-2-1.pdf

1. John Kotter, A Sense of Urgency 2008 https://www.kotterinc.com/bookshelf/a-sense-of-urgency/
2. Mc Kinsey 2021„Losing from Day One: Why even successful transformations fall short” (7. Dezember 2021): „The 30 percent success rate hasn’t budged after many years of research, and we now know that even successful transformations still leave value on the table.” https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/successful-transformations
3. McKinsey Global Implementation Survey 2022 https://www.mckinsey.com/capabilities/implementation/our-insights/how-to-implement-transformations-for-long-term-impact
4. Errida & Lotfi, 2021, Zeitschrift: Journal of Entrepreneurship and Innovation in Emerging Economies “Change failure rates remain high, ranging from 60 to 70 percent.” (Errida & Lotfi, 2021). Change Management Success and Failure Factors: A Quantitative Literature Review. Journal of Entrepreneurship and Innovation in Emerging Economies, 7(2). DOI: 10.1177/18479790211016273
5. BCG, How CEOs Can Beat the Transformation Odds, „A new BCG global analysis shows that only 1 in 4 transformations deliver value‑creating, enduring change. A 75 % failure rate is sobering for any CEO mulling a transformation path.“ https://www.bcg.com/publications/2024/how-ceos-can-beat-the-transformation-odds
6. Prosci Benchmarking Report „Prosci research reveals that projects with effective change management met or exceeded objectives 93% of the time, compared to just 15% for projects with poor change management.“ https://www.prosci.com/blog/change-management-principles

Quellen zu Studien zum Erfolg digitaler Transformation: 

1. Deloitte Insights – „Measuring value from digital transformation“ (2025) „Our new research drives this paradox home: nearly 70 % of global respondents agree digital transformation is the single most important investment they can make … however, three out of four also struggle to define what success is.“ https://www.deloitte.com/global/en/issues/digital/maximizing-value-using-digital-transformation-kpis.html
2. PwC Digital Factory Transformation Survey 2022 https://www.pwc.de/en/strategy-organisation-processes-systems/operations/digital-factory-transformation-survey-2022.html Hier kann man sich die PwC Präsentation anschauen: https://de.slideshare.net/slideshow/pwc-digital-transformation-industry-4-0-survey/272391722
3. McKinsey (15. Juni 2022): „Three new mandates for capturing a digital transformation’s full value“ „Most organizations achieve less than one-third of the impact they expected from recent digital investments.“ „At top economic performers… respondents report capturing a median of 50 percent of the full revenue benefits… compared with a median of 31 percent across all respondents—and 40 percent of the maximum cost benefit, compared with 25 percent across all respondents.“https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/three-new-mandates-for-capturing-a-digital-transformations-full-value

Quellen zu Fehlern im Change: Weshalb Change Prozesse so häufig scheitern

1. Mc Kinsey 2021„Losing from Day One: Why even successful transformations fall short” (7. Dezember 2021): „Many transformations lose significant value in the target‑setting and planning phases … nearly one‑quarter of value loss occurs during the target‑setting phase“, „Successful transformations require visibly engaged C‑suite leaders who communicate clearly … clear definitions of roles and responsibilities … transformation might well be doomed.“, „Among respondents whose companies’ transformations failed to engage line managers and frontline employees, only 3 percent report success.“, „Two‑thirds of respondents at these organizations say they provide regular access to information on the transformation’s progress, compared with … 28 percent of those with failed transformations.“, „Respondents reporting success estimate … realized only 67 percent of the maximum financial benefits … all other companies … captured an average of only 37 percent of the potential benefit.“https://www.mckinsey.com/capabilities/people-and-organizational-performance/our-insights/successful-transformations
2. Errida & Lotfi (2021)„Der Erfolg oder Misserfolg von Change-Initiativen hängt in hohem Maße von der Akzeptanz der Stakeholder, der Klarheit der Vision und Strategie sowie der Fähigkeit zur Kommunikation und Umsetzung ab.“ Übersetzung. (Errida & Lotfi, 2021, S. 10) DOI-Link zur Originalveröffentlichung: https://doi.org/10.1177/18479790211016273
3. Best Practices in Change Management – 12th Edition,  Prosci, veröffentlicht Oktober 2024, aktualisiert Mai 2025, „In fact, our research shows that projects with extremely ineffective sponsors were only 27 % likely to meet their objectives as compared to 79 % with extremely effective sponsors – a nearly threefold increase in the likelihood of success.“ „Of those who measured compliance of overall performance, 76 % met or exceeded project objectives. In contrast, only 24 % of the respondents who did not measure compliance and overall performance met or exceeded objectives.“ https://www.prosci.com/blog/change-management-best-practices https://www.prosci.com/blog/metrics-for-measuring-change-managementhttps://www.prosci.com/blog/how-to-change-company-culture

Quellen zu Fehlern in der Digitalen Transformation

Datengrundlage zum Bild: Mc Kinsey, Wie der Wandel Wirklichkeit wird, von Onno Boer, Raphael Buck, Patrick Guggenberger und Patrick Simon: https://www.mckinsey.com/~/media/mckinsey/locations/europe%20and%20middle%20east/deutschland/branchen/konsumguter%20handel/akzente/ausgaben%202019/akzente_3_19_58_transformation.pdf

1. PwC Digital Factory Transformation Survey 2022 (deutsch)https://www.pwc.de/de/content/0f96ea9c-992c-4ba7-8c4d-b4637cf81d9f/pwc-digital-factory-transformation-survey-2022.pdfhttps://de.slideshare.net/slideshow/pwc-digital-transformation-industry-4-0-survey/272391722